بایگانی برچسب برای: حسابرسی

مقدمه ای بر حسابرسی مالیاتی

به طور کلی مالیات یکی از مهمترین اصول مالی هر کشور است. مالیات برای تمامی کسب و کارهای در هر کشوری لازم و ضروری است. امکاناتی که دولت در هر کشوری برای شهروندان فراهم می‌کند در بیشتر موارد از مالیاتی است که در پایان هر سال از کسب و کارهای موفق یا خرده فروشی‌ها دریافت می‌کند. لازم به ذکر است که هر دولت با تعیین میزان مشخصی از مالیات شکل و سمت و سوی نقدینگی کشور را هم کنترل می‌کند. باید دقت داشته باشید که بسیاری از صاحبان مشاغل ممکن است با مالیات میانۀ خوبی نداشته باشند و از همین رو ممکن است اقدام به نپرداختن آن کنند. این شکل از نگاه در طولانی مدت باعث کم شدن رفاه شهروندان و همینطور از بین رفتن تصمیم‌های مناسب برای رفاه در آیندۀ افراد جامعه می‌شود. حسابرسی مالیاتی را باید یکی از مهم ترین وظایف مدیران نام برد چرا که در صورت نپرداختن حساب مالیاتی و شفاف نبودن موارد مالی مدیران کسب و کارها باید جریمه و تاوان‌های بسیار سنگین مالی را متقبل شوند. ما در این مقاله سعی داریم به صورتی کامل در مورد حسابرسی مالیاتی صحبت کرده و آن را به صورت کاملا واضحی شرح دهیم.

 

حسابرسی مالیاتی

حسابرسی مالیاتی در حقیقت به بررسی تمامی فرآیندهای مالی گفته می‌شود که باعث سودآوری و یا ضرر شرکت شده است. حسابرسان مالیاتی تمامی اسناد و مدارک کسب و کار را بررسی کرده و بعد از آن اقدام به بستن مالیات مشخصی می‌کند. لازم به ذکر است که حسابرسی مالیاتی در زمان‌های بسیار مشخصی انجام شده و عدم پرداخت آن‌ها می‌تواند عواقب سنگینی را در پی داشته باشد. نکتۀ بسیار مهم دیگر دربارۀ حسابرسی مالیاتی این موضوع است که حسابرسی مالیاتی است که عوارض بر درآمد را مشخص کرده و میزان آن را معیین می‌کند به همین دلیل است که حسابرسی مالیاتی از اهمیت بسیار زیادی در بستن مالیات مالی برای کسب و کارها برخوردار است. اگر دوست دارید تمامی موراد حسابرسی مالیاتی را بدانید می‌توانید به کتاب‌هایی که در این زمینه منتشر شده اند روجوع کرده و از آن‌ها برای شناخت بیشتر این قوانین استفاده کنید. یکی از این کتاب‌ها که به عنوان یک منبع کامل هم شناخته می‌شود کتاب حسابرسی مالیاتی نوشتۀ محمد علی بیگ پور است که توسط دانشگاه خوارزمی منتشر شده است.

 

 

مواردی که در حسابرسی مالیاتی مورد بررسی و قضاوت قرار می‌گیرند عبارت اند از:

• درآمد حاصله
• هزینه‌های انجام دشه
• تراز حساب‌ها و دفاتر و همین طور صورت‌های مالی
• چرخۀ کامل واردات و صادرات
• موارد اولیه و کلیۀ گردش‌های مربوط به آن‌ها
• قیمت تمام شدۀ هر کالا به صورت دقیق
• تمامی دارایی‌های ثابت
• بررسی تمامی خسارت‌های شعبه‌ها و نمایندگی‌ها
• تعدیلات سنواتی
• معاملاتی که با اشخاص ثالث انجام می‌شود.
• مالیات تکمیلی
• حقوق و دستمزد

 

بررسی تمامی مدارکی که باید تحت اختیار یک حسابرس مالیاتی قرار بگیرد

به طور معمول تمامی حسابرسان مالیاتی چند روز قبل از شروع عملیاتی حسابرسی نامه ای به شرکت یا بنگاه اقتصادی مربوطه می‌زنند و درخواست می‌کنند که مدارکی مشخص را در اختیار آن‌ها قرار دهند. این مدارک درخواست شده در حقیقت مدارکی است که یک حسابرس مالیاتی با بررسی‌ آن‌ها می‌تواند پرداخت یا عدم پرداخت صحیح مالیات هر شرکت یا بنگاه اقتصادی را مشخص کرده و کاملاً مورد ارزیابی قرار دهد. این مدارک عبارت اند از:

• مدارکی از صورت سود و زیان شرکت به همراه ترازنامه و اظهار نامه‌ها
• فهرستی کامل از تمامی حسابداری‌های سال و دفاتر مربوطه( مانند: دفتر کل یا معین )
• صورت تمامی موارد واردات و صادرات با ذکر مشخصات کامل کالا و تمامی موارد مربوطه
• صورتی کامل از تمامی معاملات شرکت یا کارهای مالی که در مواردی چون مضاربه صورت گرفته است. این صورت شامل مبلغ سود و زیان شرکت بوده و میزان مالیاتی که برای آن‌ها در نظر گرفته شده است را مورد بررسی قرار می‌دهد.
• لیستی کامل از تمامی قراردادها که می‌تواند مربوط به اجاره یا خرید هم باشد. در این بخش باید تاریخ و نام طرف قرار داده به همراه مبلغ هم ذکر شود.
• تمامی موارد که به عنوان اسناد حسابرسی به ادارۀ مالیات فرستاده شده است تا مورد ارزیابی قرار بگیرد.
• اسناد مربوط به حقوق و دستمزد مالیاتی و همینطور اضافه تاریخ پرداخت مالیات و بیمه
• موارد که به معافیت مالیاتی و مالیات تکلیفی مربوط می‌شوند.

 

 

شکل کلی حسابرسی مالیاتی

اولین نکته ای که باید در نظر داشت این موضوع است که حسابرسی مالیاتی معمولاً در چند مرحله انجام می‌شود. در مرحلۀ اول حسابرسان مالیاتی شروع به بررسی تمامی دفاتری حسابداری و حسابرسی می‌کنند. این دفاتر عبارت اند از ( دفتر کل، دفترهای روزانه، دفتر دارایی) و تمامی دفترهایی است که مربوط به موارد مالی می‌شوند. در مرحلۀ بعد کارشناسان منابع انسانی و دیگر مواردی را در نظر می‌گیرند که شرکت نیاز دارد برای رسیدن به هدف خود از آن‌ها بهره ببرد. مانند تعداد نیرو و مقدار زمانی که باید در این راستا بگذارد. لازم به توضیح است که در این مرحله حجم  معادلات شرکت و میزان حساب‌ها هم مورد بررسی قرار می‌گیرند. زمانی که نیروی مناسب و به تعداد کافی برای حسابرسی مالیاتی در نظر گرفته شد دیگر زمان آن می‌رسد که کار حسابرسی مالیاتی شروع شود.  

در اولین قدم تمامی مواردی که از دفاتر مالی بررسی شده اند ثبت شده و به عنوان یک سند معتبر مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در این زمان تمامی سیستم داخلی شرکت یا بنگاه مالی می‌توانند متوجه این موضوع شوند که آیا موارد ثبت شده صحت دارد یا خیر. اگر بعد از بررسی‌ها نشان داده شود که دیتاهای مالی صحیح است که روند کار به شکلی معمول ادامه پیدا می‌کند اما اگر ناصحیح بودن این روند ثابت شود دیگر باید از روش‌های دیگری برای شفاف سازی موارد مالی بهره ببریم. بعد از مرحلۀ ای که گفته شد روش‌های تجزیه و تحلیل قانونی و استاندارد شروع می‌شود. در مرحلۀ بعد تمامی اتفاقات پیش آمده نوشته شده و گزارشی کامل در این باره نوشته می‌شود. در آخرین مرحۀ تمامی ساعت‌هایی که حسابرسان به این موضوع اختصاص داده بودند در نظر گرفته شده و بعد از در نظر گرفتن هزینۀ ایاب و ذهاب تمامی هزینه‌ها را به صورت کلی دسته بندی می‌کنند.

 

 

مهمترین امتیازهای حسابرسی مالیاتی چیست؟

شاید برای بسیاری از افرادی این پرسش پیش بیاید که آیا حسابرسی مالیاتی به جز گرفتن مالیات از صاحبان مشاغل و ایجاد رفاه بیشتر عمومی امتیاز دیگری هم دارد یا خیر. ما در این بخش از مقاله سعی داریم این پرسش را با پاسخی مناسب جواب دهیم. در زمان حسابرسی مالیاتی صاحبان کسب و کار یا مدیران شرکت به کارایی و عملکرد سالانۀ خود پی برده و بهتر می‌توانند شرایط مالی شرکت خود را ارزیابی کنند. نکتۀ دیگری که در این باره وجود دارد چک شدن تمامی موارد مالی به وسیلۀ حسابرسان مالیاتی است. این ارزیابی‌های دقیق باعث می‌شود مدیران ارشد و صاحبان شرکت‌ها بیشتر از پیش به روند حسابرسی و حسابداری خود مطلع شده و در آینده تصمیم‌های بهتری برای روند مالی شرکت خود بگیرند. یکی دیگر از امتیازهای حسابرسی مالیاتی مشاورۀ این دسته از حسابرسان است. حسابرسان مالیاتی با در نظر گرفتن پروندۀ مالی شرکت‌ها می‌توانند آن‌ها را از معافیت‌های مالی احتمالی آگاه کنند و در صورت بخشش جریمه آن‌ها را برای رسیدن به این شرایط راهنمایی کنند. اما مورد آخر: یکی از مهم ترین کارهایی که این حسابرسان انجام می‌دهند ارزیابی کلی شرکت‌ها در طولانی مدت است. حسابرسان مالیاتی به دلیل تجربۀ زیادی که در این بخش دارند می‌توانند به راحتی سیر نزولی یا صعودی یک روند را در نظر گرفته و شرکت‌ها را از این موضوع آگاه کنند.

 

دسترسی به دستورهای مالیاتی

سازمان امور مالیاتی کشور تمامی قوانین و مقرارت خود را در سایت اصلی این مجموعه به نمایش گذاشته است. تمامی افرادی که می‌خواهند از این قوانین مطلع باشند می‌توانند به این سایت مراجعه کرده و هر موردی را که می‌خواهند مورد بررسی قرار بدهند.  در این بخش به تعداد کمی از دستورالعمل‌های مهم اشاره می‌کنیم : این دسته از دستورالعمل‌ها بندهای مالیاتی است که بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این بندها عبارت اند از:

• درآمد مشمول مالیات، بر مبنای قانون مالیات‌های مستقیم و مقررات مربوط به آن تعیین می‌شود.

در مواقع لازم قوانین دیگری نیز مانند قانون تجارت و قانون محاسبات عمومی اعمال خواهد شد.
در هنگام تعیین درآمد مشمول مالیات، اگر قانون مالیات‌های مستقیم در مواردی نسبت به موضوع صراحت نداشته باشد ولی قوانین دیگر حکم معینی درباره آن مورد داشته باشند، حکم معین قانون‌های دیگر به عنوان ملاک عمل استفاده می‌شود.

 

• اگر قانون درباره موردی سکوت کرده بود یا ابهام داشت، باید از آرائی که شورای عالی مالیاتی ابلاغ کرده است و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی کشور پیروی شود.
  تمامی درآمدهایی که توسط حسابرس شناخته می‌شوند، از جمله درآمد حاصل از تعیین دارایی‌ها و بدهی‌های ارزی مشمول مالیات هستند مگر آن که دلایل قانونی برای معافیت همه یا بخشی از آن‌ها وجود داشته باشد.

 

• تمامی موارد بستانکار حساب تعدیلات سنواتی، باید به درآمد مشمول مالیات افزوده شود، مگر آن که در مالیات سال‌های قبل حساب شده باشد، معافیت مالیاتی قانونی به آن اختصاص یافته باشد و یا طرف حساب آن هزینه‌ای بوده که به وسیله ماموران مالیاتی غیرقابل پذیرش تلقی و ازحساب هزینه برگشت شده باشد.

 

• موارد بدهکار حساب تعدیلات سنواتی نیز، در صورتی که ماهیت هزینه قابل قبول را داشته باشد و قبلا جزو حساب هزینه در نظر گرفته نشده باشد، باید جزو هزینه‌های قابل قبول محسوب شود.
  درآمد فعالیت‌هایی که طبق قانون از مالیات معاف هستند یا نرخ مالیات جداگانه‌ای دارند، از درآمدهای شرکت قابل کسر نیست و هزینه‌های آن‌ها نیز جزو هزینه‌های قابل پذیرش حساب نمی‌شود.

 

• بیشتر بررسی‌هایی که در حسابرسی مالیاتی انجام می‌شود، در حسابرسی عمومی صورت‌های مالی نیز انجام می‌شود. به همین دلیل بهتر است حسابرسی صورت‌های مالی به گونه‌ای برنامه‌ریزی شود که در حین آن حسابرسی مالیاتی نیز انجام و گزارش آن تهیه شود.
  موارد ذکرشده در فرم نمونه گزارش حسابرسی مالیاتی باید با کاربرگ‌های حسابرسی صورت‌های مالی مطابقت داده شود.

 

• کاربرگ‌های حسابرسی مالیاتی باید در پرونده‌های جداگانه بایگانی شوند و هر سال خلاصه‌ای از وضعیت مالیاتی، هم در پرونده‌های جاری و هم در پرونده‌های دائمی نگهداری شود.
  نسخه اصلی گزارش حسابرسی مالیاتی که بر طبق فرم نمونه تنظیم شده است به همراه مستندات لازم و گزارش حسابرسی مالی باید به مؤدی مالیاتی داده شود و از طریق او در اختیار اداره امور مالیاتی قرار گیرد. نسخه دوم گزارش نزد حسابرس باقی خواهد ماند.

