۱۰ نکته برای حسابرسی داخلی موفق (بخش دوم)

۱۰ نکته برای حسابرسی داخلی موفق (بخش دوم)، همانطور که در بخش قبلی همین مقاله توضیح دادیم حسابرسی داخلی باید از فاکتورهای مهمی پیروی کند. این فاکتورها و المان‌ها موجب می‌شوند کسب و کار هدف بتواند در کوتاه مدت و میان مدت به طرح‌های برنامه ریزی شدۀ خود برسند.

در مقالۀ قبلی به بخشی از این نکات اشاره کردیم و امروز در شمارۀ دوم این مقاله می‌خواهیم به باقی این نکات و موضوعات بپردازیم. به یاد داشته باشید به کار بردن این نکته‌های ظریف می‌تواند توان اجرایی و استراتژیک سازمان یا کسب و کار را تا حد زیادی بهبود ببخشد و شما را در برابر چالش‌های احتمالی در آینده ایمن کند.

 افراد ذینفع در سازمان را شناسایی کنید

قبل از شروع کار باید بررسی و تعیین کنید که چه کسی در حسابرسی داخلی نقش دارد. این ذینفعان می‌توانند حسابرسی داخلی را با مشکلاتی مواجه کنند. بهتر است کار را به افراد یا فردی امین سپرده و اختیارات لازم را برای او فراهم کنید. دسترسی راحت و کامل به منابع حسابداری و حسابرسی بهترین بستر برای حسابرسی داخلی به شمار می‌رود.

شناسایی ذینفعان به شما این امکان را می دهد تا دامنه حسابرسی خود را تعیین کنید و نفرات پاسخگو به حسابرسی داخلی را به صورت واضح انتخاب کنید.

قدرشناس و سازنده بودن یک المان مهم در حسابرسی داخلی موفق

حسابرسی داخلی فراتر از بازرسی است و قرار نیست که حسابرسان  به معاینه حساب‌های مشکوک شما بسنده کنند. در حین کار اگر خیلی سرسختانه برخورد کنید فقط می‌توانید روی آنچه اشتباه است تمرکز کنید. این امر در نهایت احساس منفی در مورد حسابرسی داخلی شما ایجاد می کند و کارکنان را مجبور به کناره گیری کرده و روند کاری شما را تا حد زیادی دچار چالش می‌کند. بگذاریک کمی دست حسابرس داخلی در تصمیم گیری‌ها و چیدن استراتژی‌های کاری و مالی باز باشد. این روند می‌تواند حسابرس داخلی را تشویق به کار بیشتر کند.

قدردانی و سازندگی به طور کلی یک استراتژی به مراتب بهتر است. این روند شامل پرسیدن موارد مثبت و تشویق کارکنان برای اندیشیدن در مورد راه های تغییر و بهبود رویه ها یا فرآیندهای مناسب تر و راهبردی تر است. در نهایت باید گفت این امر منجر به بهبود و حفظ نقاط قوت موجود در سازمان خواهد شد.

لحن مناسب را اتخاذ کنید

لحن صحبت بسیار مهم است. موضوع کلمات یا نحوۀ جمله بندی شما نیست، بلکه موضوع اصلی لحن و نوع بیان شماست. بیان مطلوب و دوستانه همراه با قاطعیت می‌تواند بهترین انتخاب باشد. لحن مناسب یکی از ارکان اساسی حسابرس داخلی موفق به شمار می‌رود.

هرگونه انتقاد یا پیشنهاد برای بهبود به روشی سازنده بیان کنید، در صحبت های خود دقت کنید تا سخت گیرانه به نظر نرسند. این موضوع دلیل مهمی دارد. یکی آن که باعث شکوفایی بیشتر حسابرسی داخلی و راندمان کاری بیشتر او می‌شود. دوم آن که با سختگیری در جزئیات حسابرس داخلی بیشتر از حد معمول بر روی موارد مالی و اشتباهات نفر قبلی تمرکز می‌کند و این مغایر نگاه حرفه ای یک حسابرس داخلی است.

 پیشنهادهایی را برای بهبود در متن فرموله کنید

ارائه پیشنهاداتی برای بهبود روند سازمان می‌تواند بسیار موثر باشد. این پیشنهادها باید بر اساس شواهد واضح و یافته های قابل اثبات باشد، به گونه ای که کارکنان زمینه مشکل را شناسایی و به حل آن بپردازند. این کار می‌تواند شانس موفقیت شما را تا حد بسیار زیادی بالا ببرد.

 حسابرسی داخلی را به مضامین تقسیم کنید

ممیزی های داخلی اغلب دامنه وسیعی دارند. گرایش رایج این است که تا آنجا که ممکن است پایه های اصلی را بررسی کنید، اما این نگاه گاهی اوقات می تواند به یک دام تبدیل شود. اگر ممیزی‌های داخلی خود را بیش از حد گسترده انجام دهید هیچوقت نمی‌توانید این کار را با عمقی کاربردی انجام داده و در نهایت موارد و چالش‌های مهم را شناسایی کنید. بهترین روش آن است که در موارد مهم عمق بررسی را در نظر داشته باشید.

برای جلوگیری از این مشکل یک راه وجود دارد. تقسیم حسابرسی خود به چندین موضوع به شما امکان می دهد تا از زوایای مختلف به موضوعات مختلف بپردازید و به عمق بسیار بیشتری دست پیدا کنید. علاوه بر این، شما همچنین فرصت بیشتری برای تحقیق عمیق تر خواهید داشت.

از ابزار مناسب استفاده کنید

وقتی از ابزارهای مناسب برای انجام ممیزی های داخلی خود استفاده می‌کنید، متوجه خواهید شد که روند کار تا چه اندازه می تواند روان باشد. در این میان استفاده از ابزارهای مناسب برای شما سرعت بیشتر، دقت مناسب تر و از همه مهم تر نتیجۀ مطلوبتری را هم به دنبال دارد.

یک روش عالی برای این کار استفاده از نرم افزار مدیریت مهارت (AG5) است. تمام اطلاعات حسابرسان (تمام مهارت ها ، وظایف و گواهینامه های کارمندان شما) از طریق یک سیستم متمرکز در دسترس هستند. برای یافتن اطلاعاتی که برای حسابرسی خود نیاز دارید ، دیگر مجبور نیستید تعداد زیادی اسناد را الک کنید.

این یک ممیزی موفق است.

حسابرسی داخلی موفق و خوب فواید زیادی دارد. برای استفاده بیشتر از این روش کنترل و آزمایش شده کیفیت، باید برنامه ریزی دقیق داشته باشید و طرز فکر ، پشتیبانی و ابزار مناسب را در کل سازمان خود در نظر بگیرید. برای اجرای موفقیت آمیز حسابرسی داخلی پیشنهاد می‌کنیم از مطالب بالا در روند کاری خود استفاده کنید. این نکته‌ها از اهمیت بسیار زیادی در کار حاسبرسی داخلی برخوردار هستند.