اصطلاحات حسابرسی

مفاهیم حسابرسی

 مقدمه :

در دنیای حسابرسی و حسابداری به طور کلی مفاهیمی وجود دارند که به عملکردهای متفاوت در حسابرسی یا حسابداری اشاره دارند. هر کدام از این مفاهیم برای نقشی مجزا طراحی شده اند و از همین رو می‌توان آن‌ها را بسیار مهم در نظر گرفت. در دنیای امروز به میزانی که شکل حسابرسی و حسابداری دچار دگرگونی شده است که شکل و اصطلاحاتی هم که در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرد دچار دگرگونی شده است. ما در این مقاله سعی داریم برخی از این مفاهیم را بهتر شناخته و به بررسی آن‌ها بپردازیم.

 

طبقه‌بندی تعاریف ارائه شده

به‌طور کلی می‌توان تعریفهای ارائه شده برای کارایی را براساس نگرشهای مختلف، به چهار گروه کلی طبقه‌بندی کرد. این طبقه‌بندی در شکل ۱ نشان داده شده است.

 

ناکارایی

همواره در یک سازمان این سئوال مطرح است که آیا سازمان مسئولیتهای خود را با صرف حداقل داده‌ها انجام می‌دهد یا خیر. تلاش در جهت یافتن پاسخ برای این سئوال ممکن است زمینه‌هایی از موارد ناکارایی را در سازمان نشان دهد. نمونه‌هایی از ناکارایی عملیاتی که باید نسبت‌به آن هوشیار بود عبارت است از:

  • استفاده نامناسب از روشهای دستی ومکانیزه،
  • کاغذبازی بیهوده،
  • سیستمها و روشهای ناکارای عملیاتی،
  • سلسله مراتب ویا الگوهای ارتباطی پیچیده در سازمان،
  • دوباره‌کاری،
  • مراحل کاری بی‌مورد و انجام کارهای موازی.

 

ارتقای کارایی

 

ارتقای کارایی

کارایی به‌معنای اطمینان‌یابی از به‌دست‌آوردن حداکثر نتیجه از منابع اختصاص‌یافته برای یک بخش یا برنامه یا حداقل مصرف منابع برای تحصیل سطح خاصی از نتایج است. کارایی یک بخش هنگامی بهبود می‌یابد که نهاده‌های سیستم برای تولید مقدار معینی ستانده تقلیل یابد و یا آنکه از مقدار معینی نهاده سیستم، مقدار بیشتری ستانده حاصل شود.

 

اندازه‌گیری کارایی

همان‌طور که از تعریف کارایی استنباط می‌شود، به‌قاعده می‌توان ستانده حاصل از هر واحد داده را اندازه‌گیری کرد. اما انجام این اندازه‌گیری ممکن است به‌سادگی عملی نباشد. در این راستا، در برخی از کشورها، بخشهای دولتی شاید بتوانند بعضی از معیارهای کارایی را در اختیار بگذارند. اما سایر سازمانها باید معیارهای اندازه‌گیری مربوط و مناسب خود را تدوین کنند. معیارهای اندازه‌گیری ستانده‌ها باید مربوط، قابل اجرا و مورد توافق مدیریت و کارکنان باشد. در مقایسه و اندازه‌گیری باید توجه داشت که تفاوت هزینه‌ها به‌تنهایی مفهومی ندارد، بلکه دلایل وجود این تفاوتهاست که دارای اهمیت است.

 

کارایی در بخش عمومی

مدیران بخش عمومی نیز همچون مدیران بخش خصوصی باید کارایی خود را حداکثر کنند یا بیشینه سازند. این‌کار مستلزم اندازه‌گیری کارایی در زمینه‌های بااهمیت است. در این مورد مدیران همواره با دو سئوال اساسی مواجهند که برای انجام وظایف خود باید به آنها پاسخ داده شود:

* آیا کارایی عملیات یا برنامه خاص از آن اندازه اهمیت برخوردار هست که اندازه‌گیری شود؟

* آیا راهی برای اندازه‌گیری آن با هزینه‌ای معقول وجود دارد یا خیر؟

 

رابطه بین صرفه‌اقتصادی و کارایی

براساس استانداردهای حسابداری دولتی ایالات متحد، صرفه‌اقتصادی و کارایی واژه‌هایی مرتبط با یکدیگرند و اظهارنظر حرفه‌ای جداگانه در مورد هر یک از این دو مفهوم غیرممکن است.

معمولاً حسابرسی عملیاتی به اظهارنظر حرفه‌ای درمورد عملکرد کلی سازمان منجر نمی‌شود و در نتیجه، این استانداردها نیز حسابرس عملیاتی را ملزم به چنین اظهارنظری نمی‌کند، بلکه حسابرس عملیاتی یافته‌ها و نتایج بررسیهای خود را درمورد حدود و کفایت عملکرد گزارش می‌کند. این گزارش همچنین شامل روشهای خاص، روشها و کنترلهای داخلی است که می‌توان آنها را به صورت کاراتر یا موثرتر به‌کار برد.

ارتباط بین صرفه اقتصادی و کارایی و تاثیر آن بر نتایج حاصل‌ را می‌توان به یک حرکت الاکلنگی تشبیه کرد، به این معنی که باید موازنه‌ای برای دستیابی به مقدارهای لازم از هر کدام ایجاد شود. موازنه مطلوب زمانی برقرار می‌شود که هزینه عملیات بدون کاهش کارایی (یا روشهای عملیات) و اثربخشی (یا نتایج عملیات) در حداقل سطح ممکن نگهداری شود که این همان تحقق صرفه اقتصادی عملیات است. در همان زمان، روشهای عملیات را باید با حداقل هزینه و بدون فداکردن نتایج انجام داد و این به‌معنی تحقق کارایی است. از این‌رو، می‌توان دریافت چرا صرفه‌اقتصادی و کارایی به‌طور معمول با همدیگر و به‌عنوان بخشی از روشهای حسابرسی عملیاتی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 

حسابرسی صرفه اقتصادی و کارایی

 

حسابرسی صرفه اقتصادی و کارایی

حسابرس عملیاتی برای انجام وظایف خود در راستای ایجاد موازنه بهینه بین هزینه‌ها و نتایج، به‌حداقل‌رساندن هزینه‌ها را ارزیابی می‌کند، البته کاهش هزینه‌ها تا جایی صورت می‌گیرد که دستیابی به‌حصول نتایج میسر باشد. به‌علاوه، حداکثرکردن بهره‌وری نیز تا جایی انجام می‌شود که هزینه‌ها بیش از حد افزایش نیابد. برای ارزیابی صرفه‌اقتصادی و کارایی، حسابرس عملیاتی استفاده از منابع، نیروی‌انسانی، امکانات، تجهیزات، ملزومات و پول را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد. برای نمونه، حسابرس به تحلیل موارد زیر می‌پردازد:

* تعیین مسئولیتها و اختیارات درون‌سازمانی،

* نحوه استقرار فیزیکی یا توزیع منابع،

* زمانبندی منابع، زمان کار نیروی‌انسانی و زمان استفاده از امکانات،

* تقسیم منطقی وظایف میان گروههای مختلف،

* هماهنگی میان سطح مهارت، ظرفیت، توان عملیاتی و نحوه استفاده از منابع،

* هزینه‌های پرداخت‌شده،

* هزینه‌های منظورشده،

* تعداد کارهای انجام‌شده،

* میزان کارهای تکمیل‌شده.

حسابرس عملیاتی در پی ارزیابی فعالیتهای انجام شده براساس مفهوم صرفه اقتصادی و کارایی و دستاوردهای حاصل نیست، بلکه عملکرد فعلی را می‌پذیرد و میزان صرفه اقتصادی و کارایی آن را بررسی و نتایج حاصل را گزارش می‌کند.

 

معیارهای کارایی

در بیشتر مواقع معیارهایی برای اندازه‌گیری کارایی وجود ندارد. بنابراین، حسابرسان عملیاتی باید به‌کمک مدیریت صاحبکار و سایر متخصصان مربوط آنها را تدوین کنند. حتی در جایی‌که این معیارها وجود داشته باشد، حسابرسان عملیاتی باید خودشان را در مورد مربوط بودن معیارها قانع کنند. برای نمونه ممکن بود، معیار کارایی یک موسسه مالی در زمانی که رایانه وجود نداشت درخواستهای پرداخت آن مؤسسه باشد اما با اختراع رایانه، زمان مورد نیاز برای بررسی درخواست پرداخت دستخوش تغییر شده است. لذا حسابرسان عملیاتی باید قبل از پذیرش معیارها، در مورد چنین تغییراتی هوشیار باشند. اندازه‌گیری کارایی در مواردی که داده‌ها و ستانده‌ها ماهیت تکراری یا مکانیکی دارند نسبتاً ساده‌تر است. در چنین وضعیتهایی، حسابرسان عملیاتی می‌توانند معیارهایی برای اندازه‌گیری کارایی توصیه کنند. اما اندازه‌گیری کارایی در جایی‌که داده‌ها و ستانده‌ها تکراری نباشند، بسیار مشکل است. برای نمونه، اندازه‌گیری کارایی تولید برق خانگی ساده‌تر از اندازه‌گیری کارایی یک پزشک است که بیمارانش را معاینه می‌کند.

 

تدوین معیارهای کارایی

 

تدوین معیارهای کارایی

تدوین معیارهای کارایی شامل سه مرحله به‌شرح زیر است:

شناخت داده‌ها و ستانده‌هاـ معیارهای کارایی بستگی به ماهیت داده‌ها و ستانده‌های هر برنامه یا پروژه سازمان دارند. داده‌ها ممکن است مبالغ سرمایه‌گذاری‌شده، زمان کارکرد ماشین، روزهای کاری کارکنان، انرژی مصرف‌شده، مواد خام مورد استفاده و… باشند. ستانده‌ها نیز خدمات یا کالاهای تولید شده‌اند. هنگام تدوین معیارهای کارایی در صورت انجام این‌کار توسط حسابرسان عملیاتی، آنان نیاز به دید خوب و منصفانه نسبت به داده‌ها و ستانده‌ها دارند.

ارتباط بین داده‌ها و ستانده‌هاـ مرحله بعدی، شناخت شاخصهای عملکرد کارایی است. برای نمونه، داده‌ها در یک بیمارستان تعداد تختهای موجود در آن، تجهیزات، داروها و غذای مصرفی است، و ستانده‌های آن تعداد نسخه‌های پیچیده‌شده، میزان استفاده از اشعه ایکس و… است. این اندازه‌گیریها معمولاً به‌شکل نسبتهای گوناگونی مانند نسبت مخارج به‌ غذا و تعداد بیماران، نسبت ساعات کار کارکنان داروخانه بیمارستان به تعداد نسخه‌های پیچیده‌شده یا نسبت تعداد بیماران منتظر عمل به زمان تلف‌شده برای رفتن به اتاق عمل است.

تعیین معیارهای کارایی‌ـ تولیدات را با بعضی معیارهای قابل قبول مقایسه می‌کنیم. بنابراین، به دانشی نیاز داریم که سطوح تولیدات عادی و حدود بالا و پایین آن را بدانیم. برای نمونه، در مورد بیمارستان، خدمات ارائه‌شده نشان می‌دهد که نسبت تختهای اشغال‌شده یا اتاق عمل یا هزینه داروها با تعداد بیماران چیست. اما این نسبتها کارا یا ناکارا بودن شاخصهای کارایی را نشان نمی‌دهند. ما نیاز به راهی کوتاهتر داریم. این راه کوتاه، همان معیارهای کارایی است. این، کاری دشوار است و اغلب، مستلزم قضاوت حرفه‌ای است. این مشکل به این دلیل به‌وجود می‌آید که در تولید، اغلب کمیت و مقادیر کمی اندازه‌گیری می‌شود و به کیفیت و جنبه‌های کیفی کمتر توجه می‌شود.

 

در جستجوی معیارهای کارایی

 

در جستجوی معیارهای کارایی

همیشه برای حسابرسان عملیاتی این امکان وجود ندارد که معیارهای کامل و تجربه‌شده‌ای را برای حسابرسی معیارهای کارایی به‌کار برند. دلیل این امر ناشی از کمبود زمان، کمبود دانش فنی و نبود توافق با مدیریت صاحبکار در مورد معیار کارایی است. در چنین مواردی، حسابرسان عملیاتی اغلب به راهکارهای منطقی و کوتاهتر تکیه می‌کنند. برخی از منابع پذیرفته‌شده برای تدوین اندازه‌گیری کارایی عبارتند از:

مقایسه سازمانهای مشابه‌ـ در خلال حسابرسی عملیاتی یک سازمان، حسابرسان عملیاتی اندازه‌گیریهای کارایی در سایر سازمانهای مشابه را درنظر می‌گیرند. برای نمونه، میزان هزینه عملیاتی در دو سازمان که از نظر حجم عملیات و اندازه مشابهند ولی حیطه اختیارات مدیریت آنها متفاوت است، با یکدیگر فرق می‌کند.

مقایسه داخلی‌ـ واقعیترین راه اندازه‌گیری کارایی، مقایسه دو واحد از یک سازمان است. شاخصهای عملکرد ممکن است نسبت هزینه‌های اداری به هزینه‌های عملیاتی، نسبت اضافه‌کارهای پرداختی به جمع حقوق و دستمزد و زمان تلف‌شده کارگر و ماشین‌آلات در دو کارگاه و هزینه‌های تعمیر به وسایل نقلیه موجود در دو ایستگاه حمل و نقل و نظایر آن باشد.

مقایسه با بخش خصوصی‌ـ در مواقعی که بخش خصوصی خدمات مشابهی را ارائه می‌کند، مقایسه عملکرد بخش عمومی با خصوصی ممکن است مفید باشد. برای نمونه، اگر بخش خصوصی در ارائه خدمات حمل و نقل با بخش عمومی رقابت دارد، حسابرس عملیاتی می‌تواند معیارهای مورد استفاده بخش خصوصی را مشاهده و از آنها استفاده کند.

عملکرد گذشته‌ـ معتبرترین راه اندازه‌گیری کارایی، مقایسه عملکرد جاری با گذشته است. اما باید دقت کرد که مقایسه سطحی ممکن است غیرواقعی و گمراه‌کننده باشد.

هدفهای برنامه‌ریزی شده‌ منبع دیگر اندازه‌گیری کارایی، هدفهای برنامه‌ریزی شده مدیریت صاحبکار و مقایسه آن با عملکرد و بررسی چگونگی و میزان دستیابی به هدفهای مربوط می‌باشد.

 

بخش پایانی

دقت داشته باشید که دانستن مفاهیم کاربردی حسابرسی یکی از مهمترین موارد لازم برای انجام حسابرسی به شمار می‌رود از همین رو می‌توان یادگیری اصطلاحات این علم را یکی از مهمترین ویژگی‌هایی نام برد که باید هر شخصی که در این امر فعالیت دارد آن‌ها را بشناسد.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

0 پاسخ

پاسخ دهید

میخواهید به بحث بپیوندید؟
مشارکت رایگان.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.