 

• در صورتی که پس از ارسال گزارش معلوم شود در تعیین درآمد مشمول مالیات یا موارد دیگر اشتباهی رخ داده است، مسئله باید به سرعت به اداره امورمالیاتی اعلام شود.
  برای مطالعه بندهای کامل این دستورالعمل، به وب‌سایت اداره امور مالیاتی کشور مراجعه کنید.

 

 

بخش پایانی

در پایان این مقاله باید خاطر نشان کنیم که مالیات شکلی از تامین رفاه عمومی است که باید آن را در تمامی سطوح کاری در نظر گرفت. اگر شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی از دادن مالیات خودداری کنند بسیاری از منابع مالی جهت رفاه عموم مردم هم دچار مشکل شده و ممکن است دیگر دولت نتواند به درست از عهدۀ مخارج مربوطه برآید. از این رو پرداخت به موقع مالیات در بسیاری از دولت‌ها در جهان شکلی از متمدن بودن و احترام گذاشتن به حقوق دیگران قلمداد می‌شود.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

 

 مقدمه :

در دنیای حسابرسی و حسابداری به طور کلی مفاهیمی وجود دارند که به عملکردهای متفاوت در حسابرسی یا حسابداری اشاره دارند. هر کدام از این مفاهیم برای نقشی مجزا طراحی شده اند و از همین رو می‌توان آن‌ها را بسیار مهم در نظر گرفت. در دنیای امروز به میزانی که شکل حسابرسی و حسابداری دچار دگرگونی شده است که شکل و اصطلاحاتی هم که در این زمینه مورد استفاده قرار می‌گیرد دچار دگرگونی شده است. ما در این مقاله سعی داریم برخی از این مفاهیم را بهتر شناخته و به بررسی آن‌ها بپردازیم.

 

طبقه‌بندی تعاریف ارائه شده

به‌طور کلی می‌توان تعریفهای ارائه شده برای کارایی را براساس نگرشهای مختلف، به چهار گروه کلی طبقه‌بندی کرد. این طبقه‌بندی در شکل ۱ نشان داده شده است.

 

ناکارایی

همواره در یک سازمان این سئوال مطرح است که آیا سازمان مسئولیتهای خود را با صرف حداقل داده‌ها انجام می‌دهد یا خیر. تلاش در جهت یافتن پاسخ برای این سئوال ممکن است زمینه‌هایی از موارد ناکارایی را در سازمان نشان دهد. نمونه‌هایی از ناکارایی عملیاتی که باید نسبت‌به آن هوشیار بود عبارت است از:

• استفاده نامناسب از روشهای دستی ومکانیزه،
• کاغذبازی بیهوده،
• سیستمها و روشهای ناکارای عملیاتی،
• سلسله مراتب ویا الگوهای ارتباطی پیچیده در سازمان،
• دوباره‌کاری،
• مراحل کاری بی‌مورد و انجام کارهای موازی.

 

 

ارتقای کارایی

کارایی به‌معنای اطمینان‌یابی از به‌دست‌آوردن حداکثر نتیجه از منابع اختصاص‌یافته برای یک بخش یا برنامه یا حداقل مصرف منابع برای تحصیل سطح خاصی از نتایج است. کارایی یک بخش هنگامی بهبود می‌یابد که نهاده‌های سیستم برای تولید مقدار معینی ستانده تقلیل یابد و یا آنکه از مقدار معینی نهاده سیستم، مقدار بیشتری ستانده حاصل شود.

 

اندازه‌گیری کارایی

همان‌طور که از تعریف کارایی استنباط می‌شود، به‌قاعده می‌توان ستانده حاصل از هر واحد داده را اندازه‌گیری کرد. اما انجام این اندازه‌گیری ممکن است به‌سادگی عملی نباشد. در این راستا، در برخی از کشورها، بخشهای دولتی شاید بتوانند بعضی از معیارهای کارایی را در اختیار بگذارند. اما سایر سازمانها باید معیارهای اندازه‌گیری مربوط و مناسب خود را تدوین کنند. معیارهای اندازه‌گیری ستانده‌ها باید مربوط، قابل اجرا و مورد توافق مدیریت و کارکنان باشد. در مقایسه و اندازه‌گیری باید توجه داشت که تفاوت هزینه‌ها به‌تنهایی مفهومی ندارد، بلکه دلایل وجود این تفاوتهاست که دارای اهمیت است.

 

کارایی در بخش عمومی

مدیران بخش عمومی نیز همچون مدیران بخش خصوصی باید کارایی خود را حداکثر کنند یا بیشینه سازند. این‌کار مستلزم اندازه‌گیری کارایی در زمینه‌های بااهمیت است. در این مورد مدیران همواره با دو سئوال اساسی مواجهند که برای انجام وظایف خود باید به آنها پاسخ داده شود:

* آیا کارایی عملیات یا برنامه خاص از آن اندازه اهمیت برخوردار هست که اندازه‌گیری شود؟

* آیا راهی برای اندازه‌گیری آن با هزینه‌ای معقول وجود دارد یا خیر؟

 

رابطه بین صرفه‌اقتصادی و کارایی

براساس استانداردهای حسابداری دولتی ایالات متحد، صرفه‌اقتصادی و کارایی واژه‌هایی مرتبط با یکدیگرند و اظهارنظر حرفه‌ای جداگانه در مورد هر یک از این دو مفهوم غیرممکن است.

معمولاً حسابرسی عملیاتی به اظهارنظر حرفه‌ای درمورد عملکرد کلی سازمان منجر نمی‌شود و در نتیجه، این استانداردها نیز حسابرس عملیاتی را ملزم به چنین اظهارنظری نمی‌کند، بلکه حسابرس عملیاتی یافته‌ها و نتایج بررسیهای خود را درمورد حدود و کفایت عملکرد گزارش می‌کند. این گزارش همچنین شامل روشهای خاص، روشها و کنترلهای داخلی است که می‌توان آنها را به صورت کاراتر یا موثرتر به‌کار برد.

ارتباط بین صرفه اقتصادی و کارایی و تاثیر آن بر نتایج حاصل‌ را می‌توان به یک حرکت الاکلنگی تشبیه کرد، به این معنی که باید موازنه‌ای برای دستیابی به مقدارهای لازم از هر کدام ایجاد شود. موازنه مطلوب زمانی برقرار می‌شود که هزینه عملیات بدون کاهش کارایی (یا روشهای عملیات) و اثربخشی (یا نتایج عملیات) در حداقل سطح ممکن نگهداری شود که این همان تحقق صرفه اقتصادی عملیات است. در همان زمان، روشهای عملیات را باید با حداقل هزینه و بدون فداکردن نتایج انجام داد و این به‌معنی تحقق کارایی است. از این‌رو، می‌توان دریافت چرا صرفه‌اقتصادی و کارایی به‌طور معمول با همدیگر و به‌عنوان بخشی از روشهای حسابرسی عملیاتی مورد بررسی قرار می‌گیرد.

 

 

حسابرسی صرفه اقتصادی و کارایی

حسابرس عملیاتی برای انجام وظایف خود در راستای ایجاد موازنه بهینه بین هزینه‌ها و نتایج، به‌حداقل‌رساندن هزینه‌ها را ارزیابی می‌کند، البته کاهش هزینه‌ها تا جایی صورت می‌گیرد که دستیابی به‌حصول نتایج میسر باشد. به‌علاوه، حداکثرکردن بهره‌وری نیز تا جایی انجام می‌شود که هزینه‌ها بیش از حد افزایش نیابد. برای ارزیابی صرفه‌اقتصادی و کارایی، حسابرس عملیاتی استفاده از منابع، نیروی‌انسانی، امکانات، تجهیزات، ملزومات و پول را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد. برای نمونه، حسابرس به تحلیل موارد زیر می‌پردازد:

* تعیین مسئولیتها و اختیارات درون‌سازمانی،

* نحوه استقرار فیزیکی یا توزیع منابع،

* زمانبندی منابع، زمان کار نیروی‌انسانی و زمان استفاده از امکانات،

* تقسیم منطقی وظایف میان گروههای مختلف،

* هماهنگی میان سطح مهارت، ظرفیت، توان عملیاتی و نحوه استفاده از منابع،

* هزینه‌های پرداخت‌شده،

* هزینه‌های منظورشده،

* تعداد کارهای انجام‌شده،

* میزان کارهای تکمیل‌شده.

حسابرس عملیاتی در پی ارزیابی فعالیتهای انجام شده براساس مفهوم صرفه اقتصادی و کارایی و دستاوردهای حاصل نیست، بلکه عملکرد فعلی را می‌پذیرد و میزان صرفه اقتصادی و کارایی آن را بررسی و نتایج حاصل را گزارش می‌کند.

 

معیارهای کارایی

در بیشتر مواقع معیارهایی برای اندازه‌گیری کارایی وجود ندارد. بنابراین، حسابرسان عملیاتی باید به‌کمک مدیریت صاحبکار و سایر متخصصان مربوط آنها را تدوین کنند. حتی در جایی‌که این معیارها وجود داشته باشد، حسابرسان عملیاتی باید خودشان را در مورد مربوط بودن معیارها قانع کنند. برای نمونه ممکن بود، معیار کارایی یک موسسه مالی در زمانی که رایانه وجود نداشت درخواستهای پرداخت آن مؤسسه باشد اما با اختراع رایانه، زمان مورد نیاز برای بررسی درخواست پرداخت دستخوش تغییر شده است. لذا حسابرسان عملیاتی باید قبل از پذیرش معیارها، در مورد چنین تغییراتی هوشیار باشند. اندازه‌گیری کارایی در مواردی که داده‌ها و ستانده‌ها ماهیت تکراری یا مکانیکی دارند نسبتاً ساده‌تر است. در چنین وضعیتهایی، حسابرسان عملیاتی می‌توانند معیارهایی برای اندازه‌گیری کارایی توصیه کنند. اما اندازه‌گیری کارایی در جایی‌که داده‌ها و ستانده‌ها تکراری نباشند، بسیار مشکل است. برای نمونه، اندازه‌گیری کارایی تولید برق خانگی ساده‌تر از اندازه‌گیری کارایی یک پزشک است که بیمارانش را معاینه می‌کند.

 

 

تدوین معیارهای کارایی

تدوین معیارهای کارایی شامل سه مرحله به‌شرح زیر است:

شناخت داده‌ها و ستانده‌هاـ معیارهای کارایی بستگی به ماهیت داده‌ها و ستانده‌های هر برنامه یا پروژه سازمان دارند. داده‌ها ممکن است مبالغ سرمایه‌گذاری‌شده، زمان کارکرد ماشین، روزهای کاری کارکنان، انرژی مصرف‌شده، مواد خام مورد استفاده و… باشند. ستانده‌ها نیز خدمات یا کالاهای تولید شده‌اند. هنگام تدوین معیارهای کارایی در صورت انجام این‌کار توسط حسابرسان عملیاتی، آنان نیاز به دید خوب و منصفانه نسبت به داده‌ها و ستانده‌ها دارند.

ارتباط بین داده‌ها و ستانده‌هاـ مرحله بعدی، شناخت شاخصهای عملکرد کارایی است. برای نمونه، داده‌ها در یک بیمارستان تعداد تختهای موجود در آن، تجهیزات، داروها و غذای مصرفی است، و ستانده‌های آن تعداد نسخه‌های پیچیده‌شده، میزان استفاده از اشعه ایکس و… است. این اندازه‌گیریها معمولاً به‌شکل نسبتهای گوناگونی مانند نسبت مخارج به‌ غذا و تعداد بیماران، نسبت ساعات کار کارکنان داروخانه بیمارستان به تعداد نسخه‌های پیچیده‌شده یا نسبت تعداد بیماران منتظر عمل به زمان تلف‌شده برای رفتن به اتاق عمل است.

تعیین معیارهای کارایی‌ـ تولیدات را با بعضی معیارهای قابل قبول مقایسه می‌کنیم. بنابراین، به دانشی نیاز داریم که سطوح تولیدات عادی و حدود بالا و پایین آن را بدانیم. برای نمونه، در مورد بیمارستان، خدمات ارائه‌شده نشان می‌دهد که نسبت تختهای اشغال‌شده یا اتاق عمل یا هزینه داروها با تعداد بیماران چیست. اما این نسبتها کارا یا ناکارا بودن شاخصهای کارایی را نشان نمی‌دهند. ما نیاز به راهی کوتاهتر داریم. این راه کوتاه، همان معیارهای کارایی است. این، کاری دشوار است و اغلب، مستلزم قضاوت حرفه‌ای است. این مشکل به این دلیل به‌وجود می‌آید که در تولید، اغلب کمیت و مقادیر کمی اندازه‌گیری می‌شود و به کیفیت و جنبه‌های کیفی کمتر توجه می‌شود.

 

 

در جستجوی معیارهای کارایی

همیشه برای حسابرسان عملیاتی این امکان وجود ندارد که معیارهای کامل و تجربه‌شده‌ای را برای حسابرسی معیارهای کارایی به‌کار برند. دلیل این امر ناشی از کمبود زمان، کمبود دانش فنی و نبود توافق با مدیریت صاحبکار در مورد معیار کارایی است. در چنین مواردی، حسابرسان عملیاتی اغلب به راهکارهای منطقی و کوتاهتر تکیه می‌کنند. برخی از منابع پذیرفته‌شده برای تدوین اندازه‌گیری کارایی عبارتند از:

مقایسه سازمانهای مشابه‌ـ در خلال حسابرسی عملیاتی یک سازمان، حسابرسان عملیاتی اندازه‌گیریهای کارایی در سایر سازمانهای مشابه را درنظر می‌گیرند. برای نمونه، میزان هزینه عملیاتی در دو سازمان که از نظر حجم عملیات و اندازه مشابهند ولی حیطه اختیارات مدیریت آنها متفاوت است، با یکدیگر فرق می‌کند.

مقایسه داخلی‌ـ واقعیترین راه اندازه‌گیری کارایی، مقایسه دو واحد از یک سازمان است. شاخصهای عملکرد ممکن است نسبت هزینه‌های اداری به هزینه‌های عملیاتی، نسبت اضافه‌کارهای پرداختی به جمع حقوق و دستمزد و زمان تلف‌شده کارگر و ماشین‌آلات در دو کارگاه و هزینه‌های تعمیر به وسایل نقلیه موجود در دو ایستگاه حمل و نقل و نظایر آن باشد.

مقایسه با بخش خصوصی‌ـ در مواقعی که بخش خصوصی خدمات مشابهی را ارائه می‌کند، مقایسه عملکرد بخش عمومی با خصوصی ممکن است مفید باشد. برای نمونه، اگر بخش خصوصی در ارائه خدمات حمل و نقل با بخش عمومی رقابت دارد، حسابرس عملیاتی می‌تواند معیارهای مورد استفاده بخش خصوصی را مشاهده و از آنها استفاده کند.

عملکرد گذشته‌ـ معتبرترین راه اندازه‌گیری کارایی، مقایسه عملکرد جاری با گذشته است. اما باید دقت کرد که مقایسه سطحی ممکن است غیرواقعی و گمراه‌کننده باشد.

هدفهای برنامه‌ریزی شده‌ منبع دیگر اندازه‌گیری کارایی، هدفهای برنامه‌ریزی شده مدیریت صاحبکار و مقایسه آن با عملکرد و بررسی چگونگی و میزان دستیابی به هدفهای مربوط می‌باشد.

 

بخش پایانی

دقت داشته باشید که دانستن مفاهیم کاربردی حسابرسی یکی از مهمترین موارد لازم برای انجام حسابرسی به شمار می‌رود از همین رو می‌توان یادگیری اصطلاحات این علم را یکی از مهمترین ویژگی‌هایی نام برد که باید هر شخصی که در این امر فعالیت دارد آن‌ها را بشناسد.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

مقدمه‌ای بر حسابرسی عملیاتی

کارایی و اثر بخشی در کار حسابرسی یکی از ارکان اصلی این شغل به حساب می‌آید. کارایی به معنی هزینۀ ‌کم و صرفۀ اقتصادی در بررسی‌های حسابرسی قلمداد می‌شود و اثر بخشی به معنی بهترین رویکرد در بررسی و پیدا کردن اشتباهات یا انحرافات مالی در سیستم است. هر دوی این رکن‌ها باید از نظر کیفی به یک میزان اثر بخش باشند تا بتوان گفت حسابرسی عملیاتی در حال انجام است. در دنیای امروز که سرعت تجارت و ادغام بازارها شکلی فزاینده به خود گرفته است،  نیاز به حسابرس، یک نیاز اساسی برای تمامی کسب و کارهای کلان و خرد به شمار می‌رود. حسابرسی در هر دو شکل خود یعنی حسابرسی داخلی و حسابرسی خارجی از ضروریات امروز دنیای سرمایه و کسب وکار  به شمار می‌روند. باید در نظر داشته باشید که حسابرسی عملیاتی پایه و اساس رشد اقتصادی هر نهاد مالی است. درصورت حسابرسی نادرست، تمامی کسب و کارهای خرد و کلان دچار آسیب‌های متفاوتی و متنوعی می‌شوند که از بارزترین آن‌ها می‌توان به انحرافات مالی در کارها اشاره کرد.

حسابرسی عملیاتی نوعی حسابرسی با رویکردی کاربردی و تجسس محور است که باعث می‌شود بنگاه‌های مالی و کسب و کارها در تصمیمات خود دچار کمترین ضرر مالی شوند.

ما در این مقاله سعی داریم به مبحث حسابرسی عملیاتی و مفهوم آن بپردازیم. برای آگاهی بیشتر از مفهوم و رویکرد این نوع از حسابرسی تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

 

ویژگی‌های اصلی حسابرسی عملیاتی

• حسابرسی عملیاتی دارای سه ویژگی اصلی هستند.

    کارایی

    اثربخشی 

    صرفۀ اقتصادی

 

تمامی موارد ذکر شده از اصل‌های جدایی ناپذیر حسابرسی عملیاتی هستند و نبود یکی از موارد بالا کل حسابرسی عملیاتی را ناقص جلوه می‌دهد.

 

کارایی:

کارایی به نسبت نتایجی گفته می‌شود که بر اساس صرف هزینه و تلاش به دست آمده است. عملیات کارا به عملیاتی حسابرسی، گفته می‌شود که به منظور بهترین بهره‌برداری و کمترین هزینه  انجام شوند. در این نوع حسابرسی، فرد حسابرس تلاش می‌کند هدف‌گذاری و تصمیمات مالی به گونه‌ای گرفته شوند که از بیشترین بازخورد و کمترین هزینه برخوردار باشند.

 

 

تعریف‌های عمومی و تخصصی در رابطه با کارایی در حسابرسی عبارت‌اند از:

رسیدن به هدف‌گذاری‌های مهم به وسیلۀ کمترین میزان منابع به کارگرفته شده

انجام کارها با کیفیت مطلوب و افراد شایسته

تحویل در زمان مقرر و حتی زودتر از موعد

افزودن به تعداد تولید با همان منابع اولیه و هزینۀ ثابت

 

در موارد گفته شده  ۴ عنصر اصلی، مشترک و اساسی به چشم می‌خورند.

اول  :  هدف ( تمامی آنچه که سازمان تلاش می‌کند به آن برسد )

دوم : داده ها ( تمامی منابعی که سازمان به واسطۀ آن‌ها سعی در رسیدن به اهداف خود دارد مانند: منابع انسانی و ذخایر مالی)

سوم : ستانده ( تمامی خروجی ‌هایی که سازمان برای آن‌ها تلاش کرده مانند: محصولات و منابع به دست آمده )

چهارم : فعالیت‌های انجام شده در راستای بدست آوردن اهداف اولیه ( تمامی کارهایی که سازمان انجام داده تا بتواند به وسیلۀ موارد ذکر شده به محصول و نتیجۀ نهایی برسد)

 

دستیابی به نتیجۀ کارایی 

در تمامی سازمان‌ها هدف اصلی و مفهوم کارایی، در حقیقت استفادۀ درست از منابع و رسیدن به هدف نهایی سازمان قلمداد می‌شود. حسابرسان باید این موضوع را بررسی کنند که آیا شرکت یا  سازمان مورد نظر توانسته با کمترین میزان هزینه به تولید استاندارد محصول  مبادرت کند یا خیر. این مهم‌ترین هدف از مفهوم کارایی در حسابرسی عملیاتی است.

 

 

بررسی خطاهای حسابرسی عملیاتی در بخش (کارایی)

در هر بخش از حسابرسی عملیاتی ممکن است خطاهایی دیده شود. این اشتباهات ممکن است بسیار کوچک یا بزرگ باشند اما در هر صورت در نتیجۀ نهایی کار اثرات زیادی خواهند گذاشت.

 

این خطاها عبارت‌اند از:

استفاده از روش‌ها و سیستم‌های ناکارآمد در بررسی موارد یا حتی سهل انگاری شخصی

استفاده از روند‌های اداری یا مالی بیهوده (کارهای دفتری اضافه)

استفاده از روش‌های نامناسب کاری و هدر دادن زمان

استفاده از روش‌های غیر معمول و پیچیده که روند کار را  آهسته می‌کند

خطاهایی که باعث دوباره کاری یا اضافه کاری در کار می‌شوند

اقدام به کارهای غیر لازم  در روند کاری

 

بررسی ارتقا کاری در روند (کارایی) در حسابرسی عملیاتی

ارتقای کاری در کارایی حسابرسی عملیاتی به معنی بیشترین بازده با کمترین صرف هزینه است. این هزینه از منابع انسانی تا ذخایر مالی گسترده است. باید در نظر داشت زمانی کارایی به حداکثر می‌رسد که تمامی منابع به شکلی ثابت باشند ولی تولید محصول یا بازده گسترش پیدا کند. در موارد بسیار عالی و ایده آل این موضوع،  شکلی از کارایی مد نظر است که منابع اولیه کمتر از شروع کار باشد اما تولید از روندی رو به رشد حکایت کند.

 

اندازه‌گیری کارایی

در اندازه‌گیری کارایی موارد زیادی دخیل است و شاید کار به آن آسانی که به چشم می‌خورد نباشد. بیشتر افراد فکر می‌کنند برای اندازه‌گیری کارایی تنها  لازم است که سود و هزینۀ صرف شده برای تولید را محاسبه کرد اما این تنها بخشی از روند اندازه گیری تلقی می‌شود.

موارد گسترده‌تری هم وجود دارد که باید در هنگام محاسبه در نظر گرفته شود مانند: تمامی هزینه‌هایی که حسابداری سازمان موظف به بررسی آن‌ها هستند.

 

 

کارایی در بخش عمومی:

در بسیاری از موارد در کشور ما در بخش عمومی مواردی چون کارایی مهم تلقی نمی‌شود. این درحالیست که بخش عمومی هم درست مانند بخش خصوصی باید به کار و روند کاری خود متعهد باشد و بهترین کارایی را برای جلب رضایت عمومی به کار ببندد. در حوزۀ کارایی عمومی باید دو مورد ویژه در نظر گرفته شود.

 

    اول : آیا می‌توان تمامی موارد در حال انجام را در روندی بهینه‌تر اجرایی کرد؟

    دوم : آیا می‌توان از ذخایر کمتر مالی، برای بهره‌وری  بیشتر استفاده کرد؟

 

 

رابطه بین صرفۀ اقتصادی و کارایی

صرفۀ اقتصادی و کارایی دو کفهۀ یک ترازو در امور حسابرسی هستند. این دو هیچ گاه از دیگر جدا نمی‌شوند. باید در نظر داشته باشید که در حسابرسی باید از هر دوی این موارد حراست و مراقبت کرد. صرفۀ اقتصادی باعث رشد و شکوفایی سود دهی مالی در سازمان‌ها و نهاد‌ها  می‌شود.  کارایی باعث انضباط پذیری در روند کاری سازمان  می‌‌شود. این دو اصل هیچ گاه نباید فدای یکدیگر شوند. هر کدام از این ویژگی‌ها سبب رشد و توسعۀ قسمتی از اهداف سازمان می‌شوند. لازم به توضیح است که صرفۀ اقتصادی تا جایی باید انجام شود که رسیدن به هدف اصلی سازمان را خدشه دار نکند. در مرحلۀ بعد، تزریق منابع مالی برای  کارایی بهتر سازمان  باید تا جایی  ادامه پیدا کند که از بودجۀ تعیین شده تجاوز نکند. این دو اصل در مهار هزینه‌ها و رسیدن به اهداف سازمان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. در این گونه موارد حسابرس باید به تحلیل و بررسی موارد زیر بپردازد تا به هرچه بهتر اجرا شدن دستورات صرفۀ اقتصادی نظارت کند.

 

این موارد عبارت‌اند از :

بخش بندی اختیارات و تعیین محدودۀ عملکرد کارکنان

شکل قرار گیری فیزیکی منابع انسانی  یا توزیع منابع مالی به بخش‌های مورد نیاز

به طور کلی زمان بندی تمامی  مواردی که نیاز به طبقه بندی زمانی برای بازدهی دارند

بخش بندی و تعیین وظایف درست و کاربردی برای منابع انسانی

در نظر گرفتن مهارت و توان افراد در هنگام انتخاب موقعیت کاری برای آن‌ها

هزینه‌های مصرف شده برای رسیدن به هدف اصلی سازمان

موارد مالی در نظر گرفته شده برای امور جاری

لیست کارهایی که در حال انجام است یا انجام شده

لیست کارهای به اتمام رسیده و تکمیل است

حسابرس عملیاتی با در نظر گرفتن موارد بالا سعی در گزارشی  صحیح دربارۀ روند کاری و مالی نسبت به هزینۀ تزریق شده به سازمان را دارد. حسابرس عملیاتی با کنترل موارد بالا می‌تواند به شکلی روشن میزان هزینۀ خالص برای دست‌یابی به محصول نهایی را بررسی کرده و با صرفه بودن روند یا گران تمام شدن محصول را برای سازمان ارزیابی کند.

 

 

بررسی کارایی فردی در حسابرسی عملیاتی

برای آن‌ که یک حسابرس بتواند میزان کارایی منابع انسانی را برای سپردن وظایف تعیین کند نیاز است که در مورد ظرفیت‌‌های افراد در منابع انسانی اطلاعاتی داشته باشد. در این موارد معمولاً حسابرسان عملیاتی از مدیران بخش یا مدیران فنی سازمان درخواست راهنمایی می‌کنند. لازم به توضیح است که معمولاً کارایی افراد در زمانی که قرار است کاری تکراری را انجام دهند بسیار سریع‌تر و قابل ارزیابی‌تر از زمانی است که باید یک فرد مشخص، کارهایی متفاوت انجام دهد. برای مثال اگر یک کار تکراری باشد مانند، زدن کد محصولات بر روی جعبه،  می‌توان با اندکی بررسی به میزان کارایی فرد در این بخش دست یافت، یا آن که این کار را به وسیلۀ مکانیزم‌های هوشمند انجام داد. اما اگر بررسی نهایی محصولات را به کارشناسی ارجاع دهیم ممکن است برای هر محصول روندی جدا برای ارزیابی در نظر بگیرد و دیگر نمی‌توان به راحتی روند کاری  و زمانی آن را تشخیص داد.

 

معیارهای استاندارد برای کارایی مناسب در سازمان‌ها

عوامل متفاوتی وجود دارد که باعث می‌شود هیچ گاه کارایی استاندارد از نظر یک حسابرس عملیاتی با سازمان یا صاحب کسب و کار یکسان نباشد. از جملۀ این موارد می‌توان به به تفاوت دیدگاه هر دوی آن‌ها در مورد کار و منابع انسانی اشاره کرد.   در مواردی صاحبان کار نمی‌خواهند تمام موارد کاری خود را برای حسابرس عملیاتی بازگو کنند به همین دلیل و البته دلایل دیگر حسابرسان برای رسیدن به یک جمع بندی مناسب در مورد کارایی استاندارد سیستم یک سازمان،  به روش‌های دیگری متکی می‌شوند تا بتوانند با در نظر گرفتن الگوهای مناسب به یک نقطه نظر مشترک در این موضوع با سازمان یا صاحب کار برسند.

 

 

از جمله مواردی که باعث الگو سازی برای در نظر گرفتن استاندارد بهینه سازی می‌توان در نظر گرفت به شرح ذیل است.

در نظر گرفتن و بررسی سازمان‌های مشابه

اندازه گیری‌ها و بررسی‌های منابع انسانی مشابه

اندازه گیری هزینه‌های مشابه برای اهداف شبیه به هم  در سازمان‌ها

مقایسۀ شیوۀ تقسیم اختیار اشخاص، در سازمان‌های مشابه

مقایسۀ بخش به بخش با سازمان مشابه

مقایسۀ موارد مشابه داخلی با سازمان مشابه

مقایسۀ شاخص‌های مشابه مالی و کاری

اندازه‌گیری و مقایسۀ هزینه‌های عملیاتی

بررسی دستمزدها در هر سطح کاری و نیروی انسانی

بررسی زمان‌های تلف شده در سازمان‌های مشابه

بررسی انواع هزینه‌های نگهداری و تعمیر وسایل مشابه در سازمان‌ها

بررسی و مقایسه با بخش خصوصی در تمامی موارد

مقایسۀ کلی و موردی با بخش‌های خصوصی و عمومی مشابه

 

بررسی تمامی موارد بالا در ارزیابی و بررسی  یک سازمان لازم و ضروری است. تمامی موارد بالا موجب می‌شود حسابرس بتواند برای هر سازمانی بدون دانستن تمامی موارد خرد بتواند راهکاری صحیح را در نظر بگیرد. روند‌های فوق باعث می‌شوند تا حسابرس به یک الگوی صحیح و کاربردی برای رسیدن به اهداف سازمان دست پیدا کند.

 

هدف‌گذاری در حسابرسی عملیاتی و اثر بخشی آن

باید در نظر داشت که تمامی مواردی که یک حسابرس به بررسی آن می‌پردازد در اصل برای رسیدن به یک هدف کلی و جامع برای سازمان است. اثر بخشی به معنی  بازدهی تمامی مواردی است که در بخش کارایی گفته شد. تمامی اصولی که در بخش کارایی مد نظر ما بود در حقیقت برای رسیدن به هدف و اثر بخشی کارهایی است که با برنامه ریزی در سازمان‌ها انجام می‌شوند.

 

 

صرفۀ اقتصادی

بعد از بررسی مفصل و کامل (کارایی) و در نظر گرفتن موارد اثر ‌بخشی که درقسمت فوق به آن پرداختیم، حال باید به یکی از اصول اصلی و جدایی ناپذیر هر سازمان یا نهاد اشاره کنیم. صرفۀ اقتصادی در تمامی سازمان‌ها، نهادهای سرمایه‌گذاری و انواع کسب و کارها مهم‌ترین و ویژه‌ترین بخش برنامه‌ریزی را تشکیل می‌دهند. صرفۀ اقتصادی به معنی کمترین تزریق هزینه و بیشترین بهره‌بردای است. اگر سازمان یا نهادی بهترین نوع تولید را هم داشته باشد اما در این زمینه از خود ضعف و ناکارآمدی نشان دهد ممکن است در زمان کوتاهی با انباشته شدن هزینه‌های غیر معقول دچار شکست تجاری یا ورشکستگی مالی شوند. همیشه در تمامی سازمان‌ها صرفۀ اقتصادی از اولین موارد مورد توجه مدیران و حسابرسان بوده است. صرفۀ اقتصادی باعث می‌شود یک شرکت یا سازمان بتواند از منابع و ذخایر مالی خود به صورت بهینه‌تری استفاده کند.

 

بررسی‌ هدف‌های حسابرسی عملیاتی

بررسی‌ها انجام شده حاکی از آن است که حسابرسی عملیاتی دارای طیف وسیعی از عملیات‌های گوناگون حسابرسی داخلی و خارجی است. همین گستردگی و وسعت این حرفه باعث می‌شود نتوان یک دستورالعمل کامل و مرجع برای آن در نظر گرفت. حسابرسی عملیاتی در هر حوزه با دیگری متفاوت است اما در نهایت برای یک هدف کلی مورد استفاده قرار می‌گیرند و آن هم جلوگیری از انحرافات مالی و ایجاد مسیری صحیح برای رسیدن به اهداف سازمان است. هدف‌ حسابرسی عملیاتی در این بخش به صورت نسبی در موارد متفاوت متغیر است.

 

 

 

تعیین هدف‌های کلی

از اصلی‌ترین هدف‌های حسابرسی عملیاتی، کشف فرصت‌های پیش رو در سازمان است  و  همین‌طور  درک بهتر نقاط ضعف در  کسب و کار  یا سازمان مربوطه.  حسابرسان با ارزیابی تمامی شواهد و مواردی که در دست دارند می‌توانند به مشاورانی زبده برای راهنمایی سازمان در راستای اهداف کلی تبدیل شوند.

 

اهداف کلی حسابرسان عملیاتی عبارت‌اند از:

رسیدن به هدف‌هایی که از طرف سهامداران یا مدیریت طرف قرار داد برای حسابرس عملیاتی تدوین شده است

سایر مواردی که مدیریت در شرح وظایف حسابرس قرار داده است

بررسی و شناسایی تمامی فرصت‌ها در مسیر رسیدن به اهداف اصلی سازمان

بررسی منابع انسانی و ظرفیت آن‌ها برای سپردن وظایف در مدت زمان‌ها مشخص

بررسی و در نظر گرفتن تمامی گزارشات جاری بدون محدودیت زمانی ( گذشته، حال)

بررسی تمامی استاندارد‌های لازمه برای تولید محصول سازمان

به کارگیری  قضاوت کاملاً هوشمندانه و نقادانه برای پیدا کردن راهکاری مناسب‌تر در صورت لزوم

بررسی شرایط موجود و پیشنهاد‌های مناسب‌تر برای بهبود شرایط کاری سازمان

 

به صورت کلی یک حسابرس عملیاتی باید بر تمامی جوانب و امور کلی سازمان آگاه باشد و بر طبق تجربه شخصی و حرفه‌ای خود، تمامی گزارش‌ها را بررسی کرده و بهترین راهکار‌های ممکن را برای صرفۀ اقتصادی، بازدهی بالا، تولید استاندارد و همین‌طور شرایط آیندۀ بازار در نظر بگیرد.

به هر میزانی که یک حسابرس عملیاتی در کار خود حرفه‌ای و باتجربه باشد می‌تواند به موارد بالا جامۀ عمل پوشانده و به صورت گسترده‌تری شکلی عملیاتی به کار خود دهد. تعیین هدف معمولاً به وسیلۀ افراد بالادستی(مدیران سرمایه یا سهامداران) تعیین می‌شود. اما چیدمان پلکان این موفقیت،  کاری ‌است که بر روی دوش یک حسابرس عملیاتی یا داخلی قرار دارد. هدف‌گذاری حسابرس عملیاتی،  باید به گونه‌ای باشد که مدیران امر را مقید به انجام راهنمایی‌های در نظر گرفته شده کند. این موضوع تنها زمانی امکان پذیر است که حسابرس داخلی یا عملیاتی بتواند با علت‌های بارز و منطقی،  دیگر افراد و مدیران خود را به سمتی که در نظر دارد ترغیب کند. مهم‌ترین مواردی که مدیران و سرمایه گذاران را ترغیب به تغییر رویه می‌کند، روندی است که سازمان را به سمت صرفۀ اقتصادی بیشتر و سود کلان‌تر هدایت کند. تنها در این صورت است که امکان دارد حسابرسان بتوانند در روند جاری و ثابت یک سازمان تغییری بنیادی ایجاد کنند.

 

 

درک و مستند سازی گزارش و کنترل‌های انجام شده در شرایط موجود

در این بخش هدف از مستند سازی و کنترل ، یکپارچگی در سیستم داخلی است. زمانی که حسابرسان درحال مستند سازی و کنترل بخش‌های داخلی هستند در حقیقت می‌خواهند با پرسیدن پرسش‌هایی در مورد چگونگی رسیدن به اهداف، مسیر سازمان را ارزیابی و بازنگری کنند. این کار معمولاً برای رسیدن به یک عدد مشخص از میزان پیشرفت، درقسمت‌های داخلی انجام می‌شود. با این روش (پرسش‌نامه‌ها) حسابرسان می‌توانند به آگاهی کاملی از تمامی ریسک‌های بالقوه در مسیر رسیدن به اهداف سازمان پی ببرند. این پرسش‌نامه‌ها حاوی تمامی گزارش‌ها و عملکردهایی است که تا به حال برای رسیدن به اهداف سازمان صورت گرفته است. این پرسش‌نامه‌ها مواردی از قبیل بررسی تمامی ریسک‌های سرمایه گذاری‌ و حتی در مواردی  تقسیم وظایف در منابع انسانی برای رسیدن به یک هدف را هم شامل می‌شوند.

گاهی ممکن است مدیران مربوطه در حین درخواست مستند سازی و کنترل موارد گوناگون، از حسابرسان درخواست دورنمای کاری و اهداف بلند مدت یا میان مدت را هم کنند. در چنین مواردی آن‌ها می‌خواهند در مورد تمامی روند پیشرفتی که حسابرس  به صورت پلکانی برای سازمان در نظر گرفته است بیشتر بدانند. باید در نظر داشته باشید که روند پیشرفت کار در تمامی مراحل از سمت حسابرسان باید پیش‌بینی شده باشد. حسابرسان به کمک پرسش‌نامه‌های گفته شده به تمامی نقاط قوت و ضعف یک سیستم داخلی پی‌برده  و می‌توانند در صورت معیوب بودن آن راه چاره‌ای برایش اعمال کنند.

 

 

داشتن اطلاعات برای  پشتیبانی از اعمال روش‌های نوین

در موارد بسیاری پیش می‌آید که حسابرسان نگاهی متفاوت از مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان دارند. در چنین شرایطی شاید متقاعد کردن مدیران امر و سهامداران برای تغییر رویه‌کاری و قرار دادن هدف گذاری‌های جدید احتمالاً سخت خواهد بود. تنها راهی که می‌توان آن‌ها را مجاب به این تغییر رویه کرد نشان دادن مستندات و ارزیابی‌هایی است که ثابت کند روند فعلی کند یا ناکارآمد است. تنها در چنین شرایطی آن‌ها ممکن است به این تغییر رویه راضی شوند. پس داشتن اطلاعات کافی برای در نظر گرفتن اهداف جدید یا تغییر رویه یکی از ملزومات اصلی یک حسابرس داخلی و عملیاتی است. یکی  دیگر از دلایل اهمیت داشتن گزارش‌ها و  داشتن اطلاعات کافی از روند سازمان این است که حسابرسان عملیاتی یا داخلی می‌توانند از این منابع ارزیابی شدۀ در راستای آینده‌نگری و هدف گذاری‌های بهتر، در آینده سازمان بهره‌مند شوند .

 

از جمله مواردی که باید در یک گزارش مستند وجود داشته باشد تا بتوان به آن استناد کرد  به شرح زیر است.

داشتن شواهد تحلیلی دقیق و کارشناسی شده

انواع مقایسه‌های کاربردی در مقیاس‌های خرد و کلان

تفکیک اطلاعات و بخش بندی آن‌ها بنابر گروه‌ها و بخش‌های متفاوت

دارا بودن استدلال‌های منطقی در برآورد شرایط‌های گوناگون

صداقت در گزارش‌ها و دوری از منفعت طلبی یا کارشکنی

در نظر گرفتن روش‌هایی برای رسیدن مدیران به اهداف  اصلی سازمان

کنترل مدیریت که درحقیقت همان اعمال برنامه ریزی برای آن‌هاست

سازماندهی کردن تمامی منابع در گزارش‌ها برای بهبود عملکرد و بهینه سازی تمامی ذخایر (از منابع انسانی تا مالی) ،  هدایت و کنترل کامل واحد بررسی با در نظر گرفتن وظیفۀ  هر ‌یک به صورت جداگانه

 

• در پایان این مقاله لازم به توضیح است که در تمامی موارد گفته شده ممکن است از سازمانی به سازمانی دیگر متفاوت بوده و هر یک نیاز به بخش‌هایی از این موارد ذکر شده را داشته باشند. به صورت کلی در تمامی سازمان‌ها بنا بر نوع تقاضا و شکل کاری، نیاز به توانایی‌های یک حسابرس داخلی و عملیاتی متفاوت است. باید در نظر داشت که هدف اصلی حسابرسی در تمامی سطوح ( داخلی و خارجی ) از هدفی یکسان پیروی می‌کند اما در هر سازمان ممکن است رویکردهای هدف‌گذاری و شکل کار به صورت پلکانی متفاوت با یکدیگر باشند. این موضوع از سیاست‌های کلی هر سازمان سرچشمه می‌گیرد چرا که در حقیقت مبدا و مقصد به وسیلۀ مدیران و سرمایه‌گذاران تعیین می‌شود و حسابرسان و مدیران اجرایی تنها باید این فاصله (رسیدن از مبدا تا مقصد هدف سازمان) را با هدف‌گذاری‌های بلند مدت و میان مدت فتح و قابل دسترس کنند.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا