(کنترل بودجه، الزامی برای پیشرفت سازمان ها) موضوع این مقاله بوده و ما در این مطلب سعی داریم به اهمیت داشتن کنترل بودجه در روند کار سازمان ها بپردازیم.
شما با مطالعه این مقاله می توانید اطلاعات کاملی در مورد کنترل بودجه به دست آورید. هر سازمان یا شرکتی در نهایت باید در مورد کنترل بودجه مطالبی کامل کاربردی را بداند. ما در این مقاله سعی کرده ایم تمامی مطالب مفید در این راستا را برای شما بازگو کنیم.
از جمله پرسش هایی که بعد از خواندن این مطلب می توانید بر آن ها اشراف داشته باشید عبارت اند از:
کنترل بودجه چیست؟
چه عواملی بر کنترل بودجه می توانند اثرگذار باشند؟
هدف گذاری در کنترل بودجه چه ضرورتی دارد؟
نگاهی کلی به برنامه ریزی بودجه ؟
پلن های دوره ای در برنامه ریزی بودجه چیست؟
تداوم در برنامه ریزی و بودجه چه اهمیتی دارد؟
همچنین شما می توانید تمامی پرسش های اصلی خود را در مورد فعالیت های شرکت مفید در لینک های ذیل جستجو کنید.
خدمات حسابرسی
خدمات حسابداری
خدمات مدیریتی
خدمات مالیاتی و مشاوره قانونی
خدمات حقوقی
خدمات آموزشی
مقدمه ای بر مقاله کنترل بودجه :
همانطور که در شماره های قبلی سری مقاله های شرکت مفید گفتیم: حسابرسی دارای وجوه مختلفی بوده و باید از زوایای زیادی آن را بررسی کرد تا بتوان به طور کامل از هر گونه خطا یا عدم شفافیت در سازمان ها جلوگیری کرد. یکی از بزرگترین و مهم ترین الزامات هر سازمانی کنترل بودجه است. کنترل بودجه تا حد زیادی می تواند توسط حسابرسان داخلی و البته حسابداران انجام شود.
کنترل بودجه یعنی اولین سنگ بنای پیشرفت:
شاید بتوان گفت: اولین و مهم ترین بخش در هر سازمانی بعد از راه اندازی و مشخص شدن شرکا و کارمندان آن بخش تقسیم بودجه و کنترل آن است.
سازمان هایی که می توانند برای سرمایه اولیه خود به درستی برنامه ریزی کرده و بر اساس آن حرکت کنند به طور معمول موفق ترین سازمان ها هستند. اما چگونه باید بوجه را کنترل و هدف گذاری کنیم؟
هدف گذاری و رسیدن به آن:
هر سازمانی به طور حتم برنامه های طولانی و البته کوتاه مدتی دارد. برای رسیدن به هر کدام از موارد گفته شده در نهایت باید مبالغی را در نظر گرفته و برای آن ها هزینه کند. اما کدام سازمان یا شرکت ها در این امر موفق تر هستند.
بی شک هر سازمانی باید به فکر بهره برداری از سرمایه های اولیه خود باشد اما در این میان نکته ای نهفته است که اهمیت زیادی دارد. اکثر سازمان های موفق می توانند دقیقاً به اندازه هدف گذاری های خود پیشرفت کنند و در هیچ زمانی هم کم بود مالی برای رسیدن به هدف های بعدی ندارند. این روند تنها در صورتی امکان پذیر است که سازمان بتواند دقیقاً به میزان تخمین زده شده بودجه برای هر هدفی در نظر بگیرد.
این روند اما کاری ساده نیست. تنظیم یک بودجه مناسب و البته کاربردی نیاز به دو بخش اصلی دارد. اول تخمین زدن بودجه مورد نیاز برای کار که باید به وسیله جمعی از افراد متخصص و مدیران ارشد انجام شود و بخش دوم نظارت بر خرج این بودجه است.
نکته: متن نوشته شده شکلی کامل تر از ویدیوی قرار داده شده در انتهای مقاله است که به صورت کاملاً تشریحی آماده و تدوین شده است.
نگاهی به برنامه ریزی بودجه :
اگر چنانچه می خواهید مطالب داخل ویدیو را به صورت مکتوب و سرفصل گذاری شده مطالعه کنید این متن آماده خواندن شما بوده ولی اگر تمایل به دیدن ویدیو دارید به پایان مقاله مراجعه کرده و در آن جا ویدیوی مورد نظر را مشاهده کنید.
بودجه یکی از مباحث مهمی است که در تمامی سازمانها و شرکتها به آن باید بهصورت کامل و اصولی پرداخت در نظر گرفتن بودجه مناسب برای کارها و صرف آن بهصورت اقتصادی میتواند هر سازمانی را با هر فعالیتی که دارد به تکامل رسانده و از خطر احتمال بر شکستگی مصون نگه دارد.
این مبحث یکی از دروس تدریس شده در حوزه حسابداری برای غیر حسابداران است افرادی که تمایل به مباحث بررسی کنترل بودجه و مطالب این حوزه دارند میتوانند از این مطلب به شکلی مفید استفاده کرده و آن را در روند کاری خود بکار ببرند.
دلایل اصلی برای کنترل بودجه:
دلیل اصلی آن که تصمیم گرفتیم این ویدئوی آموزشی را بهصورت متن و با سرفصلهایی مشخص هم در این مقاله قرار دهیم علاقه برخی از افراد به مطالعه بوده است بسیاری از افراد تمایل ندارند ویدئوهای آموزشی را ببینند و ترجیح میدهند مطلب را بهصورت مکتوب خوانده و از سرفصلهای آن آگاه شوند بههمین دلیل تصمیم گرفتیم که بهصورت کامل این ویدئو را بهصورت مکتوب درآورده و آن را با سرفصلهای ارائهشده در ویدئو به متن تبدیل کنیم تا شاید بتوانیم برای افراد علاقهمند به این حوزه ویدئوی آموزشی فوق را سرفصل بندی کرده و آماده کنیم به امید آنکه بتوانیم افراد علاقهمند به حوزه حسابداری و حسابرسی را با موضوع و مبحث بودجهبندی و کنترل آن بیشتر آشنا کنیم با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
اهمیت بودجه در سازمانها و شرکتهای خصوصی و دولتی:
بهطور حتم برای پیشرفت هر سازمان و شرکتی نیاز است که از بودجه بهدرستی استفاده شود خرج کردن منابع مالی نیاز بهدقت و ظرافت دارد اگر یک سازمان بخواهد به اهداف خود در کوتاهمدت یا بلندمدت برسد بهطور حتم باید نگاه ویژهای به خرج کردن بودجه خود داشته باشد در غیر این صورت نمیتواند به اهداف کوتاه یا بلندمدت خود در زمانی مناسب دسترسی پیدا کند از طرف دیگر بررسی و کنترل بودجه میتواند بر روند کیفی کار سازمانها و ادارات دولتی و خصوصی هم تأثیری مستقیم داشته باشد به گونهای که کنترل بودجه میتواند شما را از احتمال ورشکستگی در شرایط سخت و بحرانی کار هم دور کند.
پس شاید بتوان گفت اولین و مهمترین بخش در مدیریت یک سازمان و یا شرکت میتواند کنترل و بررسی بودجه باشد.
برنامهریزی و کنترل:
در بررسی برنامهریزی و کنترل دو عامل بسیار مهم هستند اولی کشیدن نقشه و استراتژیهایی که بتوانیم به خواستههای کاری خود در زمانبندیهای مشخص برسیم و اما دومی کنترل آنهاست که از بخش اول هم میتواند گاهی مهمتر باشد. اما کنترل به چه معناست در طی روند کارهایی که انجام میگیرد باید دقت عمل داشته باشید که آیا برنامهریزیهایی که شده در زمان مناسب، موقعیت درست، و با بودجهای در نظر گرفتهشده انجام میشود یا خیر?
پس برنامهریزی و کنترل تشکیلشده از استراتژیهایی که برای رسیدن به اهداف خود در نظر میگیریم و بخش کنترل درحقیقت نظارت بر این روندها است, که آیا در زمان, مکان و شرایط در نظر گرفتهشده این اهداف محقق میشوند یا خیر?
