بررسی مفاهیم حسابرسی عملیاتی
مقدمهای بر حسابرسی عملیاتی
کارایی و اثر بخشی در کار حسابرسی یکی از ارکان اصلی این شغل به حساب میآید. کارایی به معنی هزینۀ کم و صرفۀ اقتصادی در بررسیهای حسابرسی قلمداد میشود و اثر بخشی به معنی بهترین رویکرد در بررسی و پیدا کردن اشتباهات یا انحرافات مالی در سیستم است. هر دوی این رکنها باید از نظر کیفی به یک میزان اثر بخش باشند تا بتوان گفت حسابرسی عملیاتی در حال انجام است. در دنیای امروز که سرعت تجارت و ادغام بازارها شکلی فزاینده به خود گرفته است، نیاز به حسابرس، یک نیاز اساسی برای تمامی کسب و کارهای کلان و خرد به شمار میرود. حسابرسی در هر دو شکل خود یعنی حسابرسی داخلی و حسابرسی خارجی از ضروریات امروز دنیای سرمایه و کسب وکار به شمار میروند. باید در نظر داشته باشید که حسابرسی عملیاتی پایه و اساس رشد اقتصادی هر نهاد مالی است. درصورت حسابرسی نادرست، تمامی کسب و کارهای خرد و کلان دچار آسیبهای متفاوتی و متنوعی میشوند که از بارزترین آنها میتوان به انحرافات مالی در کارها اشاره کرد.
حسابرسی عملیاتی نوعی حسابرسی با رویکردی کاربردی و تجسس محور است که باعث میشود بنگاههای مالی و کسب و کارها در تصمیمات خود دچار کمترین ضرر مالی شوند.
ما در این مقاله سعی داریم به مبحث حسابرسی عملیاتی و مفهوم آن بپردازیم. برای آگاهی بیشتر از مفهوم و رویکرد این نوع از حسابرسی تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
ویژگیهای اصلی حسابرسی عملیاتی
- حسابرسی عملیاتی دارای سه ویژگی اصلی هستند.
کارایی
اثربخشی
صرفۀ اقتصادی
تمامی موارد ذکر شده از اصلهای جدایی ناپذیر حسابرسی عملیاتی هستند و نبود یکی از موارد بالا کل حسابرسی عملیاتی را ناقص جلوه میدهد.
کارایی:
کارایی به نسبت نتایجی گفته میشود که بر اساس صرف هزینه و تلاش به دست آمده است. عملیات کارا به عملیاتی حسابرسی، گفته میشود که به منظور بهترین بهرهبرداری و کمترین هزینه انجام شوند. در این نوع حسابرسی، فرد حسابرس تلاش میکند هدفگذاری و تصمیمات مالی به گونهای گرفته شوند که از بیشترین بازخورد و کمترین هزینه برخوردار باشند.
تعریفهای عمومی و تخصصی در رابطه با کارایی در حسابرسی عبارتاند از:
رسیدن به هدفگذاریهای مهم به وسیلۀ کمترین میزان منابع به کارگرفته شده
انجام کارها با کیفیت مطلوب و افراد شایسته
تحویل در زمان مقرر و حتی زودتر از موعد
افزودن به تعداد تولید با همان منابع اولیه و هزینۀ ثابت
در موارد گفته شده ۴ عنصر اصلی، مشترک و اساسی به چشم میخورند.
اول : هدف ( تمامی آنچه که سازمان تلاش میکند به آن برسد )
دوم : داده ها ( تمامی منابعی که سازمان به واسطۀ آنها سعی در رسیدن به اهداف خود دارد مانند: منابع انسانی و ذخایر مالی)
سوم : ستانده ( تمامی خروجی هایی که سازمان برای آنها تلاش کرده مانند: محصولات و منابع به دست آمده )
چهارم : فعالیتهای انجام شده در راستای بدست آوردن اهداف اولیه ( تمامی کارهایی که سازمان انجام داده تا بتواند به وسیلۀ موارد ذکر شده به محصول و نتیجۀ نهایی برسد)
دستیابی به نتیجۀ کارایی
در تمامی سازمانها هدف اصلی و مفهوم کارایی، در حقیقت استفادۀ درست از منابع و رسیدن به هدف نهایی سازمان قلمداد میشود. حسابرسان باید این موضوع را بررسی کنند که آیا شرکت یا سازمان مورد نظر توانسته با کمترین میزان هزینه به تولید استاندارد محصول مبادرت کند یا خیر. این مهمترین هدف از مفهوم کارایی در حسابرسی عملیاتی است.
بررسی خطاهای حسابرسی عملیاتی در بخش (کارایی)
در هر بخش از حسابرسی عملیاتی ممکن است خطاهایی دیده شود. این اشتباهات ممکن است بسیار کوچک یا بزرگ باشند اما در هر صورت در نتیجۀ نهایی کار اثرات زیادی خواهند گذاشت.
این خطاها عبارتاند از:
استفاده از روشها و سیستمهای ناکارآمد در بررسی موارد یا حتی سهل انگاری شخصی
استفاده از روندهای اداری یا مالی بیهوده (کارهای دفتری اضافه)
استفاده از روشهای نامناسب کاری و هدر دادن زمان
استفاده از روشهای غیر معمول و پیچیده که روند کار را آهسته میکند
خطاهایی که باعث دوباره کاری یا اضافه کاری در کار میشوند
اقدام به کارهای غیر لازم در روند کاری
بررسی ارتقا کاری در روند (کارایی) در حسابرسی عملیاتی
ارتقای کاری در کارایی حسابرسی عملیاتی به معنی بیشترین بازده با کمترین صرف هزینه است. این هزینه از منابع انسانی تا ذخایر مالی گسترده است. باید در نظر داشت زمانی کارایی به حداکثر میرسد که تمامی منابع به شکلی ثابت باشند ولی تولید محصول یا بازده گسترش پیدا کند. در موارد بسیار عالی و ایده آل این موضوع، شکلی از کارایی مد نظر است که منابع اولیه کمتر از شروع کار باشد اما تولید از روندی رو به رشد حکایت کند.
اندازهگیری کارایی
در اندازهگیری کارایی موارد زیادی دخیل است و شاید کار به آن آسانی که به چشم میخورد نباشد. بیشتر افراد فکر میکنند برای اندازهگیری کارایی تنها لازم است که سود و هزینۀ صرف شده برای تولید را محاسبه کرد اما این تنها بخشی از روند اندازه گیری تلقی میشود.
موارد گستردهتری هم وجود دارد که باید در هنگام محاسبه در نظر گرفته شود مانند: تمامی هزینههایی که حسابداری سازمان موظف به بررسی آنها هستند.
کارایی در بخش عمومی:
در بسیاری از موارد در کشور ما در بخش عمومی مواردی چون کارایی مهم تلقی نمیشود. این درحالیست که بخش عمومی هم درست مانند بخش خصوصی باید به کار و روند کاری خود متعهد باشد و بهترین کارایی را برای جلب رضایت عمومی به کار ببندد. در حوزۀ کارایی عمومی باید دو مورد ویژه در نظر گرفته شود.
اول : آیا میتوان تمامی موارد در حال انجام را در روندی بهینهتر اجرایی کرد؟
دوم : آیا میتوان از ذخایر کمتر مالی، برای بهرهوری بیشتر استفاده کرد؟
رابطه بین صرفۀ اقتصادی و کارایی
صرفۀ اقتصادی و کارایی دو کفهۀ یک ترازو در امور حسابرسی هستند. این دو هیچ گاه از دیگر جدا نمیشوند. باید در نظر داشته باشید که در حسابرسی باید از هر دوی این موارد حراست و مراقبت کرد. صرفۀ اقتصادی باعث رشد و شکوفایی سود دهی مالی در سازمانها و نهادها میشود. کارایی باعث انضباط پذیری در روند کاری سازمان میشود. این دو اصل هیچ گاه نباید فدای یکدیگر شوند. هر کدام از این ویژگیها سبب رشد و توسعۀ قسمتی از اهداف سازمان میشوند. لازم به توضیح است که صرفۀ اقتصادی تا جایی باید انجام شود که رسیدن به هدف اصلی سازمان را خدشه دار نکند. در مرحلۀ بعد، تزریق منابع مالی برای کارایی بهتر سازمان باید تا جایی ادامه پیدا کند که از بودجۀ تعیین شده تجاوز نکند. این دو اصل در مهار هزینهها و رسیدن به اهداف سازمان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. در این گونه موارد حسابرس باید به تحلیل و بررسی موارد زیر بپردازد تا به هرچه بهتر اجرا شدن دستورات صرفۀ اقتصادی نظارت کند.
این موارد عبارتاند از :
بخش بندی اختیارات و تعیین محدودۀ عملکرد کارکنان
شکل قرار گیری فیزیکی منابع انسانی یا توزیع منابع مالی به بخشهای مورد نیاز
به طور کلی زمان بندی تمامی مواردی که نیاز به طبقه بندی زمانی برای بازدهی دارند
بخش بندی و تعیین وظایف درست و کاربردی برای منابع انسانی
در نظر گرفتن مهارت و توان افراد در هنگام انتخاب موقعیت کاری برای آنها
هزینههای مصرف شده برای رسیدن به هدف اصلی سازمان
موارد مالی در نظر گرفته شده برای امور جاری
لیست کارهایی که در حال انجام است یا انجام شده
لیست کارهای به اتمام رسیده و تکمیل است
حسابرس عملیاتی با در نظر گرفتن موارد بالا سعی در گزارشی صحیح دربارۀ روند کاری و مالی نسبت به هزینۀ تزریق شده به سازمان را دارد. حسابرس عملیاتی با کنترل موارد بالا میتواند به شکلی روشن میزان هزینۀ خالص برای دستیابی به محصول نهایی را بررسی کرده و با صرفه بودن روند یا گران تمام شدن محصول را برای سازمان ارزیابی کند.
بررسی کارایی فردی در حسابرسی عملیاتی
برای آن که یک حسابرس بتواند میزان کارایی منابع انسانی را برای سپردن وظایف تعیین کند نیاز است که در مورد ظرفیتهای افراد در منابع انسانی اطلاعاتی داشته باشد. در این موارد معمولاً حسابرسان عملیاتی از مدیران بخش یا مدیران فنی سازمان درخواست راهنمایی میکنند. لازم به توضیح است که معمولاً کارایی افراد در زمانی که قرار است کاری تکراری را انجام دهند بسیار سریعتر و قابل ارزیابیتر از زمانی است که باید یک فرد مشخص، کارهایی متفاوت انجام دهد. برای مثال اگر یک کار تکراری باشد مانند، زدن کد محصولات بر روی جعبه، میتوان با اندکی بررسی به میزان کارایی فرد در این بخش دست یافت، یا آن که این کار را به وسیلۀ مکانیزمهای هوشمند انجام داد. اما اگر بررسی نهایی محصولات را به کارشناسی ارجاع دهیم ممکن است برای هر محصول روندی جدا برای ارزیابی در نظر بگیرد و دیگر نمیتوان به راحتی روند کاری و زمانی آن را تشخیص داد.
معیارهای استاندارد برای کارایی مناسب در سازمانها
عوامل متفاوتی وجود دارد که باعث میشود هیچ گاه کارایی استاندارد از نظر یک حسابرس عملیاتی با سازمان یا صاحب کسب و کار یکسان نباشد. از جملۀ این موارد میتوان به به تفاوت دیدگاه هر دوی آنها در مورد کار و منابع انسانی اشاره کرد. در مواردی صاحبان کار نمیخواهند تمام موارد کاری خود را برای حسابرس عملیاتی بازگو کنند به همین دلیل و البته دلایل دیگر حسابرسان برای رسیدن به یک جمع بندی مناسب در مورد کارایی استاندارد سیستم یک سازمان، به روشهای دیگری متکی میشوند تا بتوانند با در نظر گرفتن الگوهای مناسب به یک نقطه نظر مشترک در این موضوع با سازمان یا صاحب کار برسند.
از جمله مواردی که باعث الگو سازی برای در نظر گرفتن استاندارد بهینه سازی میتوان در نظر گرفت به شرح ذیل است.
در نظر گرفتن و بررسی سازمانهای مشابه
اندازه گیریها و بررسیهای منابع انسانی مشابه
اندازه گیری هزینههای مشابه برای اهداف شبیه به هم در سازمانها
مقایسۀ شیوۀ تقسیم اختیار اشخاص، در سازمانهای مشابه
مقایسۀ بخش به بخش با سازمان مشابه
مقایسۀ موارد مشابه داخلی با سازمان مشابه
مقایسۀ شاخصهای مشابه مالی و کاری
اندازهگیری و مقایسۀ هزینههای عملیاتی
بررسی دستمزدها در هر سطح کاری و نیروی انسانی
بررسی زمانهای تلف شده در سازمانهای مشابه
بررسی انواع هزینههای نگهداری و تعمیر وسایل مشابه در سازمانها
بررسی و مقایسه با بخش خصوصی در تمامی موارد
مقایسۀ کلی و موردی با بخشهای خصوصی و عمومی مشابه
بررسی تمامی موارد بالا در ارزیابی و بررسی یک سازمان لازم و ضروری است. تمامی موارد بالا موجب میشود حسابرس بتواند برای هر سازمانی بدون دانستن تمامی موارد خرد بتواند راهکاری صحیح را در نظر بگیرد. روندهای فوق باعث میشوند تا حسابرس به یک الگوی صحیح و کاربردی برای رسیدن به اهداف سازمان دست پیدا کند.
هدفگذاری در حسابرسی عملیاتی و اثر بخشی آن
باید در نظر داشت که تمامی مواردی که یک حسابرس به بررسی آن میپردازد در اصل برای رسیدن به یک هدف کلی و جامع برای سازمان است. اثر بخشی به معنی بازدهی تمامی مواردی است که در بخش کارایی گفته شد. تمامی اصولی که در بخش کارایی مد نظر ما بود در حقیقت برای رسیدن به هدف و اثر بخشی کارهایی است که با برنامه ریزی در سازمانها انجام میشوند.
صرفۀ اقتصادی
بعد از بررسی مفصل و کامل (کارایی) و در نظر گرفتن موارد اثر بخشی که درقسمت فوق به آن پرداختیم، حال باید به یکی از اصول اصلی و جدایی ناپذیر هر سازمان یا نهاد اشاره کنیم. صرفۀ اقتصادی در تمامی سازمانها، نهادهای سرمایهگذاری و انواع کسب و کارها مهمترین و ویژهترین بخش برنامهریزی را تشکیل میدهند. صرفۀ اقتصادی به معنی کمترین تزریق هزینه و بیشترین بهرهبردای است. اگر سازمان یا نهادی بهترین نوع تولید را هم داشته باشد اما در این زمینه از خود ضعف و ناکارآمدی نشان دهد ممکن است در زمان کوتاهی با انباشته شدن هزینههای غیر معقول دچار شکست تجاری یا ورشکستگی مالی شوند. همیشه در تمامی سازمانها صرفۀ اقتصادی از اولین موارد مورد توجه مدیران و حسابرسان بوده است. صرفۀ اقتصادی باعث میشود یک شرکت یا سازمان بتواند از منابع و ذخایر مالی خود به صورت بهینهتری استفاده کند.
بررسی هدفهای حسابرسی عملیاتی
بررسیها انجام شده حاکی از آن است که حسابرسی عملیاتی دارای طیف وسیعی از عملیاتهای گوناگون حسابرسی داخلی و خارجی است. همین گستردگی و وسعت این حرفه باعث میشود نتوان یک دستورالعمل کامل و مرجع برای آن در نظر گرفت. حسابرسی عملیاتی در هر حوزه با دیگری متفاوت است اما در نهایت برای یک هدف کلی مورد استفاده قرار میگیرند و آن هم جلوگیری از انحرافات مالی و ایجاد مسیری صحیح برای رسیدن به اهداف سازمان است. هدف حسابرسی عملیاتی در این بخش به صورت نسبی در موارد متفاوت متغیر است.
تعیین هدفهای کلی
از اصلیترین هدفهای حسابرسی عملیاتی، کشف فرصتهای پیش رو در سازمان است و همینطور درک بهتر نقاط ضعف در کسب و کار یا سازمان مربوطه. حسابرسان با ارزیابی تمامی شواهد و مواردی که در دست دارند میتوانند به مشاورانی زبده برای راهنمایی سازمان در راستای اهداف کلی تبدیل شوند.
اهداف کلی حسابرسان عملیاتی عبارتاند از:
رسیدن به هدفهایی که از طرف سهامداران یا مدیریت طرف قرار داد برای حسابرس عملیاتی تدوین شده است
سایر مواردی که مدیریت در شرح وظایف حسابرس قرار داده است
بررسی و شناسایی تمامی فرصتها در مسیر رسیدن به اهداف اصلی سازمان
بررسی منابع انسانی و ظرفیت آنها برای سپردن وظایف در مدت زمانها مشخص
بررسی و در نظر گرفتن تمامی گزارشات جاری بدون محدودیت زمانی ( گذشته، حال)
بررسی تمامی استانداردهای لازمه برای تولید محصول سازمان
به کارگیری قضاوت کاملاً هوشمندانه و نقادانه برای پیدا کردن راهکاری مناسبتر در صورت لزوم
بررسی شرایط موجود و پیشنهادهای مناسبتر برای بهبود شرایط کاری سازمان
به صورت کلی یک حسابرس عملیاتی باید بر تمامی جوانب و امور کلی سازمان آگاه باشد و بر طبق تجربه شخصی و حرفهای خود، تمامی گزارشها را بررسی کرده و بهترین راهکارهای ممکن را برای صرفۀ اقتصادی، بازدهی بالا، تولید استاندارد و همینطور شرایط آیندۀ بازار در نظر بگیرد.
به هر میزانی که یک حسابرس عملیاتی در کار خود حرفهای و باتجربه باشد میتواند به موارد بالا جامۀ عمل پوشانده و به صورت گستردهتری شکلی عملیاتی به کار خود دهد. تعیین هدف معمولاً به وسیلۀ افراد بالادستی(مدیران سرمایه یا سهامداران) تعیین میشود. اما چیدمان پلکان این موفقیت، کاری است که بر روی دوش یک حسابرس عملیاتی یا داخلی قرار دارد. هدفگذاری حسابرس عملیاتی، باید به گونهای باشد که مدیران امر را مقید به انجام راهنماییهای در نظر گرفته شده کند. این موضوع تنها زمانی امکان پذیر است که حسابرس داخلی یا عملیاتی بتواند با علتهای بارز و منطقی، دیگر افراد و مدیران خود را به سمتی که در نظر دارد ترغیب کند. مهمترین مواردی که مدیران و سرمایه گذاران را ترغیب به تغییر رویه میکند، روندی است که سازمان را به سمت صرفۀ اقتصادی بیشتر و سود کلانتر هدایت کند. تنها در این صورت است که امکان دارد حسابرسان بتوانند در روند جاری و ثابت یک سازمان تغییری بنیادی ایجاد کنند.
درک و مستند سازی گزارش و کنترلهای انجام شده در شرایط موجود
در این بخش هدف از مستند سازی و کنترل ، یکپارچگی در سیستم داخلی است. زمانی که حسابرسان درحال مستند سازی و کنترل بخشهای داخلی هستند در حقیقت میخواهند با پرسیدن پرسشهایی در مورد چگونگی رسیدن به اهداف، مسیر سازمان را ارزیابی و بازنگری کنند. این کار معمولاً برای رسیدن به یک عدد مشخص از میزان پیشرفت، درقسمتهای داخلی انجام میشود. با این روش (پرسشنامهها) حسابرسان میتوانند به آگاهی کاملی از تمامی ریسکهای بالقوه در مسیر رسیدن به اهداف سازمان پی ببرند. این پرسشنامهها حاوی تمامی گزارشها و عملکردهایی است که تا به حال برای رسیدن به اهداف سازمان صورت گرفته است. این پرسشنامهها مواردی از قبیل بررسی تمامی ریسکهای سرمایه گذاری و حتی در مواردی تقسیم وظایف در منابع انسانی برای رسیدن به یک هدف را هم شامل میشوند.
گاهی ممکن است مدیران مربوطه در حین درخواست مستند سازی و کنترل موارد گوناگون، از حسابرسان درخواست دورنمای کاری و اهداف بلند مدت یا میان مدت را هم کنند. در چنین مواردی آنها میخواهند در مورد تمامی روند پیشرفتی که حسابرس به صورت پلکانی برای سازمان در نظر گرفته است بیشتر بدانند. باید در نظر داشته باشید که روند پیشرفت کار در تمامی مراحل از سمت حسابرسان باید پیشبینی شده باشد. حسابرسان به کمک پرسشنامههای گفته شده به تمامی نقاط قوت و ضعف یک سیستم داخلی پیبرده و میتوانند در صورت معیوب بودن آن راه چارهای برایش اعمال کنند.
داشتن اطلاعات برای پشتیبانی از اعمال روشهای نوین
در موارد بسیاری پیش میآید که حسابرسان نگاهی متفاوت از مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان دارند. در چنین شرایطی شاید متقاعد کردن مدیران امر و سهامداران برای تغییر رویهکاری و قرار دادن هدف گذاریهای جدید احتمالاً سخت خواهد بود. تنها راهی که میتوان آنها را مجاب به این تغییر رویه کرد نشان دادن مستندات و ارزیابیهایی است که ثابت کند روند فعلی کند یا ناکارآمد است. تنها در چنین شرایطی آنها ممکن است به این تغییر رویه راضی شوند. پس داشتن اطلاعات کافی برای در نظر گرفتن اهداف جدید یا تغییر رویه یکی از ملزومات اصلی یک حسابرس داخلی و عملیاتی است. یکی دیگر از دلایل اهمیت داشتن گزارشها و داشتن اطلاعات کافی از روند سازمان این است که حسابرسان عملیاتی یا داخلی میتوانند از این منابع ارزیابی شدۀ در راستای آیندهنگری و هدف گذاریهای بهتر، در آینده سازمان بهرهمند شوند .
از جمله مواردی که باید در یک گزارش مستند وجود داشته باشد تا بتوان به آن استناد کرد به شرح زیر است.
داشتن شواهد تحلیلی دقیق و کارشناسی شده
انواع مقایسههای کاربردی در مقیاسهای خرد و کلان
تفکیک اطلاعات و بخش بندی آنها بنابر گروهها و بخشهای متفاوت
دارا بودن استدلالهای منطقی در برآورد شرایطهای گوناگون
صداقت در گزارشها و دوری از منفعت طلبی یا کارشکنی
در نظر گرفتن روشهایی برای رسیدن مدیران به اهداف اصلی سازمان
کنترل مدیریت که درحقیقت همان اعمال برنامه ریزی برای آنهاست
سازماندهی کردن تمامی منابع در گزارشها برای بهبود عملکرد و بهینه سازی تمامی ذخایر (از منابع انسانی تا مالی) ، هدایت و کنترل کامل واحد بررسی با در نظر گرفتن وظیفۀ هر یک به صورت جداگانه
- در پایان این مقاله لازم به توضیح است که در تمامی موارد گفته شده ممکن است از سازمانی به سازمانی دیگر متفاوت بوده و هر یک نیاز به بخشهایی از این موارد ذکر شده را داشته باشند. به صورت کلی در تمامی سازمانها بنا بر نوع تقاضا و شکل کاری، نیاز به تواناییهای یک حسابرس داخلی و عملیاتی متفاوت است. باید در نظر داشت که هدف اصلی حسابرسی در تمامی سطوح ( داخلی و خارجی ) از هدفی یکسان پیروی میکند اما در هر سازمان ممکن است رویکردهای هدفگذاری و شکل کار به صورت پلکانی متفاوت با یکدیگر باشند. این موضوع از سیاستهای کلی هر سازمان سرچشمه میگیرد چرا که در حقیقت مبدا و مقصد به وسیلۀ مدیران و سرمایهگذاران تعیین میشود و حسابرسان و مدیران اجرایی تنها باید این فاصله (رسیدن از مبدا تا مقصد هدف سازمان) را با هدفگذاریهای بلند مدت و میان مدت فتح و قابل دسترس کنند.
مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.