علل اصلی استفاده از نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی
مقدمهای بر استفاده از نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی
امروزه برای هر ارگان و نهاد مالی باید یک حسابدار و حسابرس استخدام کرد. در دنیای مدرن و شکل جدید تراکنشهای مالی دیگر روشهای قدیمی و سنتی ابزاری کارآمد نیست. گستردگی موارد مالی و بررسیهایی که یک حسابدار باید به آنها رسیدگی کند آنقدر زیاد است که نمیتوان از روشهای ساده و سنتی بهره برد. در دنیای مدرن حسابداری به دلیل مواردی چون مالیات یا استفاده از چک بانکی دیگر مانند گذشته عملیات حسابداری ساده و پیش پا افتاده نیست بلکه تبدیل به یک حرفۀ پولساز و بسیار دقیق شده است. حسابداران به شکل معمول باید برای رسیدگی به مواردی که به آنها سپرده شده است حداقل به چند نرم افزار حسابداری یا حسابرسی مسلط باشند. در گذشته این گونه حسابرسیها به وسیلۀ دفاتری مانند بدهکار و بستانکار انجام میشد. اما با وجود شرایط کنونی و پیشرفت بیسابقۀ علوم حسابداری دیگر نرم افزارهای حسابداری یا حسابرسی جای دفترهای قدیمی را در این کار گرفتهاند.
یکی دیگر از علتهایی که امروزه نیاز به نرم افزارهای حسابرسی و حسابداری را گسترش داده است طیف وسیعی از فاکتورها و سندهای مالی است که هر مجموعه باید برای رسیدن به سود اصلی خود آنها را بررسی کند. در بسیاری از موارد حجم این اسناد و منابع مالی آنقدر زیاد است که اگر حسابدار بخواهد تمام آنها را به صورت دستی محاسبه و آرشیو کند ممکن است روند کاری با مشکلاتی اساسی رو به رو شود. مشکلاتی از جمله
- کمبود وقت و صرف زیاد زمان برای رسیدگی به حسابها
- داشتن اشتباهات محاسباتی بسیار زیاد
- دسترسی سخت به منابعی که باید به صورت فوری به آنها رسیدگی کرد
- اتوماسیون نبودن نمایش حسابها و دسترسی نا کارآمد مدیران به قسمت حسابداری و حسابرسی
- کندی روند کار و استفاده از نیروهای بیشتر و غیر ضروری
موارد بالا تنها بخشی از دلایلی است که این گونه نرم افزارها در دنیای مدرن حسابداری ایجاد شدهاند.
ما در این مقاله سعی داریم به صورت مفصل شکل و کارایی این گونه نرم افزارها را به شما توضیح داده و امتیازات استفاده از این نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی را به شما علاقهمندان توضیح دهیم. با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
بهترین نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی دارای چه ویژگیهایی هستند؟
همانطور که میدانید کار یک حسابداری و حسابرس در تمامی نهادهایی که در آن استخدام میشود نوعی جمعآوری گزارشات مالی و بررسی آنها است. هر دوی این مشاغل به گونهای با تهیه گزارش و بررسی عملکرد مالی سر و کار دارند. آنها باید به تک تک موارد و اسناد مالی سرکشی کرده و با در نظر گرفتن موارد زیادی مانند حقوق کارکنان یا نقدینگی سازمان و دیگر موارد بهترین راه کار را به مدیران مالی خود بدهند. با توجه به شکل کاری حسابداران و حسابرسها نرم افزاری میتواند از مقبولیت بیشتری برخوردار باشد که روند ذکر شده را با سرعت و دقت بیشتر انجام دهد.
امروزه در کشور ما ایران نرم افزارهای بسیار زیادی در این زمینه وجود دارند و هر نهاد و سازمانی با توجه به نیاز خود و گسترۀ عملکرد مالی خود به خریداری یکی از این نرم افزارها اقدام میکند. لازم به توضیح است که بیشتر این نرم افزارها کاربردی و بسیار دقیق هستند اما در هنگام خرید باید به نیاز مجموعه یا سازمانی که میخواهد از آن استفاده کند دقت داشت. برای آن که بتوانید بهترین انتخاب را در این زمینه داشته باشید بهتر است تمامی مواردی که باید انجام دهید را به صورت لیستی کامل و جامع تدوین کرده بر اساس مواردی که نیاز دارید از بین نرم افزارهای حسابداری انتخاب کنید. شما میتواند با کمی جستجو در اینترنت و خواندن نظر کاربران دیگر، در مورد نرم افزار انتخاب شده، با نرم افزاری که انتخاب کردهاید بیشتر آشنا شوید.
ما در این بخش به چند نکتۀ مهمی که باید یک نرم افزار مناسب و کاربردی حسابداری یا حسابرسی داشته باشد میپردازیم. این نکات و امتیازات عبارتاند از:
- کیفیت و هزینه خدمات پشتیبانی
- کاربری آسان و میزان محبوبیت آن در بین دیگر حسابداران و حسابرسان داخلی
- امکانات و داشتن شرایطی برای کنترل داخلی آن
- داشتن اصول اصلی و کاربردی حسابداری
- قیمت آن نسبت به موارد دیگر که در بازار وجود دارد
- شکل تنظیمات مناسب برای دسترسی آسان و آرشیوهایی که نیاز داریم
- دسترسی به تمامی گزارشها و منابع مالی به صورت سهل و آسان
تمامی موارد گفته شده امتیازات بسیار مهمی هستند که باید یک نرم افزار حسابداری داشته باشد.
بررسی شاخصههای کاربردی برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی
کیفیت پشتیبانی:
اولین موردی که در خدمات پشتیبانی باید در نظر گرفته شود رسیدگی ۲۴ ساعته است. کیفیت مناسب پشتیبانی در زمانی مشخص میشود که در طول تمام ۲۴ ساعت شبانه روز به توان با متخصصین و پشتیبانهای نرم افزار صحبت کرد و مشکلات پیش آمده را با او درمیان گذاشت.
دومین موردی که باید در نظر داشته باشیم وصل شدن متخصصین به نرم افزار حسابداری به صورت آنلاین یا ریموت است. این قابلیت باعث میشود در هر لحظهای که نیاز باشد تکنسینهای پشتیبانی بتوانند وارد سیستم نرم افزار شده و آن را عیب یابی و برطرف کنند.
سومین مورد رسیدگی حضوری و فوری است که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. پشتیبانی نرم افزار خریداری شده باید به میزانی قابل اعتماد باشد که در هر زمانی که حسابدار یا بخش مالی نیاز به حضور پشتیبان به صورت حضوری داشت این امکان را فراهم کند.
چهارمین مورد هزینه و مقرون به صرفه بودن نرم افزار نسبت به انواع مشابه آن در بازار است
کاربری آسان و میزان محبوبیت آن در بین دیگر حسابداران و حسابرسان داخلی :
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری یا حسابرسی داخلی بهتری است در اولین قدم با چند حسابدار یا حسابرس داخلی با تجربه مشورت کنید. در این موارد بهترین نرم افزارها آنهایی هستند که توانستهاند بیشترین کاربران را به خود جذب کنند. کاربری آسان در نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی بسیار اهمیت دارند. این نرم افزارها باید به گونهای طراحی شده باشند که به راحتی به تمامی قسمتها بتوانیم دسترسی داشته باشیم و برای انجام کارهای و بررسی موارد ثبت شده درگیر موارد پیچیده نشویم. محیط کاربرسی ساده و دسترسی آسان به تمامی بخشهای نرم افزار یکی از ویژگی و امتیازات بسیار مهم این گونه از نرم افزارها به شمار میرود.
داشتن امکانات مدرن و کنترل داخلی
کنترل داخلی به این معنا است که شکل کار در نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی باید به گونهای باشد که برای هر تصمیمی فرد نیاز به تایید چند نفرد دیگر داشته باشد. در این صورت هیج کس نمیتواند به صورت فردی اقدام به تغییر موارد مالی کند. از طرف دیگر تمامی محاسبات باید برای نهایی شدن از فیلتر چند فرد دیگر عبور کند و همین موضوع باعث میشود که میزان خطا به حداقل برسد. داشتن امکان کنترل داخلی این شرایط را برای حسابدار فراهم میکند که به افراد محدودی دسترسی به سر فصلها مالی را بدهد و از اسناد مالی بهتر حفاظت و نگهداری کند.
در پایان این مقاله باید خاطر نشان کنیم تمامی موارد گفته شده زمانی بهترین عملکرد را دارند که یک حسابدار یا حسابرس حرفهای برای رسیدگی به امور مالی استخدام شود. افرادی که از تجربۀ کاری زیادی برخوردار نیستند شاید به درستی نتوانند از این ابزار مدرن برای حسابداری یا حسابرسی استفاده کنند. هر سازمان بنا بر نیاز اصلی و سازمانی خود باید مبادرت به خرید شکلی خاص یا برندی مشخص از این گونه نرم افزار ها را کند. در غیر این صورت ممکن است هزینهای بسیار زیاد را به شکلی بلا استفاده خرج کرده و هیچ حاصلی برایش نداشته باشد. در قسمت پایانی این مقاله لازم به ذکر است که در کشور ما ایران تعداد بسیار زیادی از این گونه نرم افزارها در حال تولید هستند و در بسیاری از موارد با نمونههای خارجی هم برابری میکند.
مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.