مزایای بودجهریزی چیست:
با این کار شما باعث ایجاد برنامهریزی کلی در سازمان میشوید درحقیقت زمانیکه شما برای کاری بودجهریزی میکنید در حال نظم دادن و اطلاعرسانی به دیگر بخشها هم هستید تا با شما برای رسیدن به آن هدف هماهنگ باشند.
مشخص شدن اهداف برای بخشهای مختلف :
زمانیکه بودجهریزی در سازمانی انجام میشود به معنی آن است که مدیریت اصلی یا هیئت مدیران اصلی تصمیم دارند تا کاری مشخص را برای میزان مبلغی مشخص انجام دهند. مشخص کردن بودجه یا همان برنامهریزی بودجه موجب میشود تا هر بخش سازمان کار خود را بهدرستی و برای هدفی مشخص و جزئی انجام دهند که در نهایت جمع شدن این هدفهای ریز و کوچک به دست پیدا کردن هدف اصلی در آینده میانجامد.
اجبار برای برنامهریزی درست:
زمانیکه شما بودجهای مشخص را در اختیار دارید بهصورت ناخودآگاه این احساس را دارید که منابع شما محدود هستند و باید در زمانی مشخص و با منابع مالی کاملاً معین کار محول شده را به اتمام برسانید. یکی دیگر از امتیازها و ویژگیهای آن که بتوانید برای کارهای خود بودجهریزی کنید آنست که شما را از هر گونه ریسکهای غیرمنطقی دور میکند و شما با در نظر گرفتن بودجه درحقیقت به بخشهای مختلف سازمان خود یا حتی هیئتمدیره این پیام را ارسال میکنید که هر هدفی دارای برنامهریزی مالی مشخصی بوده و باید در زمان مشخصی هم به پایان برسد. از طرف دیگر شما با بودجهریزی از هدر رفت هزینههای اضافی جلوگیری کرده و کارها را در زمانی دقیقتر انجام خواهید داد.
درنهایت میتوان گفت که بودجهریزی باعث تفکر بیشتر ما در هنگام چیدن استراتژیهای کاری میشود چراکه به ما یادآوری میکند ما دارای منابع محدود و زمانی مشخص هستیم.
مشخص شدن نوع صرفه هزینهها:
شاید بتوان گفت یکی از کلیدیترین ویژگیهایی که بودجهریزی برای هر سازمانی دارد آنست که منابع مالی را بر طبق نیاز هر بخش اولویتبندی کرده و مقدار آن را مشخص میکند و اولویتبندی در اختصاص بودجه یکی از مباحث مهم مدیریت مالی سازمانها و شرکتها محسوب میشود. اگر شما ندانید که چه میزانی از بودجه خود را صرف چه کاری کنید و در چه زمانی آن را به پایان برسانید. اینموضوع میتواند برای شرکت و سازمان شما عواقبی بسیار بزرگ و دهشتانگیز داشته باشد. باید بپذیریم که اختصاص دادن بودجه به بخشهای مختلف نیاز بهمهارت و استراتژیهای مناسب کاری دارد. اگر یک سازمان در اختصاص دادن بودجه تعلل و یا خطایی انجام دهد ممکن است در رسیدن به هدفهای نهایی با مشکلات عدیدهای روبرو شود.
درصورتیکه اختصاص دادن بودجههای درست و متناسب با اولویتهای کاری هر سازمان میتواند روند کلی کار را برای رسیدن به هدف نهایی تا حد زیادی بهبود ببخشد.
بودجهریزی و پیدا کردن شکافهای کاری و سازمانی:
اگر بودجهای در میان نباشد شما هرگز نمیتوانید متوجه محدودیتهای سازمانی خود بشوید هر سازمانی ابتدا نسبت به میزان بودجهای که در اختیار دارد و به کارها و بخشهای مختلف خود اختصاص میدهد میتواند محدودیتها و ظرفیتهای خود را شناسایی کرده و نسبتبه آنها برای آینده خود هدفگذاری کند پس درصورتیکه شما بودجهریزی مناسبی داشته باشید میتوانید ظرفیتها و محدودیتهای خود را شناسایی کرده و نسبتبه آنها در آینده بودجههای جدیدی برای پیشرفتهای بزرگتر در نظر بگیرید.
همکاری بخشهای مختلف به وسیله بودجهریزی و کنترل بودجه:
از دیگر امتیازات در نظر گرفتن بودجههای مختلف یا همان بودجهریزی در سازمان میتوان به تعامل و همکاری بخشهای مختلف اشاره کرد.
دقت داشته باشید که تنها عاملی که باعث استخدام، انتساب و یا هر گونه همکاری میشود بودجه و تزریق مالی است.
درحقیقت با در نظر گرفتن بودجه و برنامهریزی مادی مناسب میتوانید بخشهای مختلف سازمان خود را به ایدهآلی از روند کاری برسانید پس باید نتیجه گرفت که اختصاص بودجه و برنامهریزی برای آن یکی از مهمترین عوامل برای ایجاد همکاری بین افراد مختلف در بخشهای متفاوت است. اگر این تزریق بودجه و همکاری افراد در قسمتهای مختلف سازمان نباشد هیچگاه یک شرکت یا سازمان نمیتواند به هدفهای کوتاه و بلندمدت خود دست پیدا کند.
در نتیجه مبحث بودجهریزی یا برنامهریزی بودجه:
میتوان گفت که هر کدام از المانهای برشمردهشده در قسمتهای بالایی این متن ارکان اساسی رسیدن به هدف نهایی یک سازمان را تشکیل میدهند. بودجهریزی همانطور که در بخشهای قبلی گفته شد دارای قسمتهای مختلفی بوده و هر کدام از این قسمتها پایههای اصلی یک سازمان را از نظر مالی ایجاد میکنند. پس برای رسیدن به هر کدام از اهداف خود چه در بلندمدت و چه در کوتاهمدت باید این نکته را بهخاطر بسپارید که بودجهریزی مالی پایه و اساس رسیدن به هر خواستهای را تشکیل میدهد.
بودجهریزی با پلنهای مختلف دورهای:
همانطور که میدانید بودجهریزی نیاز به برنامهریزیهای دورهای دارد و این برنامهریزیهای دورهای میتوانند از روزانه هفتگی ماهانه تا سالانه گسترش داشته باشند. البته اینموضوع تنها به برنامهریزی دورهای ختم نشده و مباحث دیگر ی را هم دربر میگیرد.
اولین قدم:
در اولین قدم پیشنهاد میشود که سازمانها و شرکتها در شروع کار برنامهریزیهای خود را در کوتاهترین دوره زمانی های ممکن تدوین کنند.
برای مثال:
برنامهریزیهای هفتگی یا حتی روزانه گزینه خوبی است. این کار موجب ثبات در روند کاری سازمانها میشود. برای مثال اگر شما بتوانید روند کاری و اهداف خود را بهصورت روزانه، بسیار کوتاهمدت, باثبات نگه دارید میتوانید این روند کاری را گسترش داده و به روندهای هفتگی و ماهانه و درنهایت روندهای سالانه برسانید.
درحقیقت شما با در نظر گرفتن روندهای کوتاهمدت و ثبات کیفیت در این روندها دسترسی بهتری در آینده به روندهای باثبات کلان خواهید داشت و رسیدن به این جایگاه کیفیتی هم درنهایت میتواند منجر به رسیدن شما و سازمان به بالاترین اهداف در طولانیمدت بشود.
بودجه ریزی در کنار فرایندهای دورهای دارای دو مبحث دیگر جداگانه هم هست که در بخش پلنهای بودجهریزی قرار دارد. یکی از این موارد اختصاص بودجه برای ایجاد شاخههای جدید کاری است که در قسمت ذیل به آن میپردازیم:
اختصاص جداگانه بودجه:
گاهی پیش میآید که یک سازمان یا شرکت تصمیم میگیرد در کنار تداوم دورهای بودجههای خود بودجهای خاص را هم به بخش تولیدی جدیدی اختصاص دهد و این روند نباید باعث کاهش کیفیت اختصاص بودجههای دورهای شود. چراکه شما برای تمامی اهداف خود پلنهای مالی در نظر گرفتهاید و این پلنهای مالی برای رسیدن به جایگاهی مناسب نیاز به استانداردی مشخص در حوزههای مختلفی همچون نیروی انسانی، میزان اختصاص بودجه و کیفیت کار دارند.
تداوم در برنامهریزی بودجه:
با تمامی توضیحاتی که دادهایم بخش آخری هم برای این روندها وجود دارد و آن نظارت بر تداوم اختصاص بودجه است. باید در نظر داشته باشید که هر روندی را در پیش میگیرید باید در درازمدت و با صبر انجام گیرد. سرمایهگذاری، ارائه خدمات، چیدن استراتژی های کاری, همگی نیاز به صبر, اختصاص بودجه مداوم و البته کیفیت مستمر دارند تا به جوابی مناسب و بازخورد مالی ایدهآل برسند. پس هیچگاه بخش آخر یعنی تداوم در برنامهریزی بودجه را دستکم نگیرید چرا که درحقیقت نظارت بر استمرار کاری آن را به غایت نهایت خود میرساند.
نقش حسابرسی در برنامهریزی مالی و بودجهریزی سازمانها:
برای پاسخ دادند به این پرسش ابتدا باید بدانیم که حسابرس و حسابدار دو شغل متفاوت اما از یک طیف هستند. حسابداران بهطور معمول کار بررسی موارد مالی داخلی را انجام میدهند کارهایی که حکم خدمات داشته و براساس فاکتورها و مستندات مالی انجام میگیرد. برای مثال در یک هتل یک حسابدار وظیفه دارد تا حقوق پرسنل، فاکتورهای خرید، هزینههای جاری، هزینههای پنهان، و بسیاری از موارد دیگر را کسر کرده و در نهایت سود باقیمانده از تمام این فرآیندهای مالی را به مدیریت مجموعه تسلیم کند.
حسابدار درحقیقت فرد امینی است که بر داراییهای مجموعه نظارت و اشراف کامل دارد.
و اما حسابرسی داخلی:
حالا که میدانیم حسابداری بر روند سازمانها چگونه اثرگذاری میکند زمان آن رسیده که حسابرسی را هم بررسی کرده و تمایز این دو شغله هم طیق را بهدرستی بررسی کنیم باید توجه داشته باشید که حسابرسی حکمی بیشتر نظارتی داشته و بر مستندات و اسناد ارائهشده توسط حسابدار نظارت دارد حسابرس داخلی وظیفه دارد تا تمامی اسناد مدارک و مستندات مالی را که به وسیله حسابدار به مجموعه تسلیمشده بررسی کرده و انحرافات مالی یا خطاهای سهوی آن را اصلاح کند.
از طرف دیگر حسابرسان داخلی یکی از مشاوران کلان سازمانها هم در نظر گرفته میشوند. یک حسابرس داخلی باید بتواند برنامهریزی و بودجهریزی های مالی در طولانیمدت را سنجیده و بهترین رویکرد مالی را برای سازمان انتخاب کند. همچنین حسابرسان داخلی همیشه بازوی اصلی شرکتهای بزرگ بودند چراکه آنها هستند که میتوانند ریسکهای بزرگ مالی را تشخیص داده و از سرمایه گزاری های غلط در روند سازمان جلوگیری کنند.
- در نهایت میتوان گفت که حسابرسان داخلی نظر نهایی را درمورد صورتهای مالی میدهد و این کار را به وسیله گزارشهای خود انجام داده و بر ابهامات پیشآمده مهر تایید یا تکذیب میزنند در این بخش میخواهیم به چهار مدل از گزارشهای حسابرسی بپردازیم:
انواع گزارشهای حسابرسی :
اظهارنظر مقبول:
گزارش حسابرسی مقبول به گزارشی گفته میشود که در آن حسابرس برای رسیدگی به مباحث مالی سازمان دچار هیچگونه محدودیتی از سوی هیچ مدیر یا جریانی نباشد . دقت داشته باشید که در کنترل بودجه تمامی این موارد مهم حائز اهمیت هستند.
و در بخش دوم در هنگام گزارشنویسی باید از تمامی استانداردهای ویژه گزارشنویسی در حسابرسی هم تبعیت کرده باشد. اگر حسابرس داخلی هر دوی این موارد را بهطور کامل انجام داده باشد میتوان گفت که او گزارشی مقبول را به هیئتمدیره یا مدیران ارشد خود ارائه دادهاست. دقت داشته باشید که برای تأیید گزارشهای مالی در هر سازمان و شرکتی حتما نیاز به برگه گزارش حسابرس وجود دارد.
گزارش مشروط:
گزارش مشروط هم در سیستم گزارشدهی حسابرسی در زمانی پیش میآید که دایره رسیدگی حسابرس محدود شده باشد یا آن که حسابرس از روال استاندارد کاری خود عدول کرده و به شیوههای غیرمتعارفی گزارش را بررسی کرده باشد برای مثال:
ممکن است حسابرس به تمامی حساب ها دسترسی نداشته باشد و بههمین دلیل در هنگام ارائه گزارش حسابرسی به موارد مبهم اشاره داشته باشد این یکی از مواردی است که میتوان آن را بهعنوان یک گزارش مشروط در نظر گرفت.
عدم اظهارنظر درمورد صورتهای مالی نوع دیگری از گزارش:
عدم اظهارنظر از سوی حسابرس داخلی زمانی عنوان میشود که او نتواند بهدرستی روند بررسی خود را بر روی اسناد و مدارک مدارک مالی اعمال کند این شرایط معمولاً در زمانیکه دسترسیهای یک حسابرس داخلی به اسناد و مدارک محدود باشد یا دایره بررسی او از حد مشخصی کمتر باشد اتفاق میافتد.
گزارش حسابرسی مردود:
زمانیکه عدم رعایت اصول پذیرفتهشده حسابداری خیلی خیلی اساسی باشد در آن زمان حسابرسی داخلی گزارش را بهصورت کامل مردود اعلام میکند.
اخلاق و اخلاقیات حسابداری و حسابرسی:
حسابداری و حسابرسی یکی از آن حوزههای حساسی است که شکل فردی و شالوده رفتاری انسان هم در آن نمودی جدی پیدا میکند. بههمین دلیل است که باید در انتخاب حسابدار و حسابرس نهایت دقت را انجام داد .
در مشاغل دیگر ممکن است خصوصیتی اخلاقی افراد آنقدرها هم مهم و تاثیرگذار بر روند جاری کار نباشد, اما در حوزه حسابداری و حسابرسی اینموضوع یکی از کلیدیترین عوامل شکست یا موفقیت سازمان به شمار میرود.
یک حسابدار و حسابرس امین، صادق و با پشتکار میتواند در مدتزمانی کوتاه مسائل مالی و ابهامات سازمانی بزرگ را برطرف کرده و به منسجم شدن تیمها و بخشهای مختلف سازمان کمک کند. این در حالی است که اگر این فرد دارای صلاحیت اخلاقی مناسبی نباشد ممکن است تمامی روند کار از بنیان آسیبدیده و درنهایت هم شرکت و یا سازمان موردنظر در نزدیکترین حالت به ورشکستگی قرار بگیرد.
پیشبینیهای صادقانه رمز موفقیت هر سازمان یا شرکت مالک:
باید توجه داشته باشید که یکی دیگر از وظایف حسابرسان داخلی آن است که بتوانند پیشبینیهای ریسکهای بزرگ را زودتر از وقوع آنها پیشبینی کرده و مدیران ارشد سازمان را متقاعد کنند که دست به چنین اقدامات سهلانگارانه ای نزنند این روند تنها در صورتی ممکن است که فرد موردنظر فردی با درایت، صادق و البته متخصص باشد حال چه میشود اگر این فرد ازنظر صلاحیت رفتاری و اخلاقی کمی دچار مشکل باشد بهطور حتم روند کار شرکت حتی در بخش تخمین ریسک احتمالی هم دچار مشکل شده و خیلی زود سازمانی شرکت مورد تهدیدات مالی بزرگی قرار میگیرد.
پس درنهایت باید گفت که در رشته حسابداری و حسابرسی و بهطورکل این حوزه داشتن اخلاقی مناسب و صداقت کاری در اولین جایگاه ممکن قرار داشته و بعد از آن تخصص و تجربه قرار دارد.
تقلب موضوعی مهم در حسابرسی و حسابداری:
بهطور حتم موضوع تقلب یکی از مباحث پربحث حوزه حسابداری و حسابرسی است. باید توجه داشته باشید که تقلب در چهار شکل کلی ممکن است صورت بگیرد اما این چهار شکل کلی منظور به نوع تقلب نیست. بلکه اشاره به چهار حالت دارد که در این شرایط افراد تصمیم به تقلب میگیرند یا آن که این شرایط بستری مناسب برای افراد سودجو است.
اولین مورد در کنترل بودجه :
در شکل اول فرد دارای خصوصیات اخلاقی مناسبی نبوده و سعی در ابهام نمایی در صورتهای مالی دارد. در چنین شرایطی این افراد سعی میکنند با ظاهرسازی و انواع تقلبهای اسنادی مبلغ هایی را به سود خود جمعآوری کرده یا آنکه از امتیازاتی خاص بهرهمند شود. بههمین دلیل است که وجود یک حسابدار یا حسابرس بااخلاق میتواند بسیار مهم و کلیدی باشد.
مورد دوم از کنترل بودجه:
مورد دوم زمانی رخ میدهد که سازمان یا شرکت مورد نظر از تعداد بسیار زیادی از بانکهای متعدد تسهیلات دریافت کرده باشد یا با بنگاههای بسیار زیادی تراکنشهای مالی بالا داشته باشد این روند موجب میشود تا بستری مناسب برای افراد سودجو در حوزه حسابرسی ایجاد شود چراکه وجود طرفهای قرارداد بیشمار در روند کار حسابرسی میتواند باعث ابهام بیشتر در ارائه اسناد و مدارک قابل استناد باشد.
مورد سوم از کنترل بودجه:
در این شکل از تقلب مدیریت ارشد سازمان با مشتریهای اصلی بسیار رابطه نزدیکی دارد و این داشتن رابطه بسیار نزدیک میان مدیر ارشد یا مدیران ارشد با عرضه کنندهها (حسابرسی داخلی ) میتواند موجب تقلب و تبانی این دو شده و سازمان مرتبط را با مشکلاتی اساسی روبهرو کند.
یکی از دلایلی که معمولاً از حسابرسان خارجی برای بررسی موارد مهم استفاده میکنند همین موضوع است. حسابرسی خارجی توسط هیات مدیره یا افراد مظنون به جریان استخدامشده و بر روند کلی کار حسابدار و حسابرس داخلی نظارت کامل دارد.
بیطرف بودن حسابرس خارجی که توسط سازمانهای بیرونی برای نظارت بر فرایندهای داخلی یک سازمان فرستاده میشوند معمولاً افرادی بسیار زبده و کارآمد هستند که به دلیل بیطرف بودن آنها میتوان بهراحتی به گزارشهای مالی ارائهشده از سمت این افراد استناد کامل کرد.
مورد چهارم:
احاطه افراد خاص به کلیت کار سازمان و دسترسی آنها به تمامی منابع اطلاعاتی و همینطور نزدیکی آنها به حسابرسان داخلی موجب میشود تا بههیچعنوان نتوان روی اسناد و مدارک ارائهشده از سمت حسابرسان داخلی استناد و بهطورکلی هر جا و هر سازمانی که دارای اشخاصی بسیار پرنفوذ باشد بهاحتمال زیاد دچار مشکلات عدیدهای در زمینه استناد به گزارشهای حسابرسی هم بوده و نمیتوان با اطمینان کامل آن گزارشها را مستند اعلام کرد.
حالا با توجه به تمامی موارد گفتهشده چه راهحلهایی میتوان در نظر گرفت تا با این مشکلات در سازمان روبرو نشد:
جلوگیری از تقلب:
برای جلوگیری از چهار بستر مناسب برای ایجاد تقلب میتوان چندین راهکار را ارائه داد. اما اگر شما میخواهید در سازمانی که مدیر یا رییس آن هستید موفق عمل کنید بهتر است به یک یک یا دو المان گفتهشده اکتفا نکرده و هر پنج المان ذکرشده در این بخش را بهدقت انجام دهید. موارد ذکرشده در این بخش میتواند تا درصد بسیار بالایی از ایجاد بسترهای مناسب برای تقلب در سازمان جلوگیری کند.
اولین قدم:
در اولین قدم باید فضاهایی که در آن افراد مشغول به کار هستند بهطور کامل مورد نظارت مدیران ارشد باشد. این کار میتواند به وسیله بخشبندی هر قسمت از محل کار و مسئولیت دادن به یک نفر انجام بپذیرد.
البته مسئولیت دادن به یک شخص ثالث برای نظارت بر افراد نباید به گونهای باشد که شخص نقش چاپلوسی به خود گرفته و روند کار را دچار مشکل کند. تنها کافی است برای هر بخش مسئولی انتخاب کرده و از او بخواهید تا هرکس وظایف خود را بهدرستی انجام دهد. او بر انجام امور نظارت داشته باشد این کار میتواند باعث شود هر فرد به کار خود مشغول بشود و از هر گونه فعالیتهای غیرکاری دور بماند.
مورد دوم:
در این بخش لازم به ذکر است که گاهی شرکت و یا سازمان تصمیم میگیرد بر روندهای کاری خود افزوده و ریسکهای بزرگی را انجام دهد در چنین شرایطی بهتر از تنها بهنظر یک نفر یا چند نفر اکتفا نشود و اینموضوع در کمیتههای مختلف مدیریتی بررسی شود و از منظرهای گوناگونی به تمامی منافع افراد پرداخته شود. نظارت محدود میتواند اولین عامل برای بروز تقلب در گزارشهای حسابرسی در نظر گرفته شود.
مورد سوم:
در اینمورد مدیران ارشد باید تا جاییکه ممکن است به رفتارها و روابط حسابرسان با دستاندرکاران امور دقت داشته باشند هر گاه دیده شد که یک مدیر ارشد با یک گزارش دهنده روابطی بسیار نزدیک دارد. این روابط باید کمی مورد بررسی قرار گرفته و گزارشهای ارائهشده از سوی آن حسابرس داخلی مورد تجزیه و تحلیلی بیشتری قرار بگیرد تا شبهه تبانی این دو با یکدیگر بهطور کامل برطرف شود.
مورد چهارم:
امروزه استفاده از ابزار و فناوریهای نظارتی در حد بسیار گستردهای باب شدهاست نه استفاده از سیستمهای مانیتورینگ یا ضبط صدا خود یکی از مهمترین عاملهای جلوگیری کننده از انواع تقلبها و دستبرد های مالی یا اسنادی به شمار میرود. شما میتوانید تمامی سازمان خود را به چنین فناوریهایی مجهز کرده و بر روند کاریه تمامی پرسنل خود به شکل کامل نظارت داشته باشید .
مورد پنجم :
در این بخش یا همان مورد پنجم باید گفت که کنترل روندهای کاری هم بخشی از روند جلوگیری از تقلب به شمار میرود. مثالی میزنیم تا اینموضوع روشن میشود.
مثال:
اگر در یک سازمان وظایف بهدرستی تفکیک و تقسیمشده باشد و بر هر چند وظیفه یک ناظر مشخص و کاربلد گماشته شده باشد, دراینصورت کمترین میزان احتمال تقلب در روندهای کاری انتظار میرود.
یکی از مهمترین دلایلی که برخی از سازمانها دچار مشکلات مالی یا شبهه در اسناد اصلی مالی میشوند, نداشتن نیروهای نظارتی بر روی بخشهای مختلف کاری و مالی است . هر گاه یک سازمان نیروهای خود را بدون نظارت حضوری فردی برای کاری در نظر بگیرد, احتمال خطای سهوی یا عمدی این افراد تا حد بسیار بالایی گسترش پیدا میکند.
