نوشته‌ها

آشنایی با نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی

نکات مثبت و منفی نرم افزار سپیدار سیستم

نرم افزار حسابداری سپیدار می‌تواند تمامی نیاز‌های خرد و کلان شما را در کسب و کاری که دارید پوشش دهد. این نرم افزار به گونه‌ای طراحی و تولید شده است که تمامی خواسته‌های شما را در محل کار برآورده کند. از نکات بسیار مهم و مثبت این نرم افزار بخش جست و جو یا همان سرچ نرم افزار است. این بخش باعث می‌شود دسترسی کاربران به هر قسمتی که می‌خواهند بسیار سهل و آسان باشد. از دیگر مزیت‌های این نرم افزار راه اندازی و نصب آسان آن است. این نرم افزار به شکلی کاملاً حرفه‌ای برای همگام سازی و سازگاری با دیگر نرم افزارها طراحی و تولید شده است. به طور معمول این امکان بعید است که نرم افزاری در حوزۀ حسابداری داشته باشیم که با دشت یا سپیدار سیستم به مشکل برخورد کند.

در کنار موارد منحصرۀ این نرم افزار و امتیازات آن باید به نکات منفی این نرم افزار هم دقت داشت. لازم به توضیح است که این نرم افزار به ندرت نیاز به پشتیبانی دارد اما اگر این نیاز به دلیل تداخلی ایجاد شود احتمالاً تجربۀ خوشایندی برای کاربر نخواهد بود. سپیدار سیستم از گرانترین و همینطور ضعیف‌ترین پشتیبانی‌ها برخوردار است. این موضوع در این نرم افزار آنقدر برجسته است که کاربران این نرم افزار از آن به عنوان بدترین سیستم پشتیبانی یاد می‌کنند.

 

نرم افزار رافع

 

نرم افزار رافع:

شرکت تدبیر رایانه در سال ۱۳۸۱ شروع به فعالیت کرد. این شرکت با داشتن متخصصانی در زمینۀ حسابداری و حسابرسی اقدام به طراحی و تولید نرم افزاری به نام حسابداری رافع کرد. این نرم افزار حسابداری دارای ۳ نسخۀ اصلی در طراحی است. این نسخه‌ها عبارت اند از:

  • نسخۀ اصناف
  • رافع
  • رافع ویژه نسخۀ دوم

 

نسخۀ اصناف این نرم افزار ویژۀ خرده فروشی‌ها و کسب و کارها کوچک است. نسخۀ دیگر این نرم افزار به نام رافع برای شرکت‌های متوسط با ساختاری اداری یا نیمه دولتی طراحی شده است و در آخر نسخۀ ویژۀ این نرم افزار برای کسب و کارهای بزرگ و سازمان‌ها یا شرکت‌های بزرگ قابل استفاده است.

نسخۀ ویژۀ این نرم افزار در دسته‌هایی به عنوان

  • بازرگانی
  • تولیدی
  • پیمانکاری
  • و پخش مویرگی عرضه می‌شوند

 

نسخۀ معمولی این نرم افزار دارای دسته‌ها و زیر سیستم‌های ذیل است :

  • زیر سیستم‌های مالی، خرید و فروش، انبار داری، خزانه داری و اموال و دارایی‌ها است

اما در بخش آخر نسخۀ اصناف این نرم افزار همان گونه که در بخش قبلی گفتیم برای پوشش نیاز‌های کسب و کارهای خرد و فروشگاهی طراحی شده است و دارای دسته‌های زیر می‌باشد.

  • خرید و فروش
  • خزانه داری
  • انبار داری
  • گزارش

 

تمامی سه نسخۀ نرم افزار رافع ‌می‌تواند بنا بر نیاز مشتریان برای آن‌ها کارایی کامل و بی‌نقصی داشته باشد. تمامی نرم افزارهای رافع در هر سه نسخه دارای یک سال گارانتی رایگان است. شرکت تولید کنندۀ این نرم افزار برای آشنا شدن مخاطبان و کابران با این نرم افزار دموی آن را بر روی وبسایت‌های مربوطه قرار داده است تا مشتریان قبل از خرید کمی با فضا و رابطۀ کاربری این نرم افزار آشنا شده و بعد اقدام به خرید آن کنند.

 

۱۰ امتیاز و ویژگی کاربردی نرم افزار حسابداری رافع

  • امکان ارسال تمامی گزارش‌های بدست آمده از فرآیند‌های حسابداری در انواع محیط‌های کاربری مانند ورد و اکسل
  • امکان و درست کردن دوره‌های متفاوت مالی و ایجاد دفاتر حسابداری متعدد در نرم افزار
  • اجازۀ تعریف حساب‌های بانکی گوناگون
  • داشتن صورت عملکرد سود و زیان و همچنین گزارش کامل ترازنامۀ استاندارد
  • تعریف کالا در ۴ گروه با کدینگ‌ها متفاوت
  • اجازه برای تعیین چندین نرخ فروش برای یک کالای واحد
  • ایجاد پیش فاکتور و تبدیل آن به فاکتور اصلی در هنگام صدور و فروش کالا
  • حفظ و حراست از اطلاعات مشتریان در بانک حافظه

 

نکات مثبت و منفی نرم افزار رافع

این نرم افزار از معدود نرم افزارهایی است که برای تمامی سطوح شغلی و مدیریتی بسته‌های کاربردی طراحی و تولید کرده است. شرکت تولید کنندۀ این نرم افزار با در نظر گرفتن تمامی سازمان‌ها یا کسب و کارهای خرد و کلانی که به نرم افزار حسابداری و حسابرسی نیاز دارند این نرم افزار را تولید و روانۀ بازار کرده است.

این نرم افزار دارای اختلالات شدید و یا بسیار سخت در کارکرد نیست و به طور کلی از روند مطلوبی در کار برخوردار است. تنها ایرادی که می‌توان از این نرم افزار گرفت شکل گزارش دهی محدود آن و عدم امکان خرد کردن سطح تفصیلی‌ها به بیشتر از ۴ سطر است. پیچیدگی در بخش انبار این نرم افزار هم می‌تواند یکی از قسمت‌های در این نرم افزار باشد که کاربر را کمی گیج کند. لازم به توضیح است که این نرم افزار  مشکلی کلی و جامع ندارد بلکه در هر بخش و نسخۀ ممکن است بخشی از آن دچار مشکل‌های گفته شده باشد.

 

 نرم افزار حسابداری و حسابرسی تدبیر

 

 نرم افزار حسابداری و حسابرسی تدبیر

نرم افزار تدبیر را می‌توان از با سابقه‌ترین نرم افزارهای حسابداری قلمداد کرد. اولین نسخۀ این نرم افزار در سال ۱۳۷۷ به وسیلۀ شرکت (پردازش موازی سامان) به بازار عرضه شد. این نرم افزار دارای محیط کاربری ساده‌ای است. این نرم افزار تاکنون توانسته شرکت‌ها و مشتریان بسیار بزرگی را به سمت خود جذب کند. در سال‌های اخیر شرکت‌هایی مانند: سام سرویس و گلدیران از این نرم افزار حسابداری و حسابرسی استفاده می‌کنند.

استفادۀ شرکت‌های بزرگ از این نرم افزار باعث شده طراحان این نرم افزار برای توسعۀ آن تلاش بسیار زیادی کرده و آن را در فواصل زمانی کم به‌روز رسانی کنند. این نرم افزار برای شرکت‌ها و نهاد‌های بزرگ ساخته شده است. آوازۀ این نرم افزار و محبوبیت آن به میزانی است که در چند سال اخیر بسیاری از شرکت‌های تولید کنندۀ نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی از این نرم افزار در نام و ساختار الگو گرفته اند.

 

از دیگر امکانات این نرم افزار را می‌توان به سازگاری و قابلیت نصب آن به زیرسیستم‌های ذیل اشاره کرد.

این زیرسیستم‌ها عبارت اند از:

  • حسابداری مالی
  • خزانه داری و کنترل نقدینگی
  • عملیات ارزی
  • حسابداری انباد و ادوات
  • بررسی اموال و دارایی‌های ثابت
  • بودجۀ و اعتبارات شرکت‌ها و سازمان‌ها

 

این نرم‌افزار ساختاری ماژولی نداشته و به صورت کلی خدماتی با پشتیبانی نا‌محدود دارد. یکی از قابلیت‌های مناسب و امتیازات بسیار خوبی که این نرم افزار دارد این موضوع است که اگر شما از دیگر بسته‌های نرم افزاری این شرکت برای کسب و کار خود استفاده کنید به راحتی می‌توانید تمامی آن‌ها را با هم همگام سازی کرده و از آن‌ها به نحوی مناسب استفاده کنید. در طی این سال‌ها طراحان این نرم‌افزار سعی در پیچیدگی فضای آن نکرده‌اند و هنوز هم این نرم افزار با فضای کاربری ساده و همچنین راحتی در نصب همراه است. در کنار موارد گفته شده طراحان این نرم افزار نسخۀ دموی آن را نیز بر روی سایت‌های مربوطه قرار داده‌اند تا خریداران جدید بتوانند با فضای آن بیشتر آشنا شده و با خیال راحت‌تری اقدام به خرید این نرم افزار کنند

 

۱۰ ویژگی اصلی نرم افزار حسابداری و حسابرسی تدبیر

  • اجازۀ معرفی انواع دوره‌های طولانی مدت و کوتاه مدت با تعداد بی‌شمار
  • اجازۀ نگهداری از حساب‌های چندین شرکت و نهاد مالی آن هم به صورت کاملاً جدا گانه و مجزا از هم
  • اجازۀ ایجاد دفاتر حساب بر روی تمامی اسنادی که بر روی آن‌ها کار شده است
  • اجازۀ ایجاد دفاتر مالی بر روی تمامی دوره‌های مالی
  • امکان بررسی و کنترل دقیق کدینگ حساب‌ها در تمامی موارد و سطوح آن هم در هنگام صدور سند افتتاحیه
  • اجازۀ کنترل تمامی موارد ثبتی مانند: تاریخ، شماره، تاریخ اسناد صادر قبلی و فعلی
  • اجازۀ چاپ گرفتن از تمامی اطلاعات در کلیۀ فرم‌های سیستم.
  • اجازۀ دیدن و همین‌طور چاپ تمامی سر فصل‌های کلی، معین و تفصیلی
  • امکان عملیات‌های آزمایشی به صورت دو، چهار یا شش ستونی در بخش تراز و در هر محدودۀ زمانی و برای کلیۀ حساب‌ها
  • اجازۀ گرفتن پشتیبانی از قسمت اطلاعات، بک آپ نرم افزاری و فشرده سازی اطلاعات بارگذاری شده.

 

نکات مثبت و منفی نرم افزار حسابداری تدبیر

این نرم افزار بهترین گزینه برای استفادۀ شرکت‌های بسیار بزرگ یا کسب و کارهای عظیم است. پشتیبانی نامحدود و شکل کاربری سادۀ آن توانسته توجه تمامی علاقه مندان به کار حسابداری و حسابرسی را به خود معطوف کند. از نکات منفی آن هم می‌توان به داشتن فضای کاربری کلاسیک آن اشاره کرد. کاربران بعد از مدت‌ها استفاده از این نرم افزار دوست داشتن در نسخه‌های جدیدتر با فضایی مدرن و جدید روبه‌رو شوند اما این شرکت هنوز هم بر روی نسخه‌هایی با فضای کلاسیک پافشاری دارد. از دیگر مشکلات این نرم افزار نقصی کوچک در قسمت (cod page) این نرم افزار است. این مورد باعث می‌شود که گاهی در خروجی گرفتن از نرم افزار برای کارهای که نیاز به گزارش دارند دچار چالش‌هایی شوید.

لازم به توضیح است که با در نظر گرفتن نکات منفی این نرم افزار هنوز هم این نرم افزار حسابداری و حسابرسی از معتبر ترین و پر کاربردترین نرم افزارها به حساب می‌آید. باید در نظر داشت باشید که این نرم افزار به هیچ عنوان مناسب افرادی که مهارت خوبی در کار با نرم افزارهای حسابداری ندارند مناسب نیست و به طور حتم فرد باید بر امور حسابداری حرفه‌ای و البته کلان تسلط داشته باشد تا از کارایی‌های منحصر به فرد این نرم افزار هم بتواند بهره‌مند شود. تیم طراحی و تولید این نرم افزار در مورد محصول جدید خود مدعی هستند که تمامی این اشکلات بر طرف شده و نرم افزار (لایت تدبیر) برای کسب وکارهای کوچک کاملاً کارایی داشته و تمامی نیاز‌هایی که یک حسابدار در این گونه مشاغل دارد را پوشش می‌دهد.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

نرم-افزار-شایگان-سیستم

آشنایی با نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی

نرم افزار شایگان سیستم :

نرم افزار حسابداری شایگان یکی از برجسته ترین نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی است که دارای پیشینۀ ۳۰ ساله است. این نرم افزار که از نام تجاری (حسابگر) بهره می‌برد توان و دقتی بسیار زیاد برای کارهای حسابداری دارد. این نرم افزار دارای امکانات مناسبی برای سهل کردن کار حسابرسان و حسابداران است. از جملۀ این امکانات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

  • امکانات یک پارچه سازی
  • انبارداری
  • خرید و فروش
  • دریافت و پرداخت
  • مرکز هزینه
  • دفتر چک و وصول
  • دفتر قسط
  • تقسیم بندی بودجه و کسری

شرکت تولید کنندۀ این نرم افزار تلاش کرده که آن را در بسته‌های متنوعی برای مشتریان صنوف متفاوت در نظر بگیرد از همین رو تا به امروز نسخه‌هایی از جمله موارد ذیل را تولید کرده است. که هر کدام برای کاری مشخص ساخته و طراحی شده‌اند.

  • حسابداری صنعتی
  • حسابداری بازرگانی
  • حسابگر ویژۀ پخش
  • حسابداری اموال
  • حقوق پرسنل و دستمزد

 

این نرم افزار با داشتن قابلیت ۱۰ سطح کاری و امکاناتی نظیر گزارش دهی به اپراتور توانسته توجه بسیاری از حسابرسان و حسابداران را به خود جلب کند.

۱۰ امتیاز نرم افزار شایگان

  • در نظر گرفتن به صورت شبکه و تک کاربره
  • ۱۵۰۰ نوع گزارش برای ارائه به اپراتور
  • دسترسی دادن به حسابدار یا حسابرس از طریق انواع مرورگرهای اینترنتی
  • داشتن امکان برای تعریف شرکت‌ها متفاوت و ساختار کدینگ برای هر کدام
  • نگهداری از منابع اطلاعاتی در دوره‌های متفاوت کاری
  • داشتن سطوح شناور تفصیلی واحد و مرکز هزینه
  • ارسال و دریافت اطلاعات بین شرکت‌ها
  • تهیه گزارش ماهانه از دفاتر کل و روزانه
  • قابلیت تعریف کالاهای گوناگون و جدید
  • استفاده از حواله‌های انبار برای مصرف کالا و مصالح پیمانکاران

 

نکات مثبت و منفی نرم افزار شایگان سیستم:

این نرم افزار برای کسب و کارهای کوچک و فروشگاهی طراحی و تولید شده است. هر کدام از نسخ‌های این نرم افزار می‌تواند برای دسته‌ای از صنوف کاربردی مفید داشته باشد. اما مهمترین موردی که نرم افزار شایگان سیستم را از دیگر نرم افزارها جدا می‌کند نحوه و شکل گزارش‌گیری آن برای اپراتور است. این شکل دقیق و نوین از گزارش گیری یکی از نکات مثبت این نرم افزار است. در کنار نکات مثبت و امکانات این نرم افزار باید به هزینۀ بسیار بالای آن هم در هنگام خرید اشاره کرد که این موضوع خود دسترسی این نرم افزار را برای طیف بسیار زیادی محدود می‌کند. از دیگر نکات منفی این نرم افزار آن است که با داشتن قدمت خوبی که در ساخت و تولید این نرم افزار دارد اما نمی‌توان آن را به عنوان یک نرم افزار کاربردی برای شرکت‌های بزرگ توصیه کرد.

 

نرم افزار سپیدار سیستم

 

نرم افزار سپیدار سیستم:

نرم افزار سپیدار سیستم یک نرم افزار بسیار کاربردی و مشهور در کشور ما ایران است. این نرم افزار توانسته گوی سبقت را از دیگر نرم افزارها در فروش ربوده و به پرفروش ترین نرم افزار ۵ سال اخیر در کشور تبدیل شود. عمر این نرم افزار در کشور ما حدود کمتر از ۱۰ سال است با این وجود توانسته از نرم افزارهایی با قدمت بیشتر از ۱۰ سال هم پیشی گرفته و به یک نرم افزار سطح اول در این حوزه تبدیل شود. سپیدار سیستم با اتکا بر پشتیبانی فنی و مالی همکاران سیستم توانسته به یکی از برندهای اصلی نرم افزاری در حوزۀ نرم افزارهای حسابداری و حسابرسی تبدیل شود.

این نرم افزار در دو نسخۀ اصلی در بازار منتشر شده است که هر کدام دارای خصوصیاتی متفاوت از یکدیگر هستند. نسخه‌های (دشت) و ( سپیدار) مخصوص کسب وکارها و شرکت‌های کوچک است. این شرکت با در نظر گرفتن نیاز‌های جامعۀ هدف خود توانسته نسخه‌های کاربردی زیادی را برای صنوف متفاوت طراحی و تهیه کند. این بسته‌های صنفی عبارت اند از:

  • حسابداری بازرگانی
  • خدماتی
  • تولیدی
  • پیمانکاری
  • پخش

و دیگر مواردی از این دست است.

 

این نرم افزار در کنار داشتن بسته‌های کاری متفاوت از هم، دارای زیر سیستم‌های بسیار کاربردی و لازمی است. از این زیر سیستم‌های کاربردی می‌توان به زیر سیستم‌های حسابداری، دارایی ثابت، مشتریان و فروش، پخش و سفارش‌گیری، دریافت و پرداخت، انبارداری، حقوق و دستمزد، تولید، پیمانکاری و تردد اشاره کرد.

نسخۀ دشت این شرکت برای انواع کسب و کارهای کوچک و خرد، انواع خره فروشی‌ها و دیگر سازمان‌های کوچک مالی طراحی شده است. این بسته به صورت اختصاصی برای برخی از اصناف هم کاربردی است. از جملۀ این اصناف می‌توان به سوپر مارکت‌ها، طلا فروشی‌ها و کسب و کارهای آرایشی و بهداشتی اشاره کرد.

شرکت تولید کنندۀ سپیدار سیستم با در نظر گرفتن مشاغلی که نیاز به یک نرم افزار کامل و کاربردی دارند اقدام به تولید این نرم افزار کرده و از همین جهت شکل خروجی گزارش دهی این نرم افزار تقریباً در هر جا قابل استفاده و ارائه است. این موضوع خود یکی از مهم ترین قابلیت‌های این نرم افزار است که آن را از دیگر نرم افزارهای بازار متمایز می‌کند.

سپیدار سیستم با توجه به امتیازاتی که به آن اشاره کردیم توانسته تا به امروزه بسیاری از نیاز‌های شرکت‌ها و فروشگاه‌های متفاوت در سطح کشور را پوشش داده و از این نظر در کشور و صنوف مختلف کاملاً شناخته شده است. شرکت تولید کنندۀ این سیستم با یک سال پشتیبانی و خدمات پس از فروش گسترده توانسته رضایت مشتریان در این بخش را نیز فراهم کند. از سوی دیگر نصب و راه اندازی این نرم افزار کار بسیار آسان و سهلی به شمار می‌رود و این خود یک امتیاز دیگر برای این نرم افزار است.

 

 ۱۰ امتیاز اصلی و مهم نرم افزار حسابداری و حسابرسی سپیدار سیستم

  • چهار شکل متفاوت از پیش فرض کارآیی و کدینگ که عبارت اند از (تولیدی، خدماتی، بازرگانی و پیمانکاری)
  • به تفکیک نشان دادن گردش‌های حساب و مانده‌ حساب‌ها در تمامی سطوح
  • تبدیل کردن بیشتر ارزها در عملیات‌های تجاری و صدور سند تسعیر ارز
  • قابلیت اتصال ورود و خروج کارکنان به قسمت حقوق و دستمزد
  • دارای ۳ روش محاسباتی مالیات متفاوت
  • داشتن امکان قیمت گذاری موجودی کالاهای انبار در زمان‌های دلخواه به روش میانگین موزون
  • ثبت دفاتر قانونی به ساده‌ترین روش ممکن
  • دادن گزارشی کامل از تمامی گردش‌های مالی و مانده حساب‌ها
  • دارای امکان تسویه به وسیلۀ کارتخوان
  • پلاک گذاری و طبقه بندی تمامی دارایی‌ها و آرشیو کردن آن‌ها

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا

حسابداری و حسابرسی در هتل‌ها

مقدمه‌ای بر حسابداری و حسابرسی در هتل‌ها

در تمامی مشاغل، حسابداری یکی از ارکان مهم برای پیش برد اهداف مالی به حساب می‌آید. در هر کسب وکار خرد و کلانی نیاز به یک حسابدار و حسابرس قطعی و لازم است. باید در نظر داشته باشید که حسابداری باعث نظم بخشی به تمامی قسمت‌های یک کسب و کار می‌شود. در کسب و کارهای مالی داشتن نظم و مدیریت مالی بدون داشتن یک حسابدار امری غیر ممکن است. یکی از صنایعی که بدون داشتن حسابدار نمی‌تواند کارایی لازم را داشته باشد قطعاً صنعت گردشگری و هتل داری است. صنعت گردشکری در شاخه‌های متفاوتی فعالیت دارد اما پایدارترین و اصلی‌ترین آن هتل‌داری است. این صنعت با داشتن روال جاری۱۲ ماهه و همچنین تعداد نیروی کاری زیاد یکی از پر دردسر‌ترین کارها برای صاحبان این گونه مشاغل به حساب می‌آید. به دلیل موارد گفت شده و موارد دیگری که در این مقاله اشاره می‌کنیم نیاز به یک حسابدار و حسابرس در تمامی هتل‌ها نیازی واجب و ضروری به حساب می‌آید. از سوی دیگر حسابرسی در هتل‌ها باعث جلوگیری از انحرافات مالی شده و می‌تواند راهکاری امن و شایسته را برای پیش برد اهداف مالی سازمان یا صنعت مورد نظر فراهم آورد.

 

  • بررسی حسابداری و حسابرسی در هتل‌داری

 

حسابداری هتل:

در صنعتی مانند هتل‌داری و گردشگری اولین چیزی که برای یک حسابدار اهمیت دارد فاکتورها و رسیدهایی است که هر یک از بخش‌ها برای خروجی مالی باید داشته باشند. بهتر آن است که یک سیستم اتوماسیون مالی در هر هتل بر روی سیستم‌های داخلی  نصب شود.  این موضوع می‌تواند در سرعت و دقت هر چه بیشتر روند حسابداری و البته حسابرسی تاثیری مستقیم داشته باشد. باید در نظر داشته باشید که به دلیل آنکه خرده خرج‌های هتل داری بسیار زیاد است بهتر است تمامی موارد مصرفی با یک رسید و فاکتور تسلیم حسابدار شود. این کار باعث آن می‌شود که تمامی هزینه‌ها به دقت بررسی شده و بعد از مدتی بتوان هزینه‌های غیر ضروری را شناسایی و به شدت کاهش داد. حسابداری در هتل بدان معنا است که تمامی موارد خرج شده از کوچک‌ترین  تا بزرگ‌ترین پرداختی‌ها به دقت بررسی شده و تمامی موارد در زمان مقرر از آن کسر شود.  مواردی مانند: هزینۀ تعمیرات یا حقوق کارکنان هتل از جملۀ این موارد هستند.  بعد از موارد ذکر شده سود خالص و همین‌طور بهترین روال کاری برای آینده به وسیلۀ حسابدار بررسی شده و در نظر گرفته می‌شود.  موارد ذکر شده در حقیقت شکل کلی کار یک حسابدار را بیان می‌کند. تمامی روند فوق باعث می‌شود هتل مربوطه به شکلی منظم بتواند منابع مالی خود را بهینه کرده و تمامی موارد مورد نیاز مالی را به صورتی شایسته و دقیق طبقه بندی کند و برای دسترسی مدیران ارشد یا سرمایه‌گذاران همه چیز فراهم باشد.

 

 

حسابرسی در هتل:

همان گونه که در مقاله‌های گذشته گفته شد کار یک حسابرس به صورت کلی و در هر مجموعه‌ای نظارت بر کار حسابدار و گاهی بررسی اسناد خروجی و ورودی برای جلوگیری از انحراف روند مالی است. در یک هتل به میزان وسعت و شهرت آن ممکن است روند کاری و مدیریت آن به اشکال گوناگونی باشد. در هتل‌های کوچک این روند قابل پیگیری تر است اما در هتل‌های بین المللی دیگر کار حسابداری و حسابرسی نیاز به افرادی متخصص و کارآمد دارد. باید در نظر داشته باشید که در یک هتل بزرگ ممکن است چندین مدیر برای قسمت‌های مختلف انتخاب شوند و هر یک از این مدیران در قسمت خود باید پاسخگوی موارد مالی مربوط به خود باشند. در نهایت تمامی خروجی‌هایی که به وسیلۀ حسابداران و مدیران آماده شده باید به  وسیلۀ حسابرسان بررسی شود تا از احتمال اشتباهات سهوی یا عمدی جلوگیری شود. در بسیاری از موارد حسابرسان برای بررسی و مشاروۀ مالی در هتل به صورت موقت استخدام می‌شوند. آن‌ها در مدت زمان کوتاهی که در اختیار دارند کلیۀ روند جاری هتل را بررسی کرده و بهترین راهکار را برای بهتر شدن روند مالی یا حذف هزینه‌های غیر ضروری در نظر می‌گیرند. در مواردی هم ممکن است مدیران یا سرمایه گذاران هتل یا مجموعه بخواهند به صورت جداگانه موارد مالی را بررسی کنند تا از صداقت حسابدار یا مدیر مالی خود  مطمئن شوند. در هر دو صورت گفته شده از حسابرس داخلی در کنار حسابدار استفاده می‌شود. لازم به توضیح است که گاهی حسابدار از وجود حسابرس با خبر نیست.

 

 

نحوۀ حسابداری در هتل‌ها

حسابداری در هتل‌ها شامل تمامی روند مالی می‌شوند که در تمام سطوح از خرید یک لامپ تا پرداخت حقوق کارمندان در نظر گرفته ‌شده است. این روند های مالی گاهی به صورت مشخص و ثابت است و گاهی به صورت جاری و غیر ثابت.

مواردی که باید یک حسابدار در مورد آن‌ها به صورت کامل اطلاع داشته باشد و موارد ذکر شده را در حسابداری خود در نظر بگیرد به شرح زیر است.

 

دارایی‌های جاری: تمامی موارد سپرده گذاری شده،  موارد سرمایه گذاری شده، سرمایه‌های در گردش، موجودی‌های اجناس، موجودی‌های نقدی، سفارشات داده نشده، دارایی‌های وصول نشده.

دارایی های ثابت: تمامی وسایل و مواردی که برای هتل به شکل سرمایه به حساب می‌آیند. مانند: تمامی دارایی‌های شرکت یا هتل به صورت کامل، تمامی زمین‌ها و املاکی که وجود دارد و هتل از آن‌ها بهره‌ مالی می‌برد، تک به تک وسایلی که تحت نظر هتل است و برای خدمت رسانی به مسافران تهیه شده است.

بدهی‌های مسافران و تورهای مسافرتی: در بسیاری از موارد تورهای زیادی به هتل‌ها بدهکار هستند. باید در نظر داشت که در کنار تورهای تفریحی ممکن است مسافرانی هم باشند که با ارگان‌های مختلفی قرار داد داشته و هتل باید از ارگان‌های مربوطه تسویۀ مسافران را دریافت کنند که این مورد هم باید در قسمت بدهی‌ها درج شود و در هنگام تسویه حساب در نظر گرفته شود.

 حساب درآمد: به تمامی درآمدهایی گفته می‌شود که یک هتل از فروش یا اجارۀ امکانات خود بدست می‌آورد. مانند: درآمد کافه،: درآمد امکانات تفریحی و گردشگری هتل، سالن‌های بازی و تفریح هتل، رستوران سنتی و مواردی از این قبیل.

بدهی‌ها: صورت حساب تمامی وام های گرفته شده و اقسات مانده، رسید تمامی طلبکاران و مواردی که باید پرداخت شود.

سرمایه: به تمامی مواردی که مدیران و سرمایه گذاران روی آن سرمایه گذاری کرده‎اند، سود‌ها و زیان‌های سال‌های پیش هم  در این بخش باید محاسبه شود.

موارد ذکر شده در قسمت بالا تمامی کلیت‌هایی است که یک هتل باید در نظر گرفته و حسابدار باید به آن‌ها واقف باشد.

 

 

دفاتر مهم برای حسابداری هتل و حسابرسی:

دفتر معین: دفتری کلی برای تمامی امورات حسابداری که کلیۀ موارد خرد و کلان مجموعه در آن نوشته می‌‍شود.

دفتر صندوق: دفتر صندوق دفتری است که تمامی پرداخت‌ها و درآمد هتل در آن نوشته می‌شود. دفتر صندوق تمامی روند جاری هتل را از سود یا زیان نشان داده و به صورت روزانه موجودی آن قابل بررسی است. در قسمتی از این دفتر همیشه بخشی به نام بدهکار است که در حقیقت این ستون متعلق به صاحب هتل می باشد و عدد نوشته شدن در آن بخش همان سود خالص مجموعه به حساب می‌آید.

دفتر روزنامه : تمامی گزارشات نقل انتقال مالی و همین طور شکل کاری در این بخش نوشته می‌شود

دفتر کل: دفتر کل درحقیقت دفتری است که باید تمامی موارد مالی از ریز تا درشت در آن قید شود. این دفتر کامل‌ترین مرجع برای تمامی اموال و عملکردها به حساب می‌آید. در این دفتر تمامی اقلامی که در هتل وجود دارد و تعدادشان ثبت شده است. این دفتر در حقیقت نوعی دفتر ثبت کلی اقلام و موارد مالی به حساب می‌آید. یکی دیگر از کارایی‌های این دفتر نشان دادن بدهکاران و بستانکاران به هتل است. به طور کلی دفترکل نمایشی از تمامی اتفاقات مالی است که برای هتل یا مجموعه رخ داده است.

 

 

 دفتر پانسیون: این دفتر به مواردی که مربوط به اقامت مسافران است اشاره دارد. تمامی اتاق‌ها در هتل یا پانسیون دارای یک شماره هستند. این شماره در دفتر پانسیون وجود داشته و افراد مربوطه باید تمام موارد مصرفی هر اتاقی را در بخش خودش در دفتر پانسیون وارد کنند. در این صورت دیگر نیاز به سردگمی در هنگام تسویه با مسافر وجود ندارد چرا که در بخش دفتر پانسیون تمامی موارد مصرف شده به وسیلۀ مسافر موجود است.

 

دفتر انبار: دفتر انبار یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در هر مجموعه‌ای به حساب می‌آید. فرد انبار‌دار باید از سوابق خوبی در این زمینه برخوردار باشد تا بتوان او را در این سمت قرار داد. دفتر انبار تمامی مواردی که داخل و خارج می‌شوند را ثبت کرده و به دقت آن‌ها را بررسی می‌کند. در هتل‌های بزرگ این روند به صورت روزانه انجام شده و رسید آن طبق قرار قبلی به مدیریت یا حسابداری تحویل داده می‌شود.

 

 

در بخش‌های بالایی تا حدود زیادی به شکل حسابداری در هتل‌ها پرداختیم حالا می‌خواهیم به کار یک حسابرس داخلی در هتل نگاهی داشته باشیم تا بتوانیم نقش مهم و تاثیر گذار این شغل را در سیستم  هتل داری بهتر درک کنیم.

در تمامی بخش‌های گفته شده در  قسمت‎های بالایی ردی از فاکتور و گزارشات گوناگون دیده می‌شود. این گزارش‌ها به وسیلۀ حسابدار یا مدیر مالی تنظیم می‌شوند. در بسیاری از هتل‌ها حسابرسان داخلی افرادی هستند که به صورت مکرر یا دوره‌ای تمامی موارد گفته شده و گزارش‌های داده شده را بررسی کرده و صحت آن را تصدیق می‌کنند. این شکلی نرمال از حسابرسی داخلی است اما در مواقعی ممکن است  تیم سرمایه‌گذار یا مدیریت به روندی از کار بد گمان شوند که در این صورت نیاز به یک حسابرس داخلی است و در بسیاری از موارد این نیاز برون‌سپاری می‌شود تا به وسیلۀ شرکت‌های مربوطه انجام شود. این افراد تمام دفترهای یاد شده در مقاله که ذکر کرده‌ایم را به صورت تک به تک بررسی کرده و تمامی گزارشات را مو به مو نقد و بررسی می‌کنند تا شاید بتوانند شواهدی از فاکتور‌سازی جعلی یا انبار گردانی غیر معمول پیدا کنند. موارد دیگری هم وجود دارد که از حسابرس داخلی به عنوان یک مشاور مالی قدرت‌مند استفاده می‌شود در چنین شرایطی حسابرس داخلی باید سعی در حذف هزینه‌های اضافه کند تا روند مالی و کاری شرکت را در رابطه با موارد مالی  بهبود بخشد.

 

 

در پایان این مقاله باید خاطر نشان کرد که حسابرسی و حسابداری دو اصلی جدانشدنی از یکدیگر هستند و در هر کسب و کاری که وجود دارد نقشی اساسی ایفا می‌کنند. هر کدام از این افراد حسابدار یا حسابرس کاری ویژه و مهمی در عملکرد طولانی مدت نهاد مالی یا سازمان ایفا می‌کنند و بدون یکدیگر نمی‌توانند شکلی کامل و کاربردی داشته باشند. از همین رو حسابداری و حسابرسی را نمی‌توان دو مقولۀ جدا از یکدیگر در نظر گرفت.

 

مسئول تولید محتوا : امیر شکیبا