حسابداری و حسابرسی در هتلها
مقدمهای بر حسابداری و حسابرسی در هتلها
در تمامی مشاغل، حسابداری یکی از ارکان مهم برای پیش برد اهداف مالی به حساب میآید. در هر کسب وکار خرد و کلانی نیاز به یک حسابدار و حسابرس قطعی و لازم است. باید در نظر داشته باشید که حسابداری باعث نظم بخشی به تمامی قسمتهای یک کسب و کار میشود. در کسب و کارهای مالی داشتن نظم و مدیریت مالی بدون داشتن یک حسابدار امری غیر ممکن است. یکی از صنایعی که بدون داشتن حسابدار نمیتواند کارایی لازم را داشته باشد قطعاً صنعت گردشگری و هتل داری است. صنعت گردشکری در شاخههای متفاوتی فعالیت دارد اما پایدارترین و اصلیترین آن هتلداری است. این صنعت با داشتن روال جاری۱۲ ماهه و همچنین تعداد نیروی کاری زیاد یکی از پر دردسرترین کارها برای صاحبان این گونه مشاغل به حساب میآید. به دلیل موارد گفت شده و موارد دیگری که در این مقاله اشاره میکنیم نیاز به یک حسابدار و حسابرس در تمامی هتلها نیازی واجب و ضروری به حساب میآید. از سوی دیگر حسابرسی در هتلها باعث جلوگیری از انحرافات مالی شده و میتواند راهکاری امن و شایسته را برای پیش برد اهداف مالی سازمان یا صنعت مورد نظر فراهم آورد.
- بررسی حسابداری و حسابرسی در هتلداری
حسابداری هتل:
در صنعتی مانند هتلداری و گردشگری اولین چیزی که برای یک حسابدار اهمیت دارد فاکتورها و رسیدهایی است که هر یک از بخشها برای خروجی مالی باید داشته باشند. بهتر آن است که یک سیستم اتوماسیون مالی در هر هتل بر روی سیستمهای داخلی نصب شود. این موضوع میتواند در سرعت و دقت هر چه بیشتر روند حسابداری و البته حسابرسی تاثیری مستقیم داشته باشد. باید در نظر داشته باشید که به دلیل آنکه خرده خرجهای هتل داری بسیار زیاد است بهتر است تمامی موارد مصرفی با یک رسید و فاکتور تسلیم حسابدار شود. این کار باعث آن میشود که تمامی هزینهها به دقت بررسی شده و بعد از مدتی بتوان هزینههای غیر ضروری را شناسایی و به شدت کاهش داد. حسابداری در هتل بدان معنا است که تمامی موارد خرج شده از کوچکترین تا بزرگترین پرداختیها به دقت بررسی شده و تمامی موارد در زمان مقرر از آن کسر شود. مواردی مانند: هزینۀ تعمیرات یا حقوق کارکنان هتل از جملۀ این موارد هستند. بعد از موارد ذکر شده سود خالص و همینطور بهترین روال کاری برای آینده به وسیلۀ حسابدار بررسی شده و در نظر گرفته میشود. موارد ذکر شده در حقیقت شکل کلی کار یک حسابدار را بیان میکند. تمامی روند فوق باعث میشود هتل مربوطه به شکلی منظم بتواند منابع مالی خود را بهینه کرده و تمامی موارد مورد نیاز مالی را به صورتی شایسته و دقیق طبقه بندی کند و برای دسترسی مدیران ارشد یا سرمایهگذاران همه چیز فراهم باشد.
حسابرسی در هتل:
همان گونه که در مقالههای گذشته گفته شد کار یک حسابرس به صورت کلی و در هر مجموعهای نظارت بر کار حسابدار و گاهی بررسی اسناد خروجی و ورودی برای جلوگیری از انحراف روند مالی است. در یک هتل به میزان وسعت و شهرت آن ممکن است روند کاری و مدیریت آن به اشکال گوناگونی باشد. در هتلهای کوچک این روند قابل پیگیری تر است اما در هتلهای بین المللی دیگر کار حسابداری و حسابرسی نیاز به افرادی متخصص و کارآمد دارد. باید در نظر داشته باشید که در یک هتل بزرگ ممکن است چندین مدیر برای قسمتهای مختلف انتخاب شوند و هر یک از این مدیران در قسمت خود باید پاسخگوی موارد مالی مربوط به خود باشند. در نهایت تمامی خروجیهایی که به وسیلۀ حسابداران و مدیران آماده شده باید به وسیلۀ حسابرسان بررسی شود تا از احتمال اشتباهات سهوی یا عمدی جلوگیری شود. در بسیاری از موارد حسابرسان برای بررسی و مشاروۀ مالی در هتل به صورت موقت استخدام میشوند. آنها در مدت زمان کوتاهی که در اختیار دارند کلیۀ روند جاری هتل را بررسی کرده و بهترین راهکار را برای بهتر شدن روند مالی یا حذف هزینههای غیر ضروری در نظر میگیرند. در مواردی هم ممکن است مدیران یا سرمایه گذاران هتل یا مجموعه بخواهند به صورت جداگانه موارد مالی را بررسی کنند تا از صداقت حسابدار یا مدیر مالی خود مطمئن شوند. در هر دو صورت گفته شده از حسابرس داخلی در کنار حسابدار استفاده میشود. لازم به توضیح است که گاهی حسابدار از وجود حسابرس با خبر نیست.
نحوۀ حسابداری در هتلها
حسابداری در هتلها شامل تمامی روند مالی میشوند که در تمام سطوح از خرید یک لامپ تا پرداخت حقوق کارمندان در نظر گرفته شده است. این روند های مالی گاهی به صورت مشخص و ثابت است و گاهی به صورت جاری و غیر ثابت.
مواردی که باید یک حسابدار در مورد آنها به صورت کامل اطلاع داشته باشد و موارد ذکر شده را در حسابداری خود در نظر بگیرد به شرح زیر است.
داراییهای جاری: تمامی موارد سپرده گذاری شده، موارد سرمایه گذاری شده، سرمایههای در گردش، موجودیهای اجناس، موجودیهای نقدی، سفارشات داده نشده، داراییهای وصول نشده.
دارایی های ثابت: تمامی وسایل و مواردی که برای هتل به شکل سرمایه به حساب میآیند. مانند: تمامی داراییهای شرکت یا هتل به صورت کامل، تمامی زمینها و املاکی که وجود دارد و هتل از آنها بهره مالی میبرد، تک به تک وسایلی که تحت نظر هتل است و برای خدمت رسانی به مسافران تهیه شده است.
بدهیهای مسافران و تورهای مسافرتی: در بسیاری از موارد تورهای زیادی به هتلها بدهکار هستند. باید در نظر داشت که در کنار تورهای تفریحی ممکن است مسافرانی هم باشند که با ارگانهای مختلفی قرار داد داشته و هتل باید از ارگانهای مربوطه تسویۀ مسافران را دریافت کنند که این مورد هم باید در قسمت بدهیها درج شود و در هنگام تسویه حساب در نظر گرفته شود.
حساب درآمد: به تمامی درآمدهایی گفته میشود که یک هتل از فروش یا اجارۀ امکانات خود بدست میآورد. مانند: درآمد کافه،: درآمد امکانات تفریحی و گردشگری هتل، سالنهای بازی و تفریح هتل، رستوران سنتی و مواردی از این قبیل.
بدهیها: صورت حساب تمامی وام های گرفته شده و اقسات مانده، رسید تمامی طلبکاران و مواردی که باید پرداخت شود.
سرمایه: به تمامی مواردی که مدیران و سرمایه گذاران روی آن سرمایه گذاری کردهاند، سودها و زیانهای سالهای پیش هم در این بخش باید محاسبه شود.
موارد ذکر شده در قسمت بالا تمامی کلیتهایی است که یک هتل باید در نظر گرفته و حسابدار باید به آنها واقف باشد.
دفاتر مهم برای حسابداری هتل و حسابرسی:
دفتر معین: دفتری کلی برای تمامی امورات حسابداری که کلیۀ موارد خرد و کلان مجموعه در آن نوشته میشود.
دفتر صندوق: دفتر صندوق دفتری است که تمامی پرداختها و درآمد هتل در آن نوشته میشود. دفتر صندوق تمامی روند جاری هتل را از سود یا زیان نشان داده و به صورت روزانه موجودی آن قابل بررسی است. در قسمتی از این دفتر همیشه بخشی به نام بدهکار است که در حقیقت این ستون متعلق به صاحب هتل می باشد و عدد نوشته شدن در آن بخش همان سود خالص مجموعه به حساب میآید.
دفتر روزنامه : تمامی گزارشات نقل انتقال مالی و همین طور شکل کاری در این بخش نوشته میشود
دفتر کل: دفتر کل درحقیقت دفتری است که باید تمامی موارد مالی از ریز تا درشت در آن قید شود. این دفتر کاملترین مرجع برای تمامی اموال و عملکردها به حساب میآید. در این دفتر تمامی اقلامی که در هتل وجود دارد و تعدادشان ثبت شده است. این دفتر در حقیقت نوعی دفتر ثبت کلی اقلام و موارد مالی به حساب میآید. یکی دیگر از کاراییهای این دفتر نشان دادن بدهکاران و بستانکاران به هتل است. به طور کلی دفترکل نمایشی از تمامی اتفاقات مالی است که برای هتل یا مجموعه رخ داده است.
دفتر پانسیون: این دفتر به مواردی که مربوط به اقامت مسافران است اشاره دارد. تمامی اتاقها در هتل یا پانسیون دارای یک شماره هستند. این شماره در دفتر پانسیون وجود داشته و افراد مربوطه باید تمام موارد مصرفی هر اتاقی را در بخش خودش در دفتر پانسیون وارد کنند. در این صورت دیگر نیاز به سردگمی در هنگام تسویه با مسافر وجود ندارد چرا که در بخش دفتر پانسیون تمامی موارد مصرف شده به وسیلۀ مسافر موجود است.
دفتر انبار: دفتر انبار یکی از مهمترین بخشها در هر مجموعهای به حساب میآید. فرد انباردار باید از سوابق خوبی در این زمینه برخوردار باشد تا بتوان او را در این سمت قرار داد. دفتر انبار تمامی مواردی که داخل و خارج میشوند را ثبت کرده و به دقت آنها را بررسی میکند. در هتلهای بزرگ این روند به صورت روزانه انجام شده و رسید آن طبق قرار قبلی به مدیریت یا حسابداری تحویل داده میشود.
- اما حسابرسی در هتل و نظارت آن بر حسابداری
در بخشهای بالایی تا حدود زیادی به شکل حسابداری در هتلها پرداختیم حالا میخواهیم به کار یک حسابرس داخلی در هتل نگاهی داشته باشیم تا بتوانیم نقش مهم و تاثیر گذار این شغل را در سیستم هتل داری بهتر درک کنیم.
در تمامی بخشهای گفته شده در قسمتهای بالایی ردی از فاکتور و گزارشات گوناگون دیده میشود. این گزارشها به وسیلۀ حسابدار یا مدیر مالی تنظیم میشوند. در بسیاری از هتلها حسابرسان داخلی افرادی هستند که به صورت مکرر یا دورهای تمامی موارد گفته شده و گزارشهای داده شده را بررسی کرده و صحت آن را تصدیق میکنند. این شکلی نرمال از حسابرسی داخلی است اما در مواقعی ممکن است تیم سرمایهگذار یا مدیریت به روندی از کار بد گمان شوند که در این صورت نیاز به یک حسابرس داخلی است و در بسیاری از موارد این نیاز برونسپاری میشود تا به وسیلۀ شرکتهای مربوطه انجام شود. این افراد تمام دفترهای یاد شده در مقاله که ذکر کردهایم را به صورت تک به تک بررسی کرده و تمامی گزارشات را مو به مو نقد و بررسی میکنند تا شاید بتوانند شواهدی از فاکتورسازی جعلی یا انبار گردانی غیر معمول پیدا کنند. موارد دیگری هم وجود دارد که از حسابرس داخلی به عنوان یک مشاور مالی قدرتمند استفاده میشود در چنین شرایطی حسابرس داخلی باید سعی در حذف هزینههای اضافه کند تا روند مالی و کاری شرکت را در رابطه با موارد مالی بهبود بخشد.
در پایان این مقاله باید خاطر نشان کرد که حسابرسی و حسابداری دو اصلی جدانشدنی از یکدیگر هستند و در هر کسب و کاری که وجود دارد نقشی اساسی ایفا میکنند. هر کدام از این افراد حسابدار یا حسابرس کاری ویژه و مهمی در عملکرد طولانی مدت نهاد مالی یا سازمان ایفا میکنند و بدون یکدیگر نمیتوانند شکلی کامل و کاربردی داشته باشند. از همین رو حسابداری و حسابرسی را نمیتوان دو مقولۀ جدا از یکدیگر در نظر گرفت.
مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا
