نوشته‌ها

بررسی اهمیت استقلال حسابرسی

بررسی اهمیت استقلال حسابرس در نهادهای مالی

بررسی اهمیت استقلال حسابرس در نهادهای مالی یکی از مهم ترین مباحث این شغل و حرفه به حساب می‌آید. اگر یک حسابرس استقلال کاری مناسبی نداشته باشد نمی‌تواند کارایی مناسبی داشته باشد. دقت داشته باشید رسیدن به یک نقطۀ امن مالی در کارهای گروهی نیاز به مشارکت و اطمینان زیادی دارد. این اطمینان در بسیاری از موارد وجود دارد. اما گسترش منابع مالی و زیاد شدن شرکای کاری می‌تواند موجب اختلال در مباحث مالی کلان در میان شرکای کاری شود. این اختلاف دیدگاه در بسیاری از موارد ممکن است باعث ایجاد تنش در کارگروه‌های مالی و مدیریتی بزرگ شود. از همین رو وابسته نبودن حسابرسان یکی از مهم ترین جنبه‌های این کار به شمار می‌رود.

هم راستا بودن یک حسابرس با شرکا

هم راستا بودن یک حسابرس با شرکا

اگر یک حسابرس با گروه یا برخی از شرکا هم راستا باشد می‌تواند بر بسیاری از مسائل مهم و استراتژیک کاری اثرگذاری مشخصی داشته باشد. این موضوع در طولانی مدت می‌تواند باعث ایجاد جهت گیری‌های زیادی در کار شود. ما در این مقاله سعی داریم به اهمیت استقلال حسابرس در کارهای حسابرسی پرداخته و جوانب آن را به دقت تشریح کنیم.

استقلال یک حسابرس

استقلال داشتن یک حسابرس از جهت‌های زیادی بسیار با اهمیت است. زمانی که حسابرس شرکت به بررسی اسناد و مدارک کلی و مالی بنیادی دسترسی داشته باشد اهمیت این موضوع دو چندان می‌شود. در بسیاری از زمان‌ها حسابرسان به دلیل بررسی موارد مشکوک یا اطمینان حاصل کردن دیگر شرکا یا سهامداران استخدام می‌شوند. در چنین حالتی اگر حسابرس با یکی از شرکا یا سهام داران رابطه ای نزدیک داشته باشد ممکن است تمایل و جهت گیری خاصی هم در موارد مالی انجام پذیرد.در نتیجه بهترین روش برای داشتن یک اطمینان خاطر کامل برون سپاری حسابرسی است. استقلال داشتن یک حسابرس باعث می‌شود او با دقت بیشتری و همچنین عدم جهت گیری خاصی وظایف خود را دنبال کرده و آن‌ها را به درستی انجام دهد.

استقلال یک حسابرس مهم ترین ویژگی اطمینان شرکای تجاری

در سال‌های اخیر و با پیشرفت بسیار زیاد منابع مالی و کاری نقش حسابرسان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار شده است. باید در نظر داشته باشید که یک حسابرس مستقل می‌تواند اعتماد طرفین یک تجارت را جلب کرده و کارایی مناسبی برای تمامی طرفین داشته باشد. نکتۀ حائز اهمیت دیگر دقت و نگاه شخص حسابرس است. در بررسی اهمیت استقلال حسابرس در نهادهای مالی اگر حسابرسی که انتخاب می‌کنید از دقت و کنجکاوی مناسبی در کار خود بهره‌مند باشد می‌تواند به تمامی موارد رسیدگی کرده و بهترین راه کارهای مالی را به شما نشان دهد.

حسابرسان خبره می‌توانند تمامی روند بازار را در نظر گرفته و در صورت تخلف حسابداران داخلی، باقی شرکا را از مشکلات به وجود آمده و تخلفات انجام شده با خبر کنند.

استقلال یک حسابرس و وفاداری او به حقیقت

مهم ترین دلیلی که باعث می‌شود یک حسابرس بر روی تخلفات پیش آمده سرپوشی نگذارد استقلال کاری او است. به طور کلی حسابرسی مستقل بر مبنای اعتماد شکل می‌گیرد. هر کدام از طرفین تمایل دارند حسابرسی که به موارد مالی دسترسی دارد کارمند طرف دیگر قرار داد نباشد. این موضوع امری بسیار رایج است. استقلال یک حسابرس در حقیقت مهم ترین اصل انتخاب او در موارد کلان و خرد است.

استقلال یک حسابرس موجب پیشرفت جمعی

استقلال یک حسابرس موجب پیشرفت جمعی

یکی دیگر از امتیازهای استقلال داشتن یک حسابرس تخمین دقیق روند مالی و پیشرفت کاری است. اگر یک حسابرس استقلال کافی برای بررسی و رسیدگی به امور یک نهاد را داشته باشد می‌تواند با دیدی بازتر به چشم انداز کاری و مالی شرکت نگاه کرده و بهتر می‌تواند نقاط ضعف یا قوت کار شرکت را بررسی کند. در صورت استقلال نداشتن یک حسابرس او مجبور می‌شود تمایلات خود را به شرکای هم راستای خود نزدیک کند. این امر موجب می‌شود که حسابرس استخدامی نتواند به رسالت اصلی خود پایبند بوده و روند دقیقی را در ارزیابی تخلفات یا پیدا کردن راهکارهایی با سود جمعی داشته باشد.

از همین رو استقلال یک حسابرس باعث پیشرفت جمعی تمامی شرکا و سهامداران می‌شود. در صورتی که استقلال نداشتن یک حسابرس می‌تواند موجب تمایل او به نفع شخصی گروهی خاص شود.

بخش پایانی

 

در بررسی اهمیت استقلال حسابرس در نهادهای مالی باید تمامی موارد گفته شده رعایت شود. یک حسابرس مستقل می‌تواند تا حد زیادی باعث پیشرفت و ترقی نهادهای مالی شده و بهترین مشاوره‌های استراتژیک را به مدیران ارشد و سهامداران اصلی بدهد. در پایان این مقاله باید خاطر نشان کنیم که حسابرسان مستقل می‌توان با بررسی‌ها و انجام کارهای محول شده به آن‌ها در موارد ذیل بسیار اثرگذار باشند.

  • اطمینان حاصل کردن از کارها و صورت حساب‌های مالی
  •  بررسی کلی و جزئی روند‌های پیش بینی شده از طرف مدیران و سهامداران
  •  بررسی تلاش‌های صادقانۀ اعضای حسابداری و دیگر کارکنان مجموعه
  •  کمک به گسترش کارهای مالی و حسابداری به شکلی مطلوب و اثرگذار
  •  تعیین هدف گذاری‌های کاری و مالی برای پیشرفت منابع مالی و انسانی
  •  جلوگیری از جانب داری‌های یک طرفه و در نظر داشته سود جمعی
  •  پایین آوردن هزینه‌های کلی و جزئی در تمامی موارد
  •  صرفه جویی در منابع مالی و رسیدن به بهترین کارکرد با حداقل هزینه

جمع بندی مقاله

به یاد داشته باشید که استقلال یک حسابرس نه تنها به نفع تمامی شرکا و سهامداران یک مجموعه است بلکه استقلال کاری او می‌توان موجب کارایی مناسب وی شده و احساس مسئولیت بیشتری برای حسابرس مستقل ایجاد کند.

حسابداری و حسابرسی در هتل‌ها

مقدمه‌ای بر حسابداری و حسابرسی در هتل‌ها

در تمامی مشاغل، حسابداری یکی از ارکان مهم برای پیش برد اهداف مالی به حساب می‌آید. در هر کسب وکار خرد و کلانی نیاز به یک حسابدار و حسابرس قطعی و لازم است. باید در نظر داشته باشید که حسابداری باعث نظم بخشی به تمامی قسمت‌های یک کسب و کار می‌شود. در کسب و کارهای مالی داشتن نظم و مدیریت مالی بدون داشتن یک حسابدار امری غیر ممکن است. یکی از صنایعی که بدون داشتن حسابدار نمی‌تواند کارایی لازم را داشته باشد قطعاً صنعت گردشگری و هتل داری است. صنعت گردشکری در شاخه‌های متفاوتی فعالیت دارد اما پایدارترین و اصلی‌ترین آن هتل‌داری است. این صنعت با داشتن روال جاری۱۲ ماهه و همچنین تعداد نیروی کاری زیاد یکی از پر دردسر‌ترین کارها برای صاحبان این گونه مشاغل به حساب می‌آید. به دلیل موارد گفت شده و موارد دیگری که در این مقاله اشاره می‌کنیم نیاز به یک حسابدار و حسابرس در تمامی هتل‌ها نیازی واجب و ضروری به حساب می‌آید. از سوی دیگر حسابرسی در هتل‌ها باعث جلوگیری از انحرافات مالی شده و می‌تواند راهکاری امن و شایسته را برای پیش برد اهداف مالی سازمان یا صنعت مورد نظر فراهم آورد.

 

  • بررسی حسابداری و حسابرسی در هتل‌داری

 

حسابداری هتل:

در صنعتی مانند هتل‌داری و گردشگری اولین چیزی که برای یک حسابدار اهمیت دارد فاکتورها و رسیدهایی است که هر یک از بخش‌ها برای خروجی مالی باید داشته باشند. بهتر آن است که یک سیستم اتوماسیون مالی در هر هتل بر روی سیستم‌های داخلی  نصب شود.  این موضوع می‌تواند در سرعت و دقت هر چه بیشتر روند حسابداری و البته حسابرسی تاثیری مستقیم داشته باشد. باید در نظر داشته باشید که به دلیل آنکه خرده خرج‌های هتل داری بسیار زیاد است بهتر است تمامی موارد مصرفی با یک رسید و فاکتور تسلیم حسابدار شود. این کار باعث آن می‌شود که تمامی هزینه‌ها به دقت بررسی شده و بعد از مدتی بتوان هزینه‌های غیر ضروری را شناسایی و به شدت کاهش داد. حسابداری در هتل بدان معنا است که تمامی موارد خرج شده از کوچک‌ترین  تا بزرگ‌ترین پرداختی‌ها به دقت بررسی شده و تمامی موارد در زمان مقرر از آن کسر شود.  مواردی مانند: هزینۀ تعمیرات یا حقوق کارکنان هتل از جملۀ این موارد هستند.  بعد از موارد ذکر شده سود خالص و همین‌طور بهترین روال کاری برای آینده به وسیلۀ حسابدار بررسی شده و در نظر گرفته می‌شود.  موارد ذکر شده در حقیقت شکل کلی کار یک حسابدار را بیان می‌کند. تمامی روند فوق باعث می‌شود هتل مربوطه به شکلی منظم بتواند منابع مالی خود را بهینه کرده و تمامی موارد مورد نیاز مالی را به صورتی شایسته و دقیق طبقه بندی کند و برای دسترسی مدیران ارشد یا سرمایه‌گذاران همه چیز فراهم باشد.

 

 

حسابرسی در هتل:

همان گونه که در مقاله‌های گذشته گفته شد کار یک حسابرس به صورت کلی و در هر مجموعه‌ای نظارت بر کار حسابدار و گاهی بررسی اسناد خروجی و ورودی برای جلوگیری از انحراف روند مالی است. در یک هتل به میزان وسعت و شهرت آن ممکن است روند کاری و مدیریت آن به اشکال گوناگونی باشد. در هتل‌های کوچک این روند قابل پیگیری تر است اما در هتل‌های بین المللی دیگر کار حسابداری و حسابرسی نیاز به افرادی متخصص و کارآمد دارد. باید در نظر داشته باشید که در یک هتل بزرگ ممکن است چندین مدیر برای قسمت‌های مختلف انتخاب شوند و هر یک از این مدیران در قسمت خود باید پاسخگوی موارد مالی مربوط به خود باشند. در نهایت تمامی خروجی‌هایی که به وسیلۀ حسابداران و مدیران آماده شده باید به  وسیلۀ حسابرسان بررسی شود تا از احتمال اشتباهات سهوی یا عمدی جلوگیری شود. در بسیاری از موارد حسابرسان برای بررسی و مشاروۀ مالی در هتل به صورت موقت استخدام می‌شوند. آن‌ها در مدت زمان کوتاهی که در اختیار دارند کلیۀ روند جاری هتل را بررسی کرده و بهترین راهکار را برای بهتر شدن روند مالی یا حذف هزینه‌های غیر ضروری در نظر می‌گیرند. در مواردی هم ممکن است مدیران یا سرمایه گذاران هتل یا مجموعه بخواهند به صورت جداگانه موارد مالی را بررسی کنند تا از صداقت حسابدار یا مدیر مالی خود  مطمئن شوند. در هر دو صورت گفته شده از حسابرس داخلی در کنار حسابدار استفاده می‌شود. لازم به توضیح است که گاهی حسابدار از وجود حسابرس با خبر نیست.

 

 

نحوۀ حسابداری در هتل‌ها

حسابداری در هتل‌ها شامل تمامی روند مالی می‌شوند که در تمام سطوح از خرید یک لامپ تا پرداخت حقوق کارمندان در نظر گرفته ‌شده است. این روند های مالی گاهی به صورت مشخص و ثابت است و گاهی به صورت جاری و غیر ثابت.

مواردی که باید یک حسابدار در مورد آن‌ها به صورت کامل اطلاع داشته باشد و موارد ذکر شده را در حسابداری خود در نظر بگیرد به شرح زیر است.

 

دارایی‌های جاری: تمامی موارد سپرده گذاری شده،  موارد سرمایه گذاری شده، سرمایه‌های در گردش، موجودی‌های اجناس، موجودی‌های نقدی، سفارشات داده نشده، دارایی‌های وصول نشده.

دارایی های ثابت: تمامی وسایل و مواردی که برای هتل به شکل سرمایه به حساب می‌آیند. مانند: تمامی دارایی‌های شرکت یا هتل به صورت کامل، تمامی زمین‌ها و املاکی که وجود دارد و هتل از آن‌ها بهره‌ مالی می‌برد، تک به تک وسایلی که تحت نظر هتل است و برای خدمت رسانی به مسافران تهیه شده است.

بدهی‌های مسافران و تورهای مسافرتی: در بسیاری از موارد تورهای زیادی به هتل‌ها بدهکار هستند. باید در نظر داشت که در کنار تورهای تفریحی ممکن است مسافرانی هم باشند که با ارگان‌های مختلفی قرار داد داشته و هتل باید از ارگان‌های مربوطه تسویۀ مسافران را دریافت کنند که این مورد هم باید در قسمت بدهی‌ها درج شود و در هنگام تسویه حساب در نظر گرفته شود.

 حساب درآمد: به تمامی درآمدهایی گفته می‌شود که یک هتل از فروش یا اجارۀ امکانات خود بدست می‌آورد. مانند: درآمد کافه،: درآمد امکانات تفریحی و گردشگری هتل، سالن‌های بازی و تفریح هتل، رستوران سنتی و مواردی از این قبیل.

بدهی‌ها: صورت حساب تمامی وام های گرفته شده و اقسات مانده، رسید تمامی طلبکاران و مواردی که باید پرداخت شود.

سرمایه: به تمامی مواردی که مدیران و سرمایه گذاران روی آن سرمایه گذاری کرده‎اند، سود‌ها و زیان‌های سال‌های پیش هم  در این بخش باید محاسبه شود.

موارد ذکر شده در قسمت بالا تمامی کلیت‌هایی است که یک هتل باید در نظر گرفته و حسابدار باید به آن‌ها واقف باشد.

 

 

دفاتر مهم برای حسابداری هتل و حسابرسی:

دفتر معین: دفتری کلی برای تمامی امورات حسابداری که کلیۀ موارد خرد و کلان مجموعه در آن نوشته می‌‍شود.

دفتر صندوق: دفتر صندوق دفتری است که تمامی پرداخت‌ها و درآمد هتل در آن نوشته می‌شود. دفتر صندوق تمامی روند جاری هتل را از سود یا زیان نشان داده و به صورت روزانه موجودی آن قابل بررسی است. در قسمتی از این دفتر همیشه بخشی به نام بدهکار است که در حقیقت این ستون متعلق به صاحب هتل می باشد و عدد نوشته شدن در آن بخش همان سود خالص مجموعه به حساب می‌آید.

دفتر روزنامه : تمامی گزارشات نقل انتقال مالی و همین طور شکل کاری در این بخش نوشته می‌شود

دفتر کل: دفتر کل درحقیقت دفتری است که باید تمامی موارد مالی از ریز تا درشت در آن قید شود. این دفتر کامل‌ترین مرجع برای تمامی اموال و عملکردها به حساب می‌آید. در این دفتر تمامی اقلامی که در هتل وجود دارد و تعدادشان ثبت شده است. این دفتر در حقیقت نوعی دفتر ثبت کلی اقلام و موارد مالی به حساب می‌آید. یکی دیگر از کارایی‌های این دفتر نشان دادن بدهکاران و بستانکاران به هتل است. به طور کلی دفترکل نمایشی از تمامی اتفاقات مالی است که برای هتل یا مجموعه رخ داده است.

 

 

 دفتر پانسیون: این دفتر به مواردی که مربوط به اقامت مسافران است اشاره دارد. تمامی اتاق‌ها در هتل یا پانسیون دارای یک شماره هستند. این شماره در دفتر پانسیون وجود داشته و افراد مربوطه باید تمام موارد مصرفی هر اتاقی را در بخش خودش در دفتر پانسیون وارد کنند. در این صورت دیگر نیاز به سردگمی در هنگام تسویه با مسافر وجود ندارد چرا که در بخش دفتر پانسیون تمامی موارد مصرف شده به وسیلۀ مسافر موجود است.

 

دفتر انبار: دفتر انبار یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در هر مجموعه‌ای به حساب می‌آید. فرد انبار‌دار باید از سوابق خوبی در این زمینه برخوردار باشد تا بتوان او را در این سمت قرار داد. دفتر انبار تمامی مواردی که داخل و خارج می‌شوند را ثبت کرده و به دقت آن‌ها را بررسی می‌کند. در هتل‌های بزرگ این روند به صورت روزانه انجام شده و رسید آن طبق قرار قبلی به مدیریت یا حسابداری تحویل داده می‌شود.

 

 

در بخش‌های بالایی تا حدود زیادی به شکل حسابداری در هتل‌ها پرداختیم حالا می‌خواهیم به کار یک حسابرس داخلی در هتل نگاهی داشته باشیم تا بتوانیم نقش مهم و تاثیر گذار این شغل را در سیستم  هتل داری بهتر درک کنیم.

در تمامی بخش‌های گفته شده در  قسمت‎های بالایی ردی از فاکتور و گزارشات گوناگون دیده می‌شود. این گزارش‌ها به وسیلۀ حسابدار یا مدیر مالی تنظیم می‌شوند. در بسیاری از هتل‌ها حسابرسان داخلی افرادی هستند که به صورت مکرر یا دوره‌ای تمامی موارد گفته شده و گزارش‌های داده شده را بررسی کرده و صحت آن را تصدیق می‌کنند. این شکلی نرمال از حسابرسی داخلی است اما در مواقعی ممکن است  تیم سرمایه‌گذار یا مدیریت به روندی از کار بد گمان شوند که در این صورت نیاز به یک حسابرس داخلی است و در بسیاری از موارد این نیاز برون‌سپاری می‌شود تا به وسیلۀ شرکت‌های مربوطه انجام شود. این افراد تمام دفترهای یاد شده در مقاله که ذکر کرده‌ایم را به صورت تک به تک بررسی کرده و تمامی گزارشات را مو به مو نقد و بررسی می‌کنند تا شاید بتوانند شواهدی از فاکتور‌سازی جعلی یا انبار گردانی غیر معمول پیدا کنند. موارد دیگری هم وجود دارد که از حسابرس داخلی به عنوان یک مشاور مالی قدرت‌مند استفاده می‌شود در چنین شرایطی حسابرس داخلی باید سعی در حذف هزینه‌های اضافه کند تا روند مالی و کاری شرکت را در رابطه با موارد مالی  بهبود بخشد.

 

 

در پایان این مقاله باید خاطر نشان کرد که حسابرسی و حسابداری دو اصلی جدانشدنی از یکدیگر هستند و در هر کسب و کاری که وجود دارد نقشی اساسی ایفا می‌کنند. هر کدام از این افراد حسابدار یا حسابرس کاری ویژه و مهمی در عملکرد طولانی مدت نهاد مالی یا سازمان ایفا می‌کنند و بدون یکدیگر نمی‌توانند شکلی کامل و کاربردی داشته باشند. از همین رو حسابداری و حسابرسی را نمی‌توان دو مقولۀ جدا از یکدیگر در نظر گرفت.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

 

 

بررسی مفاهیم حسابرسی عملیاتی

مقدمه‌ای بر حسابرسی عملیاتی

کارایی و اثر بخشی در کار حسابرسی یکی از ارکان اصلی این شغل به حساب می‌آید. کارایی به معنی هزینۀ ‌کم و صرفۀ اقتصادی در بررسی‌های حسابرسی قلمداد می‌شود و اثر بخشی به معنی بهترین رویکرد در بررسی و پیدا کردن اشتباهات یا انحرافات مالی در سیستم است. هر دوی این رکن‌ها باید از نظر کیفی به یک میزان اثر بخش باشند تا بتوان گفت حسابرسی عملیاتی در حال انجام است. در دنیای امروز که سرعت تجارت و ادغام بازارها شکلی فزاینده به خود گرفته است،  نیاز به حسابرس، یک نیاز اساسی برای تمامی کسب و کارهای کلان و خرد به شمار می‌رود. حسابرسی در هر دو شکل خود یعنی حسابرسی داخلی و حسابرسی خارجی از ضروریات امروز دنیای سرمایه و کسب وکار  به شمار می‌روند. باید در نظر داشته باشید که حسابرسی عملیاتی پایه و اساس رشد اقتصادی هر نهاد مالی است. درصورت حسابرسی نادرست، تمامی کسب و کارهای خرد و کلان دچار آسیب‌های متفاوتی و متنوعی می‌شوند که از بارزترین آن‌ها می‌توان به انحرافات مالی در کارها اشاره کرد.

حسابرسی عملیاتی نوعی حسابرسی با رویکردی کاربردی و تجسس محور است که باعث می‌شود بنگاه‌های مالی و کسب و کارها در تصمیمات خود دچار کمترین ضرر مالی شوند.

ما در این مقاله سعی داریم به مبحث حسابرسی عملیاتی و مفهوم آن بپردازیم. برای آگاهی بیشتر از مفهوم و رویکرد این نوع از حسابرسی تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.

 

ویژگی‌های اصلی حسابرسی عملیاتی

  • حسابرسی عملیاتی دارای سه ویژگی اصلی هستند.

    کارایی

    اثربخشی 

    صرفۀ اقتصادی

 

تمامی موارد ذکر شده از اصل‌های جدایی ناپذیر حسابرسی عملیاتی هستند و نبود یکی از موارد بالا کل حسابرسی عملیاتی را ناقص جلوه می‌دهد.

 

کارایی:

کارایی به نسبت نتایجی گفته می‌شود که بر اساس صرف هزینه و تلاش به دست آمده است. عملیات کارا به عملیاتی حسابرسی، گفته می‌شود که به منظور بهترین بهره‌برداری و کمترین هزینه  انجام شوند. در این نوع حسابرسی، فرد حسابرس تلاش می‌کند هدف‌گذاری و تصمیمات مالی به گونه‌ای گرفته شوند که از بیشترین بازخورد و کمترین هزینه برخوردار باشند.

 

 

تعریف‌های عمومی و تخصصی در رابطه با کارایی در حسابرسی عبارت‌اند از:

رسیدن به هدف‌گذاری‌های مهم به وسیلۀ کمترین میزان منابع به کارگرفته شده

انجام کارها با کیفیت مطلوب و افراد شایسته

تحویل در زمان مقرر و حتی زودتر از موعد

افزودن به تعداد تولید با همان منابع اولیه و هزینۀ ثابت

 

در موارد گفته شده  ۴ عنصر اصلی، مشترک و اساسی به چشم می‌خورند.

اول  :  هدف ( تمامی آنچه که سازمان تلاش می‌کند به آن برسد )

دوم : داده ها ( تمامی منابعی که سازمان به واسطۀ آن‌ها سعی در رسیدن به اهداف خود دارد مانند: منابع انسانی و ذخایر مالی)

سوم : ستانده ( تمامی خروجی ‌هایی که سازمان برای آن‌ها تلاش کرده مانند: محصولات و منابع به دست آمده )

چهارم : فعالیت‌های انجام شده در راستای بدست آوردن اهداف اولیه ( تمامی کارهایی که سازمان انجام داده تا بتواند به وسیلۀ موارد ذکر شده به محصول و نتیجۀ نهایی برسد)

 

دستیابی به نتیجۀ کارایی 

در تمامی سازمان‌ها هدف اصلی و مفهوم کارایی، در حقیقت استفادۀ درست از منابع و رسیدن به هدف نهایی سازمان قلمداد می‌شود. حسابرسان باید این موضوع را بررسی کنند که آیا شرکت یا  سازمان مورد نظر توانسته با کمترین میزان هزینه به تولید استاندارد محصول  مبادرت کند یا خیر. این مهم‌ترین هدف از مفهوم کارایی در حسابرسی عملیاتی است.

 

 

بررسی خطاهای حسابرسی عملیاتی در بخش (کارایی)

در هر بخش از حسابرسی عملیاتی ممکن است خطاهایی دیده شود. این اشتباهات ممکن است بسیار کوچک یا بزرگ باشند اما در هر صورت در نتیجۀ نهایی کار اثرات زیادی خواهند گذاشت.

 

این خطاها عبارت‌اند از:

استفاده از روش‌ها و سیستم‌های ناکارآمد در بررسی موارد یا حتی سهل انگاری شخصی

استفاده از روند‌های اداری یا مالی بیهوده (کارهای دفتری اضافه)

استفاده از روش‌های نامناسب کاری و هدر دادن زمان

استفاده از روش‌های غیر معمول و پیچیده که روند کار را  آهسته می‌کند

خطاهایی که باعث دوباره کاری یا اضافه کاری در کار می‌شوند

اقدام به کارهای غیر لازم  در روند کاری

 

بررسی ارتقا کاری در روند (کارایی) در حسابرسی عملیاتی

ارتقای کاری در کارایی حسابرسی عملیاتی به معنی بیشترین بازده با کمترین صرف هزینه است. این هزینه از منابع انسانی تا ذخایر مالی گسترده است. باید در نظر داشت زمانی کارایی به حداکثر می‌رسد که تمامی منابع به شکلی ثابت باشند ولی تولید محصول یا بازده گسترش پیدا کند. در موارد بسیار عالی و ایده آل این موضوع،  شکلی از کارایی مد نظر است که منابع اولیه کمتر از شروع کار باشد اما تولید از روندی رو به رشد حکایت کند.

 

اندازه‌گیری کارایی

در اندازه‌گیری کارایی موارد زیادی دخیل است و شاید کار به آن آسانی که به چشم می‌خورد نباشد. بیشتر افراد فکر می‌کنند برای اندازه‌گیری کارایی تنها  لازم است که سود و هزینۀ صرف شده برای تولید را محاسبه کرد اما این تنها بخشی از روند اندازه گیری تلقی می‌شود.

موارد گسترده‌تری هم وجود دارد که باید در هنگام محاسبه در نظر گرفته شود مانند: تمامی هزینه‌هایی که حسابداری سازمان موظف به بررسی آن‌ها هستند.

 

 

کارایی در بخش عمومی:

در بسیاری از موارد در کشور ما در بخش عمومی مواردی چون کارایی مهم تلقی نمی‌شود. این درحالیست که بخش عمومی هم درست مانند بخش خصوصی باید به کار و روند کاری خود متعهد باشد و بهترین کارایی را برای جلب رضایت عمومی به کار ببندد. در حوزۀ کارایی عمومی باید دو مورد ویژه در نظر گرفته شود.

 

    اول : آیا می‌توان تمامی موارد در حال انجام را در روندی بهینه‌تر اجرایی کرد؟

    دوم : آیا می‌توان از ذخایر کمتر مالی، برای بهره‌وری  بیشتر استفاده کرد؟

 

 

رابطه بین صرفۀ اقتصادی و کارایی

صرفۀ اقتصادی و کارایی دو کفهۀ یک ترازو در امور حسابرسی هستند. این دو هیچ گاه از دیگر جدا نمی‌شوند. باید در نظر داشته باشید که در حسابرسی باید از هر دوی این موارد حراست و مراقبت کرد. صرفۀ اقتصادی باعث رشد و شکوفایی سود دهی مالی در سازمان‌ها و نهاد‌ها  می‌شود.  کارایی باعث انضباط پذیری در روند کاری سازمان  می‌‌شود. این دو اصل هیچ گاه نباید فدای یکدیگر شوند. هر کدام از این ویژگی‌ها سبب رشد و توسعۀ قسمتی از اهداف سازمان می‌شوند. لازم به توضیح است که صرفۀ اقتصادی تا جایی باید انجام شود که رسیدن به هدف اصلی سازمان را خدشه دار نکند. در مرحلۀ بعد، تزریق منابع مالی برای  کارایی بهتر سازمان  باید تا جایی  ادامه پیدا کند که از بودجۀ تعیین شده تجاوز نکند. این دو اصل در مهار هزینه‌ها و رسیدن به اهداف سازمان از اهمیت بسیار زیادی برخوردار هستند. در این گونه موارد حسابرس باید به تحلیل و بررسی موارد زیر بپردازد تا به هرچه بهتر اجرا شدن دستورات صرفۀ اقتصادی نظارت کند.

 

این موارد عبارت‌اند از :

بخش بندی اختیارات و تعیین محدودۀ عملکرد کارکنان

شکل قرار گیری فیزیکی منابع انسانی  یا توزیع منابع مالی به بخش‌های مورد نیاز

به طور کلی زمان بندی تمامی  مواردی که نیاز به طبقه بندی زمانی برای بازدهی دارند

بخش بندی و تعیین وظایف درست و کاربردی برای منابع انسانی

در نظر گرفتن مهارت و توان افراد در هنگام انتخاب موقعیت کاری برای آن‌ها

هزینه‌های مصرف شده برای رسیدن به هدف اصلی سازمان

موارد مالی در نظر گرفته شده برای امور جاری

لیست کارهایی که در حال انجام است یا انجام شده

لیست کارهای به اتمام رسیده و تکمیل است

حسابرس عملیاتی با در نظر گرفتن موارد بالا سعی در گزارشی  صحیح دربارۀ روند کاری و مالی نسبت به هزینۀ تزریق شده به سازمان را دارد. حسابرس عملیاتی با کنترل موارد بالا می‌تواند به شکلی روشن میزان هزینۀ خالص برای دست‌یابی به محصول نهایی را بررسی کرده و با صرفه بودن روند یا گران تمام شدن محصول را برای سازمان ارزیابی کند.

 

 

بررسی کارایی فردی در حسابرسی عملیاتی

برای آن‌ که یک حسابرس بتواند میزان کارایی منابع انسانی را برای سپردن وظایف تعیین کند نیاز است که در مورد ظرفیت‌‌های افراد در منابع انسانی اطلاعاتی داشته باشد. در این موارد معمولاً حسابرسان عملیاتی از مدیران بخش یا مدیران فنی سازمان درخواست راهنمایی می‌کنند. لازم به توضیح است که معمولاً کارایی افراد در زمانی که قرار است کاری تکراری را انجام دهند بسیار سریع‌تر و قابل ارزیابی‌تر از زمانی است که باید یک فرد مشخص، کارهایی متفاوت انجام دهد. برای مثال اگر یک کار تکراری باشد مانند، زدن کد محصولات بر روی جعبه،  می‌توان با اندکی بررسی به میزان کارایی فرد در این بخش دست یافت، یا آن که این کار را به وسیلۀ مکانیزم‌های هوشمند انجام داد. اما اگر بررسی نهایی محصولات را به کارشناسی ارجاع دهیم ممکن است برای هر محصول روندی جدا برای ارزیابی در نظر بگیرد و دیگر نمی‌توان به راحتی روند کاری  و زمانی آن را تشخیص داد.

 

معیارهای استاندارد برای کارایی مناسب در سازمان‌ها

عوامل متفاوتی وجود دارد که باعث می‌شود هیچ گاه کارایی استاندارد از نظر یک حسابرس عملیاتی با سازمان یا صاحب کسب و کار یکسان نباشد. از جملۀ این موارد می‌توان به به تفاوت دیدگاه هر دوی آن‌ها در مورد کار و منابع انسانی اشاره کرد.   در مواردی صاحبان کار نمی‌خواهند تمام موارد کاری خود را برای حسابرس عملیاتی بازگو کنند به همین دلیل و البته دلایل دیگر حسابرسان برای رسیدن به یک جمع بندی مناسب در مورد کارایی استاندارد سیستم یک سازمان،  به روش‌های دیگری متکی می‌شوند تا بتوانند با در نظر گرفتن الگوهای مناسب به یک نقطه نظر مشترک در این موضوع با سازمان یا صاحب کار برسند.

 

 

از جمله مواردی که باعث الگو سازی برای در نظر گرفتن استاندارد بهینه سازی می‌توان در نظر گرفت به شرح ذیل است.

در نظر گرفتن و بررسی سازمان‌های مشابه

اندازه گیری‌ها و بررسی‌های منابع انسانی مشابه

اندازه گیری هزینه‌های مشابه برای اهداف شبیه به هم  در سازمان‌ها

مقایسۀ شیوۀ تقسیم اختیار اشخاص، در سازمان‌های مشابه

مقایسۀ بخش به بخش با سازمان مشابه

مقایسۀ موارد مشابه داخلی با سازمان مشابه

مقایسۀ شاخص‌های مشابه مالی و کاری

اندازه‌گیری و مقایسۀ هزینه‌های عملیاتی

بررسی دستمزدها در هر سطح کاری و نیروی انسانی

بررسی زمان‌های تلف شده در سازمان‌های مشابه

بررسی انواع هزینه‌های نگهداری و تعمیر وسایل مشابه در سازمان‌ها

بررسی و مقایسه با بخش خصوصی در تمامی موارد

مقایسۀ کلی و موردی با بخش‌های خصوصی و عمومی مشابه

 

بررسی تمامی موارد بالا در ارزیابی و بررسی  یک سازمان لازم و ضروری است. تمامی موارد بالا موجب می‌شود حسابرس بتواند برای هر سازمانی بدون دانستن تمامی موارد خرد بتواند راهکاری صحیح را در نظر بگیرد. روند‌های فوق باعث می‌شوند تا حسابرس به یک الگوی صحیح و کاربردی برای رسیدن به اهداف سازمان دست پیدا کند.

 

هدف‌گذاری در حسابرسی عملیاتی و اثر بخشی آن

باید در نظر داشت که تمامی مواردی که یک حسابرس به بررسی آن می‌پردازد در اصل برای رسیدن به یک هدف کلی و جامع برای سازمان است. اثر بخشی به معنی  بازدهی تمامی مواردی است که در بخش کارایی گفته شد. تمامی اصولی که در بخش کارایی مد نظر ما بود در حقیقت برای رسیدن به هدف و اثر بخشی کارهایی است که با برنامه ریزی در سازمان‌ها انجام می‌شوند.

 

 

صرفۀ اقتصادی

بعد از بررسی مفصل و کامل (کارایی) و در نظر گرفتن موارد اثر ‌بخشی که درقسمت فوق به آن پرداختیم، حال باید به یکی از اصول اصلی و جدایی ناپذیر هر سازمان یا نهاد اشاره کنیم. صرفۀ اقتصادی در تمامی سازمان‌ها، نهادهای سرمایه‌گذاری و انواع کسب و کارها مهم‌ترین و ویژه‌ترین بخش برنامه‌ریزی را تشکیل می‌دهند. صرفۀ اقتصادی به معنی کمترین تزریق هزینه و بیشترین بهره‌بردای است. اگر سازمان یا نهادی بهترین نوع تولید را هم داشته باشد اما در این زمینه از خود ضعف و ناکارآمدی نشان دهد ممکن است در زمان کوتاهی با انباشته شدن هزینه‌های غیر معقول دچار شکست تجاری یا ورشکستگی مالی شوند. همیشه در تمامی سازمان‌ها صرفۀ اقتصادی از اولین موارد مورد توجه مدیران و حسابرسان بوده است. صرفۀ اقتصادی باعث می‌شود یک شرکت یا سازمان بتواند از منابع و ذخایر مالی خود به صورت بهینه‌تری استفاده کند.

 

بررسی‌ هدف‌های حسابرسی عملیاتی

بررسی‌ها انجام شده حاکی از آن است که حسابرسی عملیاتی دارای طیف وسیعی از عملیات‌های گوناگون حسابرسی داخلی و خارجی است. همین گستردگی و وسعت این حرفه باعث می‌شود نتوان یک دستورالعمل کامل و مرجع برای آن در نظر گرفت. حسابرسی عملیاتی در هر حوزه با دیگری متفاوت است اما در نهایت برای یک هدف کلی مورد استفاده قرار می‌گیرند و آن هم جلوگیری از انحرافات مالی و ایجاد مسیری صحیح برای رسیدن به اهداف سازمان است. هدف‌ حسابرسی عملیاتی در این بخش به صورت نسبی در موارد متفاوت متغیر است.

 

 

 

تعیین هدف‌های کلی

از اصلی‌ترین هدف‌های حسابرسی عملیاتی، کشف فرصت‌های پیش رو در سازمان است  و  همین‌طور  درک بهتر نقاط ضعف در  کسب و کار  یا سازمان مربوطه.  حسابرسان با ارزیابی تمامی شواهد و مواردی که در دست دارند می‌توانند به مشاورانی زبده برای راهنمایی سازمان در راستای اهداف کلی تبدیل شوند.

 

اهداف کلی حسابرسان عملیاتی عبارت‌اند از:

رسیدن به هدف‌هایی که از طرف سهامداران یا مدیریت طرف قرار داد برای حسابرس عملیاتی تدوین شده است

سایر مواردی که مدیریت در شرح وظایف حسابرس قرار داده است

بررسی و شناسایی تمامی فرصت‌ها در مسیر رسیدن به اهداف اصلی سازمان

بررسی منابع انسانی و ظرفیت آن‌ها برای سپردن وظایف در مدت زمان‌ها مشخص

بررسی و در نظر گرفتن تمامی گزارشات جاری بدون محدودیت زمانی ( گذشته، حال)

بررسی تمامی استاندارد‌های لازمه برای تولید محصول سازمان

به کارگیری  قضاوت کاملاً هوشمندانه و نقادانه برای پیدا کردن راهکاری مناسب‌تر در صورت لزوم

بررسی شرایط موجود و پیشنهاد‌های مناسب‌تر برای بهبود شرایط کاری سازمان

 

به صورت کلی یک حسابرس عملیاتی باید بر تمامی جوانب و امور کلی سازمان آگاه باشد و بر طبق تجربه شخصی و حرفه‌ای خود، تمامی گزارش‌ها را بررسی کرده و بهترین راهکار‌های ممکن را برای صرفۀ اقتصادی، بازدهی بالا، تولید استاندارد و همین‌طور شرایط آیندۀ بازار در نظر بگیرد.

به هر میزانی که یک حسابرس عملیاتی در کار خود حرفه‌ای و باتجربه باشد می‌تواند به موارد بالا جامۀ عمل پوشانده و به صورت گسترده‌تری شکلی عملیاتی به کار خود دهد. تعیین هدف معمولاً به وسیلۀ افراد بالادستی(مدیران سرمایه یا سهامداران) تعیین می‌شود. اما چیدمان پلکان این موفقیت،  کاری ‌است که بر روی دوش یک حسابرس عملیاتی یا داخلی قرار دارد. هدف‌گذاری حسابرس عملیاتی،  باید به گونه‌ای باشد که مدیران امر را مقید به انجام راهنمایی‌های در نظر گرفته شده کند. این موضوع تنها زمانی امکان پذیر است که حسابرس داخلی یا عملیاتی بتواند با علت‌های بارز و منطقی،  دیگر افراد و مدیران خود را به سمتی که در نظر دارد ترغیب کند. مهم‌ترین مواردی که مدیران و سرمایه گذاران را ترغیب به تغییر رویه می‌کند، روندی است که سازمان را به سمت صرفۀ اقتصادی بیشتر و سود کلان‌تر هدایت کند. تنها در این صورت است که امکان دارد حسابرسان بتوانند در روند جاری و ثابت یک سازمان تغییری بنیادی ایجاد کنند.

 

 

درک و مستند سازی گزارش و کنترل‌های انجام شده در شرایط موجود

در این بخش هدف از مستند سازی و کنترل ، یکپارچگی در سیستم داخلی است. زمانی که حسابرسان درحال مستند سازی و کنترل بخش‌های داخلی هستند در حقیقت می‌خواهند با پرسیدن پرسش‌هایی در مورد چگونگی رسیدن به اهداف، مسیر سازمان را ارزیابی و بازنگری کنند. این کار معمولاً برای رسیدن به یک عدد مشخص از میزان پیشرفت، درقسمت‌های داخلی انجام می‌شود. با این روش (پرسش‌نامه‌ها) حسابرسان می‌توانند به آگاهی کاملی از تمامی ریسک‌های بالقوه در مسیر رسیدن به اهداف سازمان پی ببرند. این پرسش‌نامه‌ها حاوی تمامی گزارش‌ها و عملکردهایی است که تا به حال برای رسیدن به اهداف سازمان صورت گرفته است. این پرسش‌نامه‌ها مواردی از قبیل بررسی تمامی ریسک‌های سرمایه گذاری‌ و حتی در مواردی  تقسیم وظایف در منابع انسانی برای رسیدن به یک هدف را هم شامل می‌شوند.

گاهی ممکن است مدیران مربوطه در حین درخواست مستند سازی و کنترل موارد گوناگون، از حسابرسان درخواست دورنمای کاری و اهداف بلند مدت یا میان مدت را هم کنند. در چنین مواردی آن‌ها می‌خواهند در مورد تمامی روند پیشرفتی که حسابرس  به صورت پلکانی برای سازمان در نظر گرفته است بیشتر بدانند. باید در نظر داشته باشید که روند پیشرفت کار در تمامی مراحل از سمت حسابرسان باید پیش‌بینی شده باشد. حسابرسان به کمک پرسش‌نامه‌های گفته شده به تمامی نقاط قوت و ضعف یک سیستم داخلی پی‌برده  و می‌توانند در صورت معیوب بودن آن راه چاره‌ای برایش اعمال کنند.

 

 

داشتن اطلاعات برای  پشتیبانی از اعمال روش‌های نوین

در موارد بسیاری پیش می‌آید که حسابرسان نگاهی متفاوت از مدیران برای رسیدن به اهداف سازمان دارند. در چنین شرایطی شاید متقاعد کردن مدیران امر و سهامداران برای تغییر رویه‌کاری و قرار دادن هدف گذاری‌های جدید احتمالاً سخت خواهد بود. تنها راهی که می‌توان آن‌ها را مجاب به این تغییر رویه کرد نشان دادن مستندات و ارزیابی‌هایی است که ثابت کند روند فعلی کند یا ناکارآمد است. تنها در چنین شرایطی آن‌ها ممکن است به این تغییر رویه راضی شوند. پس داشتن اطلاعات کافی برای در نظر گرفتن اهداف جدید یا تغییر رویه یکی از ملزومات اصلی یک حسابرس داخلی و عملیاتی است. یکی  دیگر از دلایل اهمیت داشتن گزارش‌ها و  داشتن اطلاعات کافی از روند سازمان این است که حسابرسان عملیاتی یا داخلی می‌توانند از این منابع ارزیابی شدۀ در راستای آینده‌نگری و هدف گذاری‌های بهتر، در آینده سازمان بهره‌مند شوند .

 

از جمله مواردی که باید در یک گزارش مستند وجود داشته باشد تا بتوان به آن استناد کرد  به شرح زیر است.

داشتن شواهد تحلیلی دقیق و کارشناسی شده

انواع مقایسه‌های کاربردی در مقیاس‌های خرد و کلان

تفکیک اطلاعات و بخش بندی آن‌ها بنابر گروه‌ها و بخش‌های متفاوت

دارا بودن استدلال‌های منطقی در برآورد شرایط‌های گوناگون

صداقت در گزارش‌ها و دوری از منفعت طلبی یا کارشکنی

در نظر گرفتن روش‌هایی برای رسیدن مدیران به اهداف  اصلی سازمان

کنترل مدیریت که درحقیقت همان اعمال برنامه ریزی برای آن‌هاست

سازماندهی کردن تمامی منابع در گزارش‌ها برای بهبود عملکرد و بهینه سازی تمامی ذخایر (از منابع انسانی تا مالی) ،  هدایت و کنترل کامل واحد بررسی با در نظر گرفتن وظیفۀ  هر ‌یک به صورت جداگانه

 

  • در پایان این مقاله لازم به توضیح است که در تمامی موارد گفته شده ممکن است از سازمانی به سازمانی دیگر متفاوت بوده و هر یک نیاز به بخش‌هایی از این موارد ذکر شده را داشته باشند. به صورت کلی در تمامی سازمان‌ها بنا بر نوع تقاضا و شکل کاری، نیاز به توانایی‌های یک حسابرس داخلی و عملیاتی متفاوت است. باید در نظر داشت که هدف اصلی حسابرسی در تمامی سطوح ( داخلی و خارجی ) از هدفی یکسان پیروی می‌کند اما در هر سازمان ممکن است رویکردهای هدف‌گذاری و شکل کار به صورت پلکانی متفاوت با یکدیگر باشند. این موضوع از سیاست‌های کلی هر سازمان سرچشمه می‌گیرد چرا که در حقیقت مبدا و مقصد به وسیلۀ مدیران و سرمایه‌گذاران تعیین می‌شود و حسابرسان و مدیران اجرایی تنها باید این فاصله (رسیدن از مبدا تا مقصد هدف سازمان) را با هدف‌گذاری‌های بلند مدت و میان مدت فتح و قابل دسترس کنند.